【問(wèn)題】

EXCEL輸入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)輸入不規(guī)范或者無(wú)效的數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)很大的麻煩。

數(shù)據(jù)驗(yàn)證能夠建立特定的規(guī)則，限制單元格可以輸入的內(nèi)容，從而規(guī)范數(shù)據(jù)輸入，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析效率。

數(shù)據(jù)驗(yàn)證，在EXCEL2010及以前的版本中稱(chēng)為“數(shù)據(jù)有效性”。

一、規(guī)范性別輸入

利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證輸入性別，不僅數(shù)據(jù)規(guī)范，而且快速。

【數(shù)據(jù)】菜單中，選擇【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】，在【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】窗口中選擇【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，允許【序列】，數(shù)據(jù)來(lái)源中選擇“男，女”，如下動(dòng)圖：

設(shè)置了【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】后，輸入性別是只需選擇“男”或“女”就可以了。

特別注意：

1、序列來(lái)源中，“男”與“女”兩個(gè)字之間一定是“英文狀態(tài)”的逗號(hào)，即半角逗號(hào)；

2、只要對(duì)一個(gè)單元格設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證，鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格右下角填充柄，進(jìn)行填充，即可將“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”填充到其他單元格，

二、限定輸入內(nèi)容

很多時(shí)候，輸入要求只在某些特定值內(nèi)選擇，比如，圖 1?82所示的等級(jí)，只有優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，所有姓名對(duì)應(yīng)的等級(jí)必須出自這四個(gè)其中之一，而再無(wú)其他，這個(gè)時(shí)候，可以利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)范等級(jí)的輸入。

在【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】窗口中選擇【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，允許【序列】，數(shù)據(jù)來(lái)源中選擇四個(gè)等級(jí)所在的L2:L5區(qū)域，如下動(dòng)圖：

設(shè)置了【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】后，輸入等級(jí)時(shí)只要選擇其中之一就可以了。

當(dāng)然，輸入的內(nèi)容也可以用第一種輸入性別的方法以序列的方式直接寫(xiě)入來(lái)源。

三、限定數(shù)字范圍

在【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】窗口中選擇【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，允許【整數(shù)】，設(shè)置數(shù)據(jù)“介于”，可以限定輸入數(shù)字的范圍。

1、 靜態(tài)限制輸入數(shù)值范圍：

直接輸入最大值與最小值，如下動(dòng)圖：

2、動(dòng)態(tài)限制輸入數(shù)值范圍：

這種動(dòng)態(tài)限定數(shù)據(jù)的方法，設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證以后，可以通過(guò)修改最小值與最大值單元格的數(shù)值，動(dòng)態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)允許輸入的范圍，如下動(dòng)圖：

四、限定文本長(zhǎng)度

在【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】窗口中選擇【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，允許【文本長(zhǎng)度】為11，如下動(dòng)圖：

五、限制輸入重復(fù)信息

【數(shù)據(jù)】——【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】：驗(yàn)證條件選擇自定義，輸入公式：“=COUNTIF(H:H,H1)=1”，可以禁止輸入重復(fù)數(shù)值。

公式的含義是：H列中，H1單元格的內(nèi)容只出現(xiàn)1次。如果H列中H1單元格內(nèi)容出現(xiàn)次數(shù)超過(guò)1，則禁止輸入，如下動(dòng)圖：

六、限定身份證號(hào)碼

【數(shù)據(jù)】——【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】：驗(yàn)證條件選擇自定義，輸入公式：“=AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)”，如下動(dòng)圖：

其中：

LEN(H1)=18：含義是H1單元格內(nèi)容的長(zhǎng)度為18位；

COUNTIF(H:H,H1&"*")=1：在H列中H1單元格內(nèi)容只出現(xiàn)1次，也就是不能重復(fù)出現(xiàn)；

AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)：同時(shí)滿(mǎn)足內(nèi)容長(zhǎng)度為18位、不能重復(fù)出現(xiàn)兩個(gè)條件。

七、限制輸入空格

【數(shù)據(jù)】——【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】：驗(yàn)證條件選擇自定義，輸入公式：

“=ISERR(FIND(

總結(jié)

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