12. 信息系统项目的采购管理
第一部分 概述
1. 概述
在《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人 民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》(國(guó)務(wù)院令第 658號(hào))文件指導(dǎo)下，重點(diǎn)掌握如下內(nèi)容:?
(1)掌握“做什么”，綜合掌握項(xiàng)目采購(gòu)主要過(guò)程的輸入和輸出。
(2)掌握“用什么來(lái)做”，精通各種方法、技術(shù)和工具，清楚這些工具的優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)以及相互關(guān)系。
(3)在采購(gòu)管理活動(dòng)中，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)計(jì)劃審定、采購(gòu)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、采購(gòu)過(guò)程中的資源協(xié)調(diào)、采購(gòu)過(guò)程監(jiān)控、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和應(yīng)對(duì)、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估、采購(gòu)變更控制決策等要素。
(4)掌握規(guī)范采購(gòu)，控制采購(gòu)成本，向項(xiàng)目貢獻(xiàn)“利潤(rùn)”。
(5)掌握基于組織的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)政策展開(kāi)項(xiàng)目采購(gòu)相應(yīng)的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，包括采購(gòu)戰(zhàn)略合作管理、采購(gòu)管理過(guò)程、采購(gòu)管理技術(shù)和工具等3個(gè)方面的內(nèi)容。
2. 戰(zhàn)略合作
隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加速和需求多樣化趨勢(shì)的加強(qiáng)，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，市場(chǎng)不確定性急劇增加，企業(yè)僅靠自身已無(wú)力應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，而應(yīng)借助供應(yīng)鏈的力量，整合各成員企業(yè)的優(yōu)勢(shì)資源，形成整體競(jìng)爭(zhēng)力。
因此，必須擯棄“以企業(yè)為中心”的傳統(tǒng)管理模式，代之以現(xiàn)代戰(zhàn)略合作的管理模式。戰(zhàn)略合作的管理本質(zhì)是供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)鏈成員企業(yè)間應(yīng)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,基于信任和共同目標(biāo)，共享資源、共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、共同獲利的非正式長(zhǎng)期協(xié)議關(guān)系。
2.1 供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的構(gòu)建
供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系構(gòu)建的流程主要包括:分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴關(guān)系的標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)和選擇合作伙伴以及建立和實(shí)施合作伙伴關(guān)系等。
1.合作伙伴的主因素分析
合作伙伴的評(píng)價(jià)、選擇對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是多目標(biāo)的，包含許多可見(jiàn)和不可見(jiàn)的多層次因素。合作伙伴的業(yè)績(jī)、交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、提前期、庫(kù)存水平、產(chǎn)品設(shè)計(jì)等方面都影響著信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的成功與否。
2.選擇合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)
選擇合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該建立在總成本最小化、敏捷性強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)最小化的原則之上。另外，利潤(rùn)的分配是否合理，文化和管理的兼容性，財(cái)務(wù)的穩(wěn)定性，合作伙伴的能力和定位也是不容忽視的，這將影響到與合作方的長(zhǎng)期合作。
3.合理的評(píng)價(jià)與選擇
對(duì)合作商的綜合評(píng)價(jià)主要針對(duì)其基本資質(zhì)、資信情況、市場(chǎng)及技術(shù)能力等方面進(jìn)行綜合考察和評(píng)價(jià)，其評(píng)價(jià)流程為:
(1)合作商提交三證合一的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司基本情況資料(含基本資質(zhì)、人員構(gòu)成、近兩年業(yè)績(jī)等)、能證明公司資信情況的材料、能證明公司技術(shù)能力及特長(zhǎng)的資質(zhì)及材料等，加蓋公章。
(2)在合作的項(xiàng)目中需填寫(xiě)項(xiàng)目基本情況、選定的項(xiàng)目合作商及優(yōu)勢(shì)分析、合作風(fēng)險(xiǎn)分析。
(3)根據(jù)合作商提供材料，對(duì)合作商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，填寫(xiě)《XX公司項(xiàng)目合作商綜合評(píng)價(jià)、審批表》(表12-1)， 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)通過(guò)后，簽署《項(xiàng)目合作協(xié)議》，才正式成為合格的項(xiàng)目合作商。
?2.2 供應(yīng)商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的管能、評(píng)級(jí)
1.建立信任監(jiān)督機(jī)制
2.合作伙伴的激勵(lì)機(jī)制
第二部分? 采購(gòu)管理過(guò)程
項(xiàng)目采購(gòu)管理，是指從外部采購(gòu)項(xiàng)目工作所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程。以項(xiàng)目所需采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)為基礎(chǔ)，科學(xué)地制訂了一個(gè)較為完善的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃明確了采購(gòu)產(chǎn)品清單、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)方法和采購(gòu)時(shí)間等重要信息。
項(xiàng)目采購(gòu)管理的主要過(guò)程包括編制采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)、控制采購(gòu)、結(jié)束采購(gòu)等4個(gè)過(guò)程。
| 1.需求確定與采購(gòu)計(jì)劃的制訂 | |
| 2.供應(yīng)商的搜尋與分析 | |
| 3報(bào)價(jià) | 競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)：量夠大；需求清楚；無(wú)特定供應(yīng)商；有較多的合格競(jìng)爭(zhēng)者。--競(jìng)標(biāo) 談判； |
| 4.擬定并發(fā)出合同定單 | 企業(yè)根據(jù)確定的采購(gòu)需求與采購(gòu)計(jì)劃，在企業(yè)的采購(gòu)定單模板中填上采購(gòu)內(nèi)容和要 求形成采購(gòu)定單，采購(gòu)定單需經(jīng)過(guò)評(píng)審，并得到批準(zhǔn)。 采購(gòu)定單批準(zhǔn)后，企業(yè)采購(gòu)人員向供應(yīng)商發(fā)出定單。 |
| 5. 簽收，驗(yàn)貨，收貨 | |
| 6. 開(kāi)票付款 | |
| 7. 記錄過(guò)程 |
2.1 規(guī)劃采購(gòu)管理，制定采購(gòu)工作計(jì)劃，采購(gòu)確認(rèn)，詢價(jià)比價(jià)定預(yù)算，自制外購(gòu)，供方選擇定標(biāo)準(zhǔn)
| 1. 采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)---采購(gòu)申請(qǐng)單（項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)中的采購(gòu)內(nèi)容） ●依據(jù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)，采購(gòu)編制工作說(shuō)明書(shū)(SOW)，對(duì)將要包含在合同中的部分項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義。 2. 采購(gòu)文件： 即潛在賣家的報(bào)價(jià)建議書(shū)。 3. 采購(gòu)計(jì)劃，?采購(gòu)計(jì)劃記錄了買(mǎi)什么、不買(mǎi)什么( 自制)、什么時(shí)間買(mǎi)等信息，為整個(gè)采購(gòu)過(guò)程提供指南。. | |
| 規(guī)劃采購(gòu)管理內(nèi)容 | |
| 1. 供應(yīng)商管理 | 供應(yīng)商的調(diào)查選擇 供應(yīng)商的評(píng)估--走訪、競(jìng)標(biāo)、協(xié)商 采購(gòu)方的合格評(píng)價(jià)--就一個(gè)項(xiàng)目來(lái)講 供應(yīng)商質(zhì)量管理 |
| 2. 產(chǎn)品采購(gòu)目錄管理 | 1. 識(shí)別需求 2. 需求類型，單獨(dú)，從屬 3. 需求分析、統(tǒng)計(jì)、確認(rèn) 4. 需求變更管理 |
| 3. 采購(gòu)計(jì)劃管理 | 項(xiàng)目申購(gòu)汁劃（任務(wù)）單--數(shù)量，時(shí)間； 詢價(jià)比價(jià)，編制采購(gòu)預(yù)算 采購(gòu)計(jì)劃審批，合同會(huì)簽 |
| 4. 自制-外購(gòu)決策 | |
2.2 實(shí)施采購(gòu)，選定賣方，簽訂合同
根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)、采購(gòu)計(jì)劃、供方選擇標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)及建議方案書(shū)和自制外購(gòu)決策等，選定賣方，談判和簽訂合同的過(guò)程。
| 1.詢價(jià)比價(jià)管理 | 《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》 《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》 |
| 2. 采購(gòu)談判 | 采購(gòu)談判中常用談判策略 最后期限：?為達(dá)成協(xié)議，定一-個(gè)最后期限，f 意料之外：?用新的信息帶來(lái)的驚奇使對(duì)方同意 有限的授權(quán)：聲稱沒(méi)有能力把剛達(dá)成的協(xié)議最后確定下來(lái)(-種拖延時(shí)間策略) 人不在 ：聲稱那位有最后權(quán)利的人不在場(chǎng) 公平合理：?提出與其他一些情況的比較 戰(zhàn)略延遲：?要求休會(huì)，以便把注意力從現(xiàn)在的討論中移開(kāi)，或改變談判部署 共同推理：- -同研究處理遇到的問(wèn)題 撤回 ：就一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行假的攻擊，然后撤回(以便把注意力從一個(gè)弱點(diǎn)轉(zhuǎn)移開(kāi)) 講道理：設(shè)法使對(duì)方的要求顯得沒(méi)有道理 建議仲裁 ：用來(lái)恐嚇對(duì)方達(dá)成協(xié)議的一種辦法 既成事實(shí)：聲稱所爭(zhēng)論的一個(gè)問(wèn)題已被決定下來(lái)，或已經(jīng)解決，因而不可能加以改變 |
| 3. 合同會(huì)簽 | 若發(fā)現(xiàn)所詢產(chǎn)品與《項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃(任務(wù))單》要求有差異(如供貨周期長(zhǎng)、設(shè)備已經(jīng)停產(chǎn)換型、產(chǎn)品提價(jià)等因素)，采購(gòu)應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)異常信息處理表》中“采購(gòu)異常信息”“處理意見(jiàn)建議”兩欄內(nèi)容，經(jīng)審批同意，再按新的要求實(shí)施采購(gòu)。需重新申請(qǐng)采購(gòu)。 |
| 招投標(biāo) | |
?2.3 控制采購(gòu)，管理采購(gòu)關(guān)系，監(jiān)督合同績(jī)效，管理變更與糾偏，結(jié)束合同
控制采購(gòu)是管理采購(gòu)關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要管理變更和糾正的過(guò)程。
1. 合同執(zhí)行出現(xiàn)偏差，則需要制定糾正措施。
2? 合同更新，則提交更新后的合同及其相關(guān)文件。
3. 合同的提前終止(因各種原因、求便利或違約)。
4. 財(cái)務(wù)管理工作，分期付款，監(jiān)督向賣方的付款。賣方完成多少工作，就付多少款項(xiàng)。
5. 在合同收尾前，經(jīng)雙方共同協(xié)商，可以根據(jù)協(xié)議中的變更控制條款，及時(shí)對(duì)協(xié)議進(jìn)行修改。
通過(guò)檢查與審計(jì)，驗(yàn)證賣方的工作過(guò)程或可交付成果對(duì)合同的遵守程度。如果合同條款允許，某些檢查與審計(jì)團(tuán)隊(duì)中可以包括買(mǎi)方的采購(gòu)人員。
索賠管理：?如果買(mǎi)賣雙方不能就變更補(bǔ)償達(dá)成一致意見(jiàn)，甚至對(duì)變更是否已經(jīng)發(fā)生都存著分歧，那么被請(qǐng)求的變更就成為有爭(zhēng)議的變更或潛在的推定變更。有爭(zhēng)議的變更也成為索賠、爭(zhēng)議或
訴求。 談判是解決所有索賠和凈議的首選方法。
采購(gòu)審計(jì)是從采購(gòu)計(jì)劃編制到合同管理的采購(gòu)過(guò)程中的一種結(jié)構(gòu)性審查。采購(gòu)審計(jì)的目標(biāo)是找出采購(gòu)過(guò)程中的成功和失敗之處，以保證成功的對(duì)項(xiàng)目或其他項(xiàng)目的采購(gòu)合同進(jìn)行準(zhǔn)備和管理。
| 1.采購(gòu)不合格控制 | |
| 2，采購(gòu)檔案管理 | |
| 3， 采購(gòu)貨物管理 | 1)仔放壞境安水
|
?2.4 結(jié)束采購(gòu)，
結(jié)束采購(gòu)是項(xiàng)目收尾或者階段收尾過(guò)程的一部分，它把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來(lái)參考。
| 、1. 合同結(jié)束；? 2. 組織過(guò)程資產(chǎn)更新。 | |
?第三部分 技術(shù)與工具
| 專家判斷 | 三種形式: (1)專家個(gè)人意見(jiàn)集合法:先征求專家個(gè)人意見(jiàn)，然后加以綜合，確定預(yù)測(cè)值。 (2)專家小組法將專家分成小組，運(yùn)用專家們的集體智慧進(jìn)行判斷預(yù)測(cè) (3)德?tīng)柗?通過(guò)函詢方式向若干專家分別征求意見(jiàn)，各專家在互.不通氣的情況下，根據(jù) 自己的觀點(diǎn)和方法進(jìn)行預(yù)測(cè)，然后把各專家的意見(jiàn)匯集到一起,采用不記名方式反饋給各位 專家,請(qǐng)他們參考別人意見(jiàn)修正本人原來(lái)的判斷，反復(fù)數(shù)次，最終確定預(yù)測(cè)結(jié)果 |
| 采購(gòu)管理信息系統(tǒng) | |
| 合同類型 | ? |
3.1 招投標(biāo)相關(guān)細(xì)節(jié)
| 《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華 人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》關(guān)于時(shí)間節(jié)點(diǎn)
------資格預(yù)審文件或者招標(biāo)文件的發(fā)售期不得少于5日。--發(fā)售時(shí)間不少于5天；
---資格預(yù)審文件，申請(qǐng)時(shí)間不得少于5天，自停止發(fā)售日起
---招標(biāo)文件和資格預(yù)審文件需要澄清或者更改的，要在資格預(yù)審文件截至前3天；或者投標(biāo)結(jié)束日前15天；
-----對(duì)資格預(yù)審文件有異議，要在截至之日前2天提出； -----對(duì)招標(biāo)文件有異議的，要在投標(biāo)截至之日前10天提出。 《招標(biāo)投標(biāo)法》第二章 -------招標(biāo)文件發(fā)布----投標(biāo)截至----不少于20天。
------------評(píng)標(biāo)報(bào)告后3天內(nèi)發(fā)布中標(biāo)候選人
--------中標(biāo)后30天內(nèi)，簽訂合同 第四十七條依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自確定中標(biāo)人之日起15日內(nèi)，向有關(guān)行政監(jiān)督部門(mén)]提交招標(biāo)投標(biāo)情況的書(shū)面報(bào)告。
| |
| 1.提出質(zhì)疑：供應(yīng)商在知道或應(yīng)知其權(quán)益受到損害之日起七個(gè)工作日內(nèi)，以書(shū)面形式向采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提出質(zhì)疑（《政府采購(gòu)法》52條）。 2.質(zhì)疑答復(fù)：采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)收到書(shū)面質(zhì)疑后七個(gè)工作日內(nèi)對(duì)供應(yīng)商做出答復(fù)（《政府采購(gòu)法》53條）。 3.提起投訴：供應(yīng)商如對(duì)答復(fù)不滿意或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)未在規(guī)定期限內(nèi)作出答復(fù)的，供應(yīng)商在答復(fù)期滿后15個(gè)工作日內(nèi)，向同級(jí)財(cái)政部門(mén)提起投訴（《政府采購(gòu)法》55條，投訴處理管理辦法》第7條）。 4.審查投訴：財(cái)政部門(mén)收到投訴書(shū)后，在五個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審查（《投訴處理管理辦法》第11條）。 5.受理投訴：財(cái)政部門(mén)對(duì)符合投訴條件的投訴，自收到投訴書(shū)之日起即為受理投訴第11條 | |
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的12. 信息系统项目的采购管理的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
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