番茄工作法总结-第三章:方法
前言
前面介紹了番茄工作法
借助番茄鐘,計時25分鐘,做記錄表格,還有每日回顧,避免漏掉事情,改進每天的流程 選擇”今日待辦”表格中,最重要的工作,扭啟番茄鐘,專注于此項活動本章內(nèi)容
本章將了解階段,工具,以及番茄工作法常見問題 本章完成后,就已完成了一次全天的練習,包括創(chuàng)建”活動清單”表格和”今日待辦"表格階段
番茄工作者的一天包含5個階段
1,計劃
新的一天開始時,從”活動清單"提取最重要的活動,填寫到”今日待辦”表格中,作為當天的自我承諾2,跟蹤
確定當天活動后,扭啟25分鐘番茄鐘,從第一項開始進行,在每個番茄鐘(25分鐘)內(nèi),收集一些過程指標(如中斷次數(shù))3,記錄
當天結(jié)束時,將當天收集的數(shù)據(jù)歸檔,寫入”記錄”表格,如中斷次數(shù)4,處理
從記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息,如平均每25分鐘被中斷幾次5,可視化
每天根據(jù)搜集的信息進行組織,找出改進流程的思路,長此以往來獲得最適合現(xiàn)實情況的工作習慣總結(jié):
在每天開始時,進行計劃 在每天結(jié)束時,進行記錄,處理和可視化 兩者之間,進行對25分鐘周期循環(huán)的跟蹤戴明循環(huán)
戴明循環(huán)
也稱品質(zhì)管理循環(huán)或PDCA循環(huán), 是一個解決問題的周期流程,用于對其他流程進行改進 基于”假設(shè)-實驗-評估”的科學方法戴明循環(huán)分為4步:
計劃-執(zhí)行-評估-應用1,計劃(Plan):
定義預期的結(jié)果,以及達成所需的流程2,執(zhí)行(Do):
實施該流程3,評估(Check):
對流程進行衡量,比較實際結(jié)果和預期結(jié)果,找出差距4,應用(Act):
對差距進行分析,找出問題根源,以圖改進這一系列的計劃,監(jiān)控,衡量,改進正式番茄工作法的核心
番茄工作法是一套典型的PDCA流程:
工具
番茄工作法只需要一支筆,一枚定時器,三張紙
扭啟番茄鐘的動作,可以培養(yǎng)條件反射,通過這個動作幫助自己快速進入狀態(tài),保持節(jié)奏三張紙的用途;
1,”今日待辦”表格填寫日期,姓名,列出今日進行的活動每日早晨換新2,”活動清單”表格填寫姓名,列出最近要進行的活動,無需排序,隨想隨寫可用多天,增加新活動,劃掉已完成活動3,”記錄”表格記錄采樣的流程指標,以便對流程進行改進可用多天,以便比較每天的跟蹤記錄制作活動清單表格
一支筆,一張紙,扭啟5分鐘番茄鐘
在紙面頂端寫下”活動清單"標題,寫下要完成的活動, 無需考慮重要程度,優(yōu)先級和實現(xiàn)步驟,只寫活動完成后的狀態(tài),自己看得懂即可推薦記錄方法:第一個詞,代表活動的主題類型,第二個詞,明確表達要實現(xiàn)什么將活動從上至下列出來,每行一個活動 如果某件事必須在某個時間完成,可以標上時間點直到番茄鐘想起(5分鐘)
尋找起點
"現(xiàn)在就做"是一個很好的原則 面對很多不得不做的事情,僅僅整理出一個長長的工作清單是不夠的,關(guān)鍵在于選擇將最重要的活動排在第一位
每天早晨,從積壓的工作清單中,選出最重要的事,開始一個番茄鐘,之后再重新評估它是否還是最重要的將"必須得完成"換成"從哪里開始"
將"項目很大很重要"換成"可以先走出一小步"
早晨
計劃階段
每天早晨,從”活動清單”表格中尋出幾件最重要的活動,填到”今日待辦”表格中,這就是最重要的事
選擇”今日待辦”表格中最重要的工作,扭啟25分鐘番茄鐘,開始專注于這項活動,同一時間最多只做一件事, 相當于一個"當下清單",這個清單只有兩種狀態(tài):一件事和沒有事自動自發(fā)的選擇做一件事,并將其做成,是良好時間管理的基礎(chǔ)
番茄工作法有一定的目標導向,量力而為的選擇一定數(shù)量且今天能完成的活動,這是你的承諾
制作今日待辦表格
一支筆,一張紙,之前的"活動清單"表格,扭啟5分鐘番茄鐘,
在紙頂端寫下”今日待辦"標題 檢查"活動清單"表格是否有漏填 在”活動清單”表格中,選擇今天要進行的活動作為當天的承諾,填入”今日待辦”表格選擇活動填入”今日待辦”表格,也意味著拒絕了沒有被選出的活動,更容易專注所選活動
承諾
沒有承諾,就沒有動機
“今日待辦”表格,是在時間段限定內(nèi)的承諾(如果不打算做就不要填進去),只看到今天可以達到的目標自我承諾:
以一個可以預期的時間段(一天),從“活動清單"表格中提取適量的活動(確認可以完成),作為自我承諾"活動清單"和"今日待辦"表格幫你明確目標,建立個人控制
直接和立即反饋
當人類心智能量(注意力)的投入獲得成功的結(jié)果時,人們會感到滿足
在進行一項歷時幾天或幾周的活動時,難以得到直接和即時的反饋,整件事情完成之前,看不出成敗
使用番茄工作法,為剛才25分鐘的工作打個好評,讓我們能夠獲得立即反饋
前瞻記憶
定期評估活動的重要程度 + 頻繁的休息 + 階段性自我評估,揚長避短
回溯記憶與前瞻記憶
回溯記憶關(guān)注的是過去的事情, 作為補充,前瞻記憶幫我們記住未來要做的事情外部刺激
隨著年齡增長,額葉活動,記憶力逐漸減弱, 但可以通過外部刺激來彌補,如給自己建立提醒前瞻記憶與意愿密切相關(guān)
當下清單
馮-雷斯托夫效應
在一組類似的項目清單中,視覺上孤立出來的項目更容易被記住通過突出中的方法來促進記憶當下清單
"當下清單"僅僅是一個概念,并不是番茄工作法中要求做的真實表格 指我在現(xiàn)在,此刻關(guān)注的事情,"當下清單"是二元的,只存在關(guān)注1項或0項活動借助馮-雷斯托夫效應
在"今日待辦"表格中,用熒光筆標注當前活動,活動完成后,用黑色筆劃掉它休息
番茄鐘響起(25分鐘),代表已完成一個番茄鐘, 這時應立即在"今日待辦"表格的相應活動旁畫一個”叉子”,然后進入5分鐘休息休息
完全放下工作,遠離任何挑戰(zhàn)智力的活動 可以喝水或想想晚上吃什么最低標準
站起來,走兩步,做一些運動,可以消除對之前工作的思考休息之后要決定繼續(xù)進行同一項活動,還是切換到另一項活動
切換活動
活動的重要程度有所改變,或上一項活動已完成放下
正確的做法
休息期間,不要思考上一個或下一個番茄鐘的工作不要處理重要電話和電子郵件 要讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩錯誤的影響
如果一直工作但不進行調(diào)節(jié),腦干的思考系統(tǒng)會受到影響, 包括邊緣系統(tǒng)的感知能力,甚至破壞生物節(jié)奏,如造成失眠長期的精神緊張,導致記憶能力和集中力下降,使工作的快樂變成焦慮,靈感變成敏感,還會容易發(fā)怒階段性休息
除了每隔25分鐘的常規(guī)休息,番茄工作法會安排時間更長的階段性休息
每4個番茄鐘進行15-30分鐘的階段性休息,如清理辦工作,去一趟咖啡館,喜歡的社交網(wǎng)站轉(zhuǎn)轉(zhuǎn) 甚至可以看一眼電子郵件,但不要寫重要的回信,回復電子郵件應該列入計劃中在休息時,能知道上一個番茄鐘已經(jīng)達成了目標,
包括在休息的時間里,一整天都會有良好的洞察力
如何在5分鐘內(nèi)打個盹
番茄工作法主張在25分鐘內(nèi)專注進行高質(zhì)量工作,接著進行5分鐘的休息
番茄鐘期間的目標是專注高質(zhì)量工作,休息期間的目標是專注而高質(zhì)量的放松
休息時間做什么:
休息的主要目的是讓大腦充電,并且對之前吸收的知識進行后臺處理 抵制誘惑,不要閱讀新聞,電子郵件和打電話,不要做對下一個番茄鐘在成額外壓力的任何事情理想的休息
理想的是淺睡5分鐘,一段高質(zhì)量的5分鐘休息,可以馬上提供足夠的能量,輕松開始下一個番茄鐘如何迅速進入深度放松狀態(tài):
1)找一張椅子或沙發(fā),閉上眼睛,找到最能放松的姿勢,讓脖子,手臂,腿完全的放松 2)想象有一臺光掃描儀:一條明亮的水平線從頭到腳,從上到下緩緩移動,集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉,讓它們進一步放松,尤其注意眼睛,仔細地消除眼部的緊張 3)想象有一個白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中,讓你放下對之前番茄鐘工作的思考 4)休息完成后,輕輕睜開眼睛,啟動番茄鐘,繼續(xù)專注,前行這個方法適用于安靜和熟悉的環(huán)境 正確完成會感覺這5分鐘像過了10分鐘一樣 如果沒有足夠放松,代價就是5.6個番茄鐘之后效率受到影響多段睡眠
這種訓練借鑒了”多階段睡眠”中,訓練身體在短時間進入深度睡眠的方法 多階段睡眠是一種每天睡眠很少但卻可以保持精力充沛的方法行程
空閑時間為大腦工作提供燃料
不要為了完成活動,在響鈴之后又多花5分鐘時間繼續(xù)工作,會減慢下一個番茄鐘的進度 番茄鐘一響,只寫完現(xiàn)在這個詞.最多再寫一個速記紙條,標記當時的思路行程設(shè)置界限
在計劃階段,必須設(shè)計出全天旅行的行程 修改計劃日程表需要頭腦處于全局觀狀態(tài),而不是心流狀態(tài)確實有形的目標,能激勵完成工作
在早晨,量力而行的選擇一定數(shù)量的活動,是我的承諾 努力通過一些較短的周期(番茄鐘)來履行承諾,是我的行程 無視休息,只會破壞承諾,喪失動力 尊重行程,有助于持久地實現(xiàn)高效率已完成的活動
每有一個活動完成,就在"今日待辦"表格中把它劃掉
不要在番茄鐘進行中切換到另一項活動
如果番茄鐘進行到一半活動完成了,就用剩下的時間進行”過度學習”, 例如:看看之前做的事情能否改進,回顧一下所學的東西等,直到番茄鐘響起不要在番茄鐘進行時切換到其他活動,更不要中途停下, 這樣會失去節(jié)奏,跟蹤的數(shù)據(jù)無法與其他番茄鐘進行匹配比較過度學習
達到熟練程度后,繼續(xù)學習或練習的行為 馬爾科姆-格拉威爾認為:想真正精通某個領(lǐng)域,必須進行過度學習抽象時間單位
預測一件事情要花多久,是不確定的,但它往往成為了你的承諾,所產(chǎn)生的焦慮降低了生產(chǎn)力
在番茄工作法中,1個番茄鐘等于25分鐘的努力,是一個不可分割的抽象單位
你所承諾的是花費25分鐘,盡可能的努力做好,關(guān)鍵并不在于當前活動是否能完成
番茄工作法,從25倒數(shù)到0,獲得內(nèi)在獎勵,畫下一個”叉子”并進入休息,
番茄鐘讓你感到獎勵就在眼前,且距離最終目標越來越近
記錄和處理
記錄階段
當天工作結(jié)束后,立刻進入記錄階段 首先將原始跟蹤數(shù)據(jù)賦值到”記錄"表格跟蹤的內(nèi)容
跟蹤的內(nèi)容取決于你想看到什么 (剛開始使用番茄工作法時,只跟蹤每天完成的番茄鐘即可)數(shù)據(jù)的作用
這些數(shù)據(jù)可以顯示出你的工作方式,有助于提高生產(chǎn)力處理階段
記錄之后就是處理階段,讓抽象的數(shù)據(jù)變得言之有物 例如計算平均每項活動花費的番茄鐘數(shù),如果數(shù)字很大就試著拆分活動,使之成為更小,更易于管理的部分 或者可以計算一項活動在”活動清單”表格停留的平均時間,即從記下該活動到它得到處理的時間 計算結(jié)果也寫在”記錄”表格中自己動手:記錄
一支筆,一張紙和工作日程表,將書簽放在這一頁上,扭動3分鐘番茄鐘
在紙面頂端寫上標題”記錄" 第一行填寫昨天的日期,日期右邊填寫項目個數(shù) 第二行填寫前天的日期和數(shù)據(jù) 繼續(xù)回溯之前的時間,直到番茄鐘響起算一算平均每天安排了多少事,比想象的多還是少,是否應更多或更少一些
持續(xù)改善
持續(xù)改進
隨著時間的推移,讓好的變得更好 持續(xù)改善是一種工作方法,以改進為目標,對漸進變化的專注持續(xù)改善的科學方法
首先,將一個做法標準化 然后,以某種方式測量標準化做法 然后,將測得的指標與需求進行比較,改進方法并再次進行測量 最后,將新的,改進后的工作方法標準化記錄跟蹤數(shù)據(jù),以自己為基準點,在每天結(jié)束時進行分析,觀察
在分析的基礎(chǔ)上改進方法,是以自己為起點進行增量升級
此時此地
自我調(diào)節(jié)
番茄工作法的特性之一就是自我調(diào)節(jié) 將每一次失誤轉(zhuǎn)化為一次認識 在一天結(jié)束時,分配一段時間和空間進行每日回顧,來定制屬于自己的個人流程較小的執(zhí)行周期和每日回顧,收縮了當前重點事務范圍
在番茄鐘內(nèi),不必關(guān)心過去和未來,有以下通盤考慮全局的時間:
在早晨做計劃時 每個番茄鐘之前分配優(yōu)先次序時 在一天結(jié)束,進行記錄,處理和可視化時每天要有一個承諾:
一個番茄鐘,一個活動,一個目標問自己:方法
是否有過一個長長的工作清
有精神獎勵是什么
感覺學到了哪種計時器適合你
番茄鐘在工作中多久休息一次
不確定,也許很久,休息的時間也不固定在什么時間對工作習慣進行反思
意識到方式方法不適合時,靜下來考慮計劃時,睡前,周末,逛街時維護記錄:
20190307:勘誤,重新梳理概括和描述文字,調(diào)整排版
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的番茄工作法总结-第三章:方法的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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