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Symphony 七種兵器之 Mail Merges

Lotus Symphony 是由 IBM 推出的一套免費(fèi)的具備豐富功能的辦公文檔處理軟件。Lotus Symphony 的 Mail Merge 功能通過將數(shù)據(jù)文件連接到主文檔 , 利用數(shù)據(jù)文件中的記錄對主文檔的域進(jìn)行一一替換，并可以直接調(diào)用 Lotus Notes 郵件處理程序來實(shí)現(xiàn)郵件的發(fā)送。本文從實(shí)例出發(fā)，在 Symphony Mail Merge 基本操作流程的基礎(chǔ)上，介紹了如何使用 Symphony 的 Mail Merge 功能批量處理和發(fā)送電子郵件，以及如何巧妙的利用 Symphony 的 Mail Merge 功能批量處理某些固定格式的文檔。這樣我們就可以從一些繁瑣重復(fù)的工作中脫身出來，從而提高了我們的工作效率。所以 Symphony 的第一種兵器，不是 Mail Merge，而是效率。

Lotus Symphony 與 Mail Merge

Lotus Symphony 是一款免費(fèi)的全新辦公文檔處理軟件，支持 Open Document Format 文檔標(biāo)準(zhǔn)并兼容眾多 Microsoft Office 和 SmartSuite 文檔格式。它提供了三項(xiàng)核心工具：Lotus Symphony Documents、Lotus Symphony Spreadsheets 和 Lotus Symphony Presentations，分別用于文字處理、創(chuàng)建電子表格與制作幻燈片等日常文檔編輯工作。

在人們的日常辦公中，經(jīng)常會有很 多的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作相應(yīng)的大量文檔， 比如公司企業(yè)、學(xué)校、政府辦公時(shí)就經(jīng)常需要發(fā)送大量的通知、商品郵寄廣告、錄取通知書、成績單、會議邀請函等文檔。如果通過手工一個(gè)一個(gè)文件的復(fù)制粘貼來 完成這些文檔的操作，將耗費(fèi)大量的時(shí)間，而且也有可能發(fā)生差錯(cuò)。 Mail Merge 就是針對這種情況應(yīng)運(yùn)而生的， 通過 Mail Merge，我們可以在某一個(gè)特定格式內(nèi)容的主文檔中，合并與發(fā)送信息或是個(gè)人信息相關(guān)的一組數(shù)據(jù)或資料，從而批量的生成需要的郵件或其它文檔，從而極大 的提高了工作的效率，有效的實(shí)現(xiàn)辦公自動化。 需要通過 Mail Merge 處理的文檔一般都是數(shù)量比較巨大，而且文檔的內(nèi)容有固定的不變的部分，比如邀請函的落款，通知的內(nèi)容等，而變化的內(nèi)容如收件人的名字，考試成績的分?jǐn)?shù)等都 是可以通過數(shù)據(jù)表格中標(biāo)題行對應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄一一對應(yīng)的。

含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)表格一般由字段列和記錄行組成，字段列定義了該列存儲的數(shù)據(jù)的含義，而每一條記錄行則是這個(gè)對象相應(yīng)的具體的數(shù)據(jù)的值：

表 1. 標(biāo)題行數(shù)據(jù)表格

Market	Branch	Account	Customer	City
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON

Symphony Mail Merge 的基本操作流程

使用 Symphony 完成 Mail Merge 的過程主要有創(chuàng)建主文檔，連接到數(shù)據(jù)文件并選擇記錄字段，然后向主文檔中添加域字段，然后就可以預(yù)覽或者發(fā)送郵件完成 Mail Merge 了。

創(chuàng)建主文檔

主 文檔是指要處理的文檔中主體的部分形成的文檔，比如說信件中的落款，請柬或通知書中對每個(gè)收件人不變的內(nèi)容等等。主文檔本身并沒有什么不同，在完成 Mail Merge 之前它一直是個(gè)普通的文檔。但是，在對主文檔的編輯過程中，我們需要考慮如何使得文檔的內(nèi)容和格式能夠與數(shù)據(jù)列表文件更好的結(jié)合，以便在合適的位置留下數(shù) 據(jù)填充的空間，而且同時(shí)也可以規(guī)劃數(shù)據(jù)列表文件的格式以符合主文檔的需要。

我們可以用平時(shí)創(chuàng)建一個(gè)空文檔的方式來創(chuàng)建一個(gè)空白的主文檔：

圖 1. 創(chuàng)建空白主文檔

還可以通過菜單“File->New->From Template->Document”根據(jù)需要選擇合適的模板來創(chuàng)建文檔：

圖 2. 從模板創(chuàng)建主文檔

Symphony 還提供了 Envelope 這種文檔格式（File->New->Envelope），可以直接創(chuàng)建信封格式的文檔：

圖 3. 創(chuàng)建信封樣式的文檔

文檔創(chuàng)建完成后，我們可以按照前面提到的原則進(jìn)行內(nèi)容的編寫，如我們需要批量發(fā)送的信件內(nèi)容如下：

_______：

　　您好！感謝您向 developerWorks 投稿！

　　您的投稿意向 __________________ 我們已經(jīng)仔細(xì)審閱過。這篇投稿的選題符合我們的需要，請您開始寫作，并提
供寫好的初稿，我們將對您提供的內(nèi)容做進(jìn)一步的審閱并確定是否正式采用您的稿件。

　　關(guān)于文章寫作，請您注意以下事項(xiàng)：

　　　　 1. 您所提交的稿件必須是您尚未公開發(fā)表的原創(chuàng)作品，且其中任何部分都不會侵犯任何第三方的知識產(chǎn)權(quán)；

　　　　……

　　　　……

　　感謝您對 developerWorks China 的大力支持！如果您還有其他的問題或者意見，歡迎和我聯(lián)系。

Best Regards!

*******************

Editor, developerWorks China

Phone: BJ PCP 86-10-****-**** ext **** Fax: 86-10-****-**** Internet Email: *******@cn.ibm.com

Symphony Mail Merge 的巧妙應(yīng)用

Symphony Mail Merge 處理可以用來批量處理發(fā)送郵件，還可以通過巧妙的運(yùn)用來批量處理固定格式但部分內(nèi)容又不盡相同的各種應(yīng)用文檔，如為各種比賽頒發(fā)的獲獎證書，學(xué)生考試的成績單等等，從而實(shí)現(xiàn)辦公的自動化，大大提高我們的工作效率。

使用 Symphony Mail Merge 制作獲獎證書

學(xué) 校展開了一場奧林匹克數(shù)學(xué)，物理，化學(xué)等各科目競賽，有十幾位同學(xué)在分別在各個(gè)科目中取得了好成績，獲得了一等獎，二等獎，三等獎等等，因此需要為這些同 學(xué)制作獲獎榮譽(yù)證書。通常情況下，我們會根據(jù)每個(gè)同學(xué)的情況，一一制作獲獎榮譽(yù)證書，并一一打印。但是利用 Symphony Mail Merge 的功能，我們可以輕松簡單的完成這項(xiàng)任務(wù)。

首先我們可以使用 Symphony Spreadsheet（電子表格）來創(chuàng)建同學(xué)們的獲獎信息表格：

姓名	科目	獲獎名次
張慶林	物理	三等獎
李榮	物理	一等獎
王若衣	數(shù)學(xué)	三等獎
趙珊珊	數(shù)學(xué)	二等獎
孫天蓉	化學(xué)	二等獎
……	……	……
韓易	生物	三等獎
張小凡	英語	二等獎
謝林	英語	一等獎
唐笑	數(shù)學(xué)	三等獎
龍一	化學(xué)	三等獎

接 下來我們使用 Symphony Document 創(chuàng)建主文檔——奧林匹克競賽獲獎榮譽(yù)證書。主文檔創(chuàng)建完成后，我們點(diǎn)擊“Tools->Mail Merge”菜單打開 Mail Merge 側(cè)邊欄，并點(diǎn)擊“Browser”按鈕選擇我們創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)源文件“獲獎信息 .ods”。導(dǎo)入數(shù)據(jù)源文件后我們就可以選擇在對應(yīng)的位置分別插入 < 姓名 >，< 科目 >，< 獲獎名次 > 這三個(gè)字段，完成文檔的制作：

榮譽(yù)證書 同學(xué)在第九屆奧林匹克競賽中獲得高中組，特發(fā)此證，以資獎勵(lì)。 奧林匹克教育委員會 二零零九年三月十二日

我們可以批量打印榮譽(yù)證書了，也可以進(jìn)行一下預(yù)覽，如下是趙珊珊同學(xué)的獲獎證書：

榮譽(yù)證書 趙珊珊同學(xué)在第九屆奧林匹克數(shù)學(xué)競賽中獲得高中組二等獎，特發(fā)此證，以資獎勵(lì)。 奧林匹克教育委員會 二零零九年三月十二日

使用 Symphony Mail Merge 制作成績通知單

期末要到了，處理學(xué)生的成績單又是一件頭疼的事情，一個(gè)班乃至一個(gè)年級的同學(xué)有好幾十乃至上百名，如果一個(gè)個(gè)制作，必然耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而且也很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。使用 Symphony Mail Merge 可以方便快捷出色的完成這一任務(wù)。

首先我們有一個(gè)電子表格來保存同學(xué)們的考試成績：

姓名	學(xué)號	聯(lián)系地址	語文	數(shù)學(xué)	物理	化學(xué)	英語	政治	體育
張慶林	200403001	********	78	88	88	96	77	90	良好
李榮	200403002	********	82	79	89	93	87	86	合格
王若衣	200403003	********	83	92	79	93	88	79	優(yōu)秀
趙珊珊	200403004	********	88	83	79	88	92	88	合格
李小小	200403007	********	91	77	88	93	77	87	優(yōu)秀
……	……	……	……	……	……	……	……	……	……
韓易	200403009	********	88	85	85	77	78	88	合格
張小凡	200403010	********	79	79	79	87	66	91	良好
謝林	200403011	********	92	92	85	88	84	79	優(yōu)秀
唐笑	200403012	********	91	83	91	92	92	93	合格
龍一	200403013	********	79	88	77	83	79	88	合格

然后我們使用 Symphony Document 來設(shè)計(jì)一份成績通知單：

點(diǎn) 擊“Tools->Mail Merge”菜單打開 Mail Merge 側(cè)邊欄，然后點(diǎn)擊“Browser”按鈕選擇同學(xué)們的考試成績記錄文件作為數(shù)據(jù)源，選擇在對應(yīng)的位置分別插入 < 姓名 >，< 學(xué)號 >，< 語文 >，< 數(shù)學(xué) > 等各個(gè)字段。最后點(diǎn)擊“Finish Merge”按鈕，選擇打印或發(fā)送同學(xué)們的成績通知單：

Symphony Mail Merge 數(shù)據(jù)源的替換與重新匹配

當(dāng) 我們?yōu)橹魑臋n選擇了數(shù)據(jù)源文件，并插入了一些字段后，有時(shí)候出于種種原因我們可能需要使用新的數(shù)據(jù)源文件，由于新的數(shù)據(jù)文件的字段名不一定能夠保證與原有 數(shù)據(jù)文件的保持一致，所以我們制作好的 Mail Merge 文檔中的字段就會失效，不能起到批量替換的作用。而如果手工一個(gè)個(gè)的去修改主文檔中已經(jīng)插好的字段又會比較麻煩，為此，Symphony Mail Merge 提供了一個(gè)匹配字段（Match Fields …）的功能，方便用戶在這種情況下的使用。

當(dāng)通過“Browser …”按鈕重新選擇過數(shù)據(jù)源文件后，點(diǎn)擊 Mail Merge 側(cè)邊欄的“Match Fields”菜單，Symphony Mail Merge 會彈出一個(gè)對話框讓用戶選擇重新匹配的字段：

圖 13. Mail Merge 字段匹配

對話框的左邊是主文檔中是主文檔中已插入的字段，用戶可以在右邊的下拉列表中選擇對應(yīng)的字段。需要注意的是，如果兩個(gè)數(shù)據(jù)源文件中的字段是同名的話，由于不需要重新匹配，這個(gè)同名的字段是不會出現(xiàn)在這個(gè)對話框中的。

總結(jié)

通過上述的介 紹，我們了解了使用 Symphony Mail Merge 批量處理郵件的基本流程，包括創(chuàng)建主文檔，連接數(shù)據(jù)源文件并插入域，然后可以預(yù)覽、打印、保存或者直接調(diào)用 Notes 郵件發(fā)送生成的批量郵件；除此之外，我們還介紹了如何巧妙的利用 Symphony Mail Merge 的批量處理能力，自動的生成同學(xué)們各自的獲獎榮譽(yù)證書，期末成績單這些原本要耗費(fèi)我們大量時(shí)間去制作的電子文檔。由此可見，使用 Symphony Mail Merge，可以有效的實(shí)現(xiàn)辦公自動化，提高我們的工作效率。Symphony 的第一種武器，正是效率。

連接數(shù)據(jù)文件

主文檔創(chuàng)建編輯完成以后，我們可以打開 Mail Merge 的界面，點(diǎn)擊菜單“Tools->Mail Merge”, Symphony 就會在文檔編輯界面的左邊打開一個(gè) Mail Merge 的側(cè)邊欄，用于完成 Mail Merge 的各種操作。

圖 4. Mail Merge 側(cè)邊欄（查看大圖）

我 們需要事先準(zhǔn)備好用于輸入的數(shù)據(jù)文件，Symphony Mail Merge 目前支持的數(shù)據(jù)文件包括 Lotus Notes 聯(lián)系人文件（.nsf）, Open Document 文檔格式的電子表格文件（.ods），以及存儲數(shù)據(jù)的純文本文件（.csv 和 .txt）

我們可以點(diǎn)擊 Browser …按鈕來選擇輸入的數(shù)據(jù)文件：

圖 5. 選擇輸入數(shù)據(jù)源文件

由于前面我們創(chuàng)建的是采稿信的主文檔，所以我們相應(yīng)的選擇我們準(zhǔn)備好的作者信息電子表格文件，其內(nèi)容如下：

姓名	郵件地址	文章名稱	聯(lián)系地址	郵編	電話
張三	zhangsan@mail.com	《使用 MailMerge 完成郵件批量處理》	********	********	********
李四	lisi@mail.com	《 Symphony Document 介紹》	********	********	********
王五	wangwu@mail.com	《 Symphony Presentation 介紹》	********	********	********
趙六	zhaoliu@mail.com	《 Symphony Spreadsheet 介紹》	********	********	********
孫七	sunqi@mail.com	《 Symphony Embedded in Notes 》	********	********	********
周二	zhouer@mail.com	《 Symphony Web 瀏覽器》	********	********	********
李七	liqi@mail.com	《 Symphony 辦公綜合應(yīng)用》	********	********	********

選擇好輸入的數(shù)據(jù)源文件后，Mail Merge 側(cè)邊欄會發(fā)生相應(yīng)的改變，數(shù)據(jù)表格文件的標(biāo)題行自動的被提取出來成為字段：

圖 6. Mail Merge 側(cè)邊欄

我 們將光標(biāo)放置在需要插入字段的主文檔的對應(yīng)位置上，比如我們需要將作者的名字插入到采稿信中收信人稱呼的位置，則可以先用光標(biāo)選中這段位置，然后在 Mail Merge 側(cè)邊欄中雙擊需要插入的字段“姓名”，或是選擇姓名字段后，點(diǎn)擊左下的 Insert 按鈕，就可完成操作了。我們可以按照這種方法在采稿信中一一插入姓名和文章名稱字段，完成后效果如下：

圖 7. 插入標(biāo)題字段（查看大圖）

完成 Mail Merge

插入我們需要的字段后，點(diǎn)擊“Finish Merge”按鈕，Symphony 提供了多種方式來完成 Mail Merge。

圖 8. 完成 Mail Merge

預(yù)覽（Preview …）:

點(diǎn)擊 Preview …菜單，Symphony 會顯示完成 Mail Merge 后的效果，主文檔內(nèi)容中的數(shù)據(jù)源字段會被數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)一一填充，而單擊左邊的數(shù)據(jù)列表，則會顯示對應(yīng)的數(shù)據(jù)填充后的文檔內(nèi)容：

圖 9. Mail Merge 預(yù)覽（查看大圖）

打印（Print …）:

點(diǎn)擊 Print …菜單，Symphony 會讓您選擇是打印數(shù)據(jù)源中所有數(shù)據(jù)還是選擇某一部分?jǐn)?shù)據(jù)，還可以選擇是將生成的各個(gè)子文檔按照各個(gè)獨(dú)立的文件單獨(dú)打印還是合并成一個(gè)大文檔作為一個(gè)文件一起打印。

圖 10. MailMerge 打印

保存（Save …）:

點(diǎn)擊 Save …菜單，我們同樣可以選擇用數(shù)據(jù)源中所有數(shù)據(jù)生成的文檔，也可以選擇某一段數(shù)據(jù)生成的文檔。而生成的文檔類型可以選擇將所有的子文檔保存在一個(gè)文件中，也 可以選擇將生成的每一個(gè)子文檔單獨(dú)保存成每一個(gè)文件，而且我們可以選擇以某一個(gè)字段作為保存的文件名，如我們選擇 < 文章名稱 > 作為保存的文件名，則在目錄下會對應(yīng)的生成：《使用 MailMerge 完成郵件批量處理》 .odt, 《 Symphony Document 介紹》 .odt, 《 Symphony Presentation 介紹》 .odt ……等文件。

圖 11. Mail Merge 保存文件

發(fā)送郵件（Send E-mail …）:

作為同樣是 IBM Lotus 產(chǎn)品線上的產(chǎn)品，Symphony 的 Mail Merge 集成了對 Notes 郵件的調(diào)用。點(diǎn)擊 Send E-mail …菜單，我們可以最終完成對郵件的批量發(fā)送。我們同樣可以選擇用數(shù)據(jù)源中所有數(shù)據(jù)，也可以選擇某一段數(shù)據(jù)；最主要的是設(shè)置采用哪個(gè)字段作為郵件的發(fā)送地 址，這里我們當(dāng)然就是選擇 < 郵件地址 > 字段。另外，我們還可以選擇郵件抄送和密送的地址，郵件的標(biāo)題，以及作為附件發(fā)送的各個(gè)子文檔的附件名稱。

圖 12. Mail Merge 郵件發(fā)送

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總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的developerWorks 中国 Lotus IBM Lotus Symphony 七种兵器之 Mail Merges的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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