在使用Excel 建立數(shù)據(jù)表時，養(yǎng)成規(guī)范、良好的制表習慣至關(guān)重要，這不僅有益于后期數(shù)據(jù)分析的順利進行，而且能體現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)。下面介紹一些新手容易犯的規(guī)范上的錯誤。

1.隨意插入空格

很多新手在制表時容易隨意插入空格，認為這樣可以更有條理地顯示數(shù)據(jù)，如下圖所示。事實上，這樣的空格完全沒有添加的意義，并且會導致數(shù)據(jù)表無法使用【分類匯總】和【透視表】功能分析數(shù)據(jù)。

2.數(shù)值和單位放在一個單元格內(nèi)

制作數(shù)據(jù)表時，給數(shù)據(jù)添加單位是一個好的習慣，但是如何添加單位就體現(xiàn)了專業(yè)性。如下圖所示，將數(shù)據(jù)和單位放在一個單元格內(nèi)，雖然表面上看起來沒有問題，但是卻導致單元格內(nèi)不是純數(shù)據(jù)，無法進行計算。

3.數(shù)據(jù)格式不對應

在Excel 中，不同類型的數(shù)據(jù)都有不同的格式，如日期數(shù)據(jù)有對應的日期格式、文本數(shù)據(jù)有對應的文本格式。格式設(shè)置關(guān)系到后期的統(tǒng)計分析能否正確進行，如下圖所示，選中日期數(shù)據(jù)，在【數(shù)字】下拉菜單中可以看到其格式是【文本】格式，這就是一個格式上的錯誤。

4.插入空格對齊文字

單元格中文字長度不一致，如姓名，有兩個字和三個字的。為了讓文字顯示對齊，使用添加空格的方法是錯誤的，如左下圖所示，在兩個字的姓名中間加入空格，強行對齊。正確的設(shè)置方法是，選中需要對齊的單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡下【數(shù)字】組中的對話框啟動器，打開【設(shè)置單元格格式】對話框，如右下圖所示，設(shè)置【水平對齊】為【分散對齊(縮進)】。

5.數(shù)據(jù)記錄和匯總混合輸入

在制作數(shù)據(jù)表時，為了方便查看數(shù)據(jù)匯總，有的新手會在原始數(shù)據(jù)記錄表中進行匯總，導致數(shù)據(jù)記錄和匯總記錄混合，如下圖所示。雖然表格中按照每5 天進行了一次“小計”計算，但是卻破壞了數(shù)據(jù)輸入的規(guī)律，影響后面數(shù)據(jù)分析。更何況，這樣的匯總完全可以使用【透視表】功能快速查看。

6.不必要的工作表劃分

一個Excel 文件可以建立多張工作表，于是新手就容易分表輸入數(shù)據(jù)，導致后期數(shù)據(jù)合并統(tǒng)計困難。尤其是連續(xù)時間段的數(shù)據(jù)，更不應該分表輸入。如下圖所示，兩張表格中的數(shù)據(jù)字段完全一樣，只是因為時間不同就分表輸入。其實完全可以加一列“時間”，將表合并輸入。

7.插入多行標題

Excel 中數(shù)據(jù)輸入過多后，向下拖動窗口滑塊，會看不到標題行。此時部分新手的解決方法是插入多行標題，方便查看數(shù)據(jù)對應的名稱，如下圖所示。插入多行標題會導致數(shù)據(jù)的類型出現(xiàn)混亂，不方便數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。要想保持標題行不消失，可以使用前面講過的【凍結(jié)窗格】功能。

8.濫用單元格合并

濫用單元格合并是常見的Excel 錯誤，合并后的單元格不僅在使用【透視表】【分類匯總】功能時受限，在使用函數(shù)計算數(shù)據(jù)時也會有局限性。如下圖所示，加了一列“利潤統(tǒng)計”，以7 天為周期對利潤進行求和計算。如此一來，表格的后續(xù)操作將受到限制。解決方法是刪除這一列，使用【透視表】功能查看利潤的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

9.顏色設(shè)計不合理

Excel 表格可以針對不同單元格設(shè)置填充顏色、文字顏色、邊框顏色。沒有設(shè)計基礎(chǔ)的新手在制作表格時，很容易為了標新立異，彰顯自己的用心制作，讓表格的顏色搭配不合理。這其中有兩個主要“雷區(qū)”：第一，底色與文字顏色太接近，導致文字顯示不清；第二，顏色太刺眼，不能直視。如下圖所示，該表格標題行文字顯示不清，紅色底色刺眼。在不知填充什么顏色的情況下，建議不設(shè)置底色填充，至少能保證數(shù)據(jù)清晰可見，也可以使用Excel 的【套用表格格式】功能為表格設(shè)計合理的配色。

10.一個單元格輸入多行數(shù)據(jù)

在單元格中輸入數(shù)據(jù)時，按【Alt+Enter】組合鍵可以換行，但是該功能不能隨意使用。通常情況下，只用于標題行。在輸入數(shù)據(jù)時，要避免在一個單元格中輸入多行數(shù)據(jù)。因為Excel 是以單元格為單位計算的，一個單元格中有多個數(shù)據(jù)會引起計算錯誤。如下圖所示，將一個店3 天的銷量數(shù)據(jù)輸入一個單元格中，正確的做法是輸入3 個單元格中。

這是一個數(shù)據(jù)驅(qū)動運營、數(shù)據(jù)決定對策、數(shù)據(jù)改變未來的時代。無論是海量數(shù)據(jù)庫，還是一張簡單的表格，都能進一步挖掘數(shù)據(jù)價值、活用數(shù)據(jù)。在眾多數(shù)據(jù)分析工具中，Excel 是最常用，也是最容易上手的分析工具。Excel 數(shù)據(jù)分析功能十分強大，不僅提供簡單的數(shù)據(jù)處理功能，還有專業(yè)的數(shù)據(jù)分析工具庫，包括相關(guān)系數(shù)分析、描述統(tǒng)計分析等。

由北京大學出版社出版、Excelhome精心打造的《Excel數(shù)據(jù)分析思維、技術(shù)與實踐》一書，將手把手教會讀者如何使用Excel進行數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)分析是一門嚴謹?shù)膶W問，但是如果學了不能運用到工作、生活中，不能解決實際問題，就毫無意義。因此書中將深刻的概念轉(zhuǎn)化為直白的語言，結(jié)合行業(yè)中觸手可及的例子進行講解，力求讓讀者看得懂、學得會、用得上。掃碼即可購書：

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的一直显示数据格式错误_Excel数据分析，新手最容易犯的10个建表错误的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

如果覺得生活随笔網(wǎng)站內(nèi)容還不錯，歡迎將生活随笔推薦給好友。