第五章、采购过程
一、采購過程概述
一般的采購過程包括從最初的需求識別到最終滿足該需求所發(fā)生的所有采購活動。
1、合同授予前階段和合同授予后階段
劃分采購階段的作用：
- 強(qiáng)調(diào)了采購人員在采購之后在管理合同履行中的作用，并且直到整個采購?fù)瓿?#xff1b;
- 強(qiáng)調(diào)了合同與供應(yīng)商管理在成功完成采購任務(wù)中的重要性；
- 有助于區(qū)分那些在合同授予之前和之后都會發(fā)生的一些過程。如將供應(yīng)商評估與供應(yīng)商績效評估分開是很重要的。
2、合同授予之外：供應(yīng)商關(guān)系
根據(jù)采購環(huán)境的不同，有各種采購方式：
- 現(xiàn)貨購買：一次性采購，當(dāng)時可能得到的最好的條款；
- 常規(guī)交易：將重復(fù)的采購給予一組首選的供應(yīng)商；
- 固定合同：與供應(yīng)商簽訂一定時期內(nèi)所商定的供應(yīng)條款；
- 單一供應(yīng)源：完全從一家供應(yīng)商采購；
- 戰(zhàn)略聯(lián)盟：與供應(yīng)商在某特定領(lǐng)域建立的長期互惠合作關(guān)系；
- 合作伙伴關(guān)系：為了協(xié)作解決問題與發(fā)展，針對一系列問題所建立的密切、長期合作關(guān)系。
以上哪種關(guān)系是“正確的”？基本取決于：
- 所采購物品的特性與重要性；
- 供應(yīng)商的能力、合作與績效、信任度；
- 地理距離；
- 供應(yīng)伙伴的兼容性；
- 組織和采購職能的目標(biāo)與優(yōu)先性；
- 供應(yīng)市場條件。
二、結(jié)構(gòu)化過程的必要性
1、結(jié)構(gòu)化/標(biāo)準(zhǔn)化的采購過程的好處
- 可以保證所有需要執(zhí)行的任務(wù)得到了執(zhí)行，不出現(xiàn)遺忘；
- 保證過程中協(xié)作各方之間有充分的協(xié)調(diào)；
- 有助于保持過程和結(jié)果的一貫性，避免隨意性帶來的不確定性和風(fēng)險；
- 可以防止沖突和次優(yōu)行為；
- 可以提高效率；
- 有助于實施良好的治理和管理控制；
- 可以將良好實踐進(jìn)行歸檔和分享，以支持持續(xù)改進(jìn)；
- 有助于與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)保持一致；
- 有利于過程分析、問題解決和改進(jìn)；
- 幫助對采購人員、系統(tǒng)和技術(shù)和其他資源的系統(tǒng)化開發(fā)；
- 可以將一些采購任務(wù)轉(zhuǎn)移給非采購專業(yè)人員；
2、良好實踐和最佳實踐
良好實踐：
- 有效率和有效力地達(dá)到預(yù)期效果的技術(shù)、方法、過程和程序；
- 基于可學(xué)習(xí)的和可重復(fù)的程序，這些程序在實踐中經(jīng)過時間和不同場合的證明。
最佳實踐：保證組織的政策和實踐反映所處行業(yè)的最高標(biāo)準(zhǔn)。
實施最佳實踐的多種途徑：
- 實踐分享：行業(yè)論壇、知識庫和繼續(xù)教育；
- 申請質(zhì)量獎；
- 對標(biāo)：設(shè)立標(biāo)桿，向優(yōu)秀的學(xué)習(xí)。
三、識別和定義需求
1、請購
請購單一般包括：
- 所需產(chǎn)品的描述；
- 數(shù)量；
- 交貨日期；
- 內(nèi)部部門代碼；
- 請購者的名字及日期。
2、對需求提出建議
目的是：
- 便于澄清；
- 對過高的規(guī)格或不必要的變更提出建議；
- 建議比所請購物品質(zhì)量更高或價格更低的替代方案。
3、定義需求
建立需求的詳細(xì)描述，以便于供應(yīng)商溝通。詳細(xì)描述的形式：
- 規(guī)格；
- 服務(wù)水平協(xié)議；
- 合同條款。
4、規(guī)格
一份有效的規(guī)格的目的和增值是：
- 定義需求：鼓勵所有利益相關(guān)者認(rèn)真考慮他們真正需要什么，這種需求是否是唯一的、最為成本有效的或增值最大的方案；
- 清晰地與供應(yīng)商溝通；
- 減少關(guān)于需求、質(zhì)量和適合性的疑問、歧義、誤解、爭議等；
- 提供一種評價所供應(yīng)貨物或服務(wù)的質(zhì)量或符合性的方法；
- 幫助實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。
有兩種主要的規(guī)格類型：一致性規(guī)格、性能規(guī)格（功能規(guī)格）。
① 一致性規(guī)格
定義：采購方詳細(xì)給出所要求的產(chǎn)品、零件或材料必須由什么構(gòu)成。供應(yīng)商的任務(wù)僅僅是與采購方所提供的描述保持一致。
一致性規(guī)格有以下幾種形式：
- 工程圖、設(shè)計圖或藍(lán)圖；
- 化學(xué)式或原料配方；
- 品牌名稱、型號名稱：如果市場上銷售的產(chǎn)品能夠滿足需求；
- 產(chǎn)品樣品：要求供應(yīng)商按照樣品的特征和特性復(fù)制；
- 符合公認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)格。
② 性能規(guī)格
定義：采購方從功能、性能水平和相關(guān)輸入?yún)?shù)與運行條件等方面，描述自己希望能得到什么樣的材料。限定了所要達(dá)到的功能。
性能規(guī)格包括下列內(nèi)容：
- 在規(guī)定公差內(nèi)，所要達(dá)到的功能；
- 影響性能的一些關(guān)鍵過程輸入，包括可用的公共設(shè)施；
- 所處的運行環(huán)境和條件；
- 要求產(chǎn)品與過程中其他要素如何連接；
- 要求的質(zhì)量水平；
- 要求的安全水平和控制；
- 要求的環(huán)境性能水平和控制；
- 用于測量是否達(dá)到期望功能的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)和方法。
③ 性能規(guī)格的優(yōu)點
- 制定性能規(guī)格更加容易、更加便宜；
- 不依賴采購人員的技術(shù)知識，供應(yīng)商也許更了解所需的材料；
- 供應(yīng)商可以制定最佳的、成本最低的解決方案；
- 供應(yīng)商承擔(dān)較大的規(guī)格風(fēng)險；
- 有更寬的供應(yīng)商基礎(chǔ)。
④ 采購在制定規(guī)格中帶來增值
- 關(guān)于供應(yīng)市場的知識。是否有可用的標(biāo)準(zhǔn)間，是否有可用的有能力的供應(yīng)商等；
- 在制定規(guī)格前與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，討論可能的方案；
- 利用采購的商務(wù)知識，例如是否需要在規(guī)格中包括響應(yīng)時間、維護(hù)保養(yǎng)范圍、零備件可用性等；
- 利用采購在法務(wù)方面的知識，例如需要符合健康與安全、環(huán)境保護(hù)及采購方法等方面的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求；
- 利用采購在品種減少、價值分析、成本降低等方面的專業(yè)技能。
⑤ 供應(yīng)商早期參與（ESI, Early supplier involvement）
目的：讓符合資格的供應(yīng)商對于產(chǎn)品或服務(wù)設(shè)計的改進(jìn)、生產(chǎn)成本的降低等主動提出建議，貢獻(xiàn)其技術(shù)專長。
好處：
1.實現(xiàn)相對短期的組織收益：技術(shù)規(guī)格更精確更易達(dá)到，提高質(zhì)量、縮短開發(fā)時間等；
2.長期收益：ESI可以作為與供應(yīng)商建立長期伙伴關(guān)系的催化劑。
弊端：
1.可能造成產(chǎn)品是按照該供應(yīng)商的能力所設(shè)計的；
2.供應(yīng)商可能難以一如既往的提供高質(zhì)量的服務(wù)；
3.保密性和安全性問題。
四、制定合同條款
1、合同條款
條款分為：
- 明示條款：合同雙方在合同中明確申明和認(rèn)可的條款。
- 默示條款：普通法和成文法本身認(rèn)為存在的條款，無論是否在合同中被明確指出，都將構(gòu)成合同的一部分。
2、服務(wù)水平協(xié)議（SLA）
是績效要求的正式說明，詳細(xì)且準(zhǔn)確的規(guī)定了服務(wù)供應(yīng)商將要提供的服務(wù)性質(zhì)與服務(wù)水平。
一般包括以下內(nèi)容：
- 包括什么服務(wù)；
- 服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)或水平；
- 活動、風(fēng)險和成本的責(zé)任分配；
- 如何監(jiān)控和評審服務(wù)于服務(wù)水平，使用什么評估措施，出現(xiàn)問題如何解決；
- 如何管理投訴與爭議；
- 何時及如何評審和修訂協(xié)議。
有效的SLA可以帶來以下增值效果：
- 將注意力集中于實際涉及的和獲得的服務(wù)；
- 明確客戶的真正服務(wù)要求，削減沒有必要的或不增值的服務(wù)；
- 可以使客戶更好地了解他們得到什么服務(wù)、他們有權(quán)期待什么、服務(wù)提供商能提供什么額外的服務(wù)；
- 可以使客戶更好地了解服務(wù)的成本是什么；
- 有助于對服務(wù)和服務(wù)水平進(jìn)行監(jiān)控和評審；
- 便于客戶報告未能達(dá)到服務(wù)水平的情況，有助于解決問題和改進(jìn)；
- 促進(jìn)服務(wù)提供商和客戶之間的理解與信任。
五、供應(yīng)商選擇
1、供應(yīng)商評估或資格預(yù)審
采購文獻(xiàn)中常提到的模型：10C.
Ray Carter的最初框架：
- 供應(yīng)商履行合同的能力（Competence）;
- 供應(yīng)商滿足采購組織目前和未來需求的產(chǎn)能（Capacity）；
- 供應(yīng)商對關(guān)鍵價值要素和與采購組織保持長期關(guān)系的承諾（Commitment）；
- 有現(xiàn)車的控制系統(tǒng)，用以監(jiān)控和管理資源與風(fēng)險（Control Systems）；
- 現(xiàn)金資源，確保供應(yīng)商的財務(wù)狀況和穩(wěn)定性（Cash Resources）；
- 在交付和改進(jìn)質(zhì)量與服務(wù)水平中的一致性（Consistency）；
- 成本（cost）；
- 供應(yīng)商與組織的兼容性（Compatibility）；
- 合規(guī)性（Comp;iance），符合環(huán)境、社會責(zé)任等的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)；
- 有效溝通（Communication Efficiency），支持供應(yīng)鏈中的協(xié)作與協(xié)調(diào)；
六、合同授予
1、競爭性招標(biāo)或投標(biāo)
| 采購的價值足夠高 | 不可能精確估算生產(chǎn)成本 |
| 規(guī)格必須明確，潛在供應(yīng)商清楚了解完成合同所涉及的成本 | 價格并非唯一或最重要的評價標(biāo)準(zhǔn) |
| 市場上有足夠數(shù)量的潛在供應(yīng)商 | 隨著合同的進(jìn)展，可能對規(guī)格進(jìn)行改變 |
| 潛在供應(yīng)商必須在技術(shù)上合格 | 特殊工裝或設(shè)置成本是要求中的重要因素 |
| 必須有進(jìn)行招標(biāo)的充足的時間 |
2、招標(biāo)管理
招標(biāo)的兩種主要方法：
- 邀請招標(biāo)：對符合資格的3~10家供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請；
- 公開招標(biāo)：對任何潛在投標(biāo)人開放。
邀請招標(biāo)的好處：
- 對于采購方和供應(yīng)商耗時少、成本低；
- 后期的技術(shù)能力出現(xiàn)問題的可能性小；
3、分析報價與投標(biāo)
分析投標(biāo)標(biāo)書要考慮的要點：
用于分析投標(biāo)標(biāo)書的檢查表
4、合同談判
定義：一個買家和一個賣家，為了對商業(yè)交易的所有方面達(dá)成可接受的協(xié)議或妥協(xié)，而進(jìn)行的計劃、評審和分析的過程。
在合同談判中，采購的主要目標(biāo)是：
- 對于所指定的質(zhì)量獲得公平合理的價格；
- 使供應(yīng)商按時履行合同；
- 對合同履行方式實施某種控制；
- 說明供應(yīng)商與采購方進(jìn)行最大程度的合作；
- 與勝任的供應(yīng)商建立穩(wěn)固而持久的關(guān)系。
七、合同或供應(yīng)商管理
1、采購到付款（P2P）周期
2、合同管理
合同管理：旨在保證雙方履行他們的責(zé)任并達(dá)到合同期望結(jié)果的過程。
合同管理包括以下關(guān)鍵過程：
- 合同制定；
- 合同的行政管理：①合同的維護(hù)、更新與變更控制；②合同數(shù)據(jù)庫管理；③預(yù)算與成本/收費監(jiān)控；④采購到付款程序；⑤管理報告；⑥爭議解決；
- 管理合同績效：制定服務(wù)水平協(xié)議和績效測量指標(biāo)，闡明期望的合同輸出。
- 合同評審：采購方與供應(yīng)方的合同經(jīng)理應(yīng)當(dāng)定期評審合同的進(jìn)度、績效、一致性和交付。
- 供應(yīng)商關(guān)系管理：發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系；制定并應(yīng)用供應(yīng)商激勵措施；管理和解決沖突；開發(fā)協(xié)作和互相支持的方法；
- 合同的續(xù)訂或終止。
積極主動的合同管理可以帶來很多增值：
- 改進(jìn)合同制定與管理中的風(fēng)險管理；
- 提高供應(yīng)商的符合性和承諾；
- 促進(jìn)和推動日常關(guān)系發(fā)展與績效改進(jìn)；
- 更好的資金價值。
3、供應(yīng)商管理
定義：是采購的一方面工作，涉及供應(yīng)商基礎(chǔ)合理化、供應(yīng)商的選擇、協(xié)調(diào)、績效評估、潛力開發(fā)以及在合適的情況下建立長期協(xié)作關(guān)系。
積極主動的供應(yīng)商關(guān)系管理能帶來巨大的增值：
- 開發(fā)少數(shù)幾個可靠的供應(yīng)商，則公司在識別，評估和培訓(xùn)新供應(yīng)商方面所用的成本更低；
- 能夠逐步解決質(zhì)量及其他問題，取得持續(xù)改進(jìn)；
- 良好的關(guān)系產(chǎn)生善意；
- 更好的激勵供應(yīng)商，爭取最佳績效；
- 供應(yīng)商失敗或績效不佳的風(fēng)險就會降低。
因此，在簽訂合同后，采購方仍要負(fù)起以下責(zé)任：
- 定期與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，以便檢查進(jìn)度并確保對出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論；
- 對照協(xié)議的條款和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)控供應(yīng)商績效；
- 調(diào)動供應(yīng)商的積極性；
- 與供應(yīng)商共同解決績效問題；
- 與供應(yīng)商共同解決出現(xiàn)的任何關(guān)系問題或爭議。
4、供應(yīng)商績效評估或供應(yīng)商等級評定
供應(yīng)商等級評定有兩種基本方法：
- 供應(yīng)商績效評估表：對每個要素賦予一個權(quán)重，就可將績效歸為良好，滿意或不滿意等。易于實施，但比較寬泛和主觀；
- 要素評級法（Factor Rating Method）.
以上兩種方法都不能診斷出績效下滑的原因，也沒有指出解決這些問題該做些什么。
5、供應(yīng)商開發(fā)
定義：采購方為了提高供應(yīng)商績效和能力以滿足自己短期或長期的供應(yīng)需求，而對供應(yīng)商實施的活動。
供應(yīng)商開發(fā)有兩個總體目標(biāo)：
- 將供應(yīng)商能力提高到一個特定水平，集中于解決具體問題，如降低成本、提高質(zhì)量等；
- 通過持續(xù)改進(jìn)，支持供應(yīng)商保持自身發(fā)展所需的績效標(biāo)準(zhǔn)：集中于提高供應(yīng)商進(jìn)行自身過程與績效改進(jìn)的能力，采購方不直接干預(yù)。
改進(jìn)績效或關(guān)系差距的方法：
- 增強(qiáng)工作關(guān)系；
- 明確或提高績效目標(biāo)和測量指標(biāo)，并進(jìn)行相應(yīng)的獎懲；
- 將采購組織的員工派到供應(yīng)商那（或反過來）進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)、咨詢、支持或聯(lián)絡(luò)；
- 提供資金；
- 在一個項目開發(fā)過程中，提供按進(jìn)度分期付款，幫助改善供應(yīng)商的現(xiàn)金流；
- 租借機(jī)械、設(shè)備給供應(yīng)商；
- 允許供應(yīng)商使用IT 和 ICT系統(tǒng)與信息；
- 利用采購組織的議價能力，幫助供應(yīng)商以優(yōu)惠價格獲得原料或設(shè)備；
- 在價值分析項目、全生命成本核算或其他專業(yè)領(lǐng)域提供幫助。
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總結(jié)
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