前言

工欲善其事必先利其器。
學習一點兒如何安排時間產出工作量的方法，對于生活也是很有必要的。

上一篇在這里單核工作法1
原理1原理1
原理23原理23
原理45原理45
單核5：適用性適用性
單核6：顛倒優先級優先級
單核7：全景鬧鐘全景鬧鐘
單核8：小結單核8：小結
單核9：消減待辦任務消減待辦任務
單核10：忙碌謬論忙碌謬論
單核11：現在專注一件事現在專注一件事

惡性反饋循環

“人類的多任務處理怎么就是誤區了？我見過有人一邊走路一邊嚼口香糖啊！”好吧，至少是無法對兩件事同時投入全部注意力。我們可能以為自己行，但實際上只是在快速進行任務切換；而這種切換會以犧牲認知度為代價。
大腦資源只要一受干擾，效率就會下降。行為研究顯示，在開車的同時處理第二任務，例如用手機打電話，會影響駕駛表現。
不幸的是，大腦鼓勵我們進行任務切換。每次我們完成一件小任務，例如回復了一封電子郵件或者檢查了一下社交媒體更新，大腦都會送出一份獎勵性的荷爾蒙多巴胺。小小的成就讓我們得意洋洋，心滿意足。
這個壞習慣是由惡性反饋循環造成的：做一點雞毛蒜皮的事情，然后獲得多巴胺獎勵。我們覺得自己已經有所作為，而事實真相是，我們把本應投入最重要任務的專注力浪費掉了。單核工作法就是用來對抗這種習慣的。首先選擇一項任務，明確這個任務是什么；然后設置鬧鐘到分針的下一個豎直位置，在至少 25 分鐘里專注于這項任務。其他一切都不重要，直
到鬧鐘響鈴為止。

戒絕通知

假設我們選擇了任務 A，它是重中之重。然而當我們試圖專心做 A 時，智能手機和電腦卻在頻頻閃、嘀嘀叫。這樣的多任務處理不合格。我們想讓自己忙碌，想要獲得認可，不愿錯過任何事情。為此寧愿承受數字化通知無休止的打擾。
丹伍德集團（Danwood Group）進行的一項案例研究發現，要在看一眼電子郵件后重新達到之前的工作狀態，所花費的平均時間超過一分鐘；而看一眼電子郵件所花的時間大都在 6 秒以內，甚至比電話鈴響三聲的時間還要短。
僅僅是懷有對收到新消息的期待，就會讓大腦獲得自我獎勵。應用程序開發商懂得這個道理。服務生效應會迫使我們思考剛剛看到的消息。 我們想高效工作，但應用程序也想要我們的時間?！氨３植糠株P注” 是低效率的行為，我們會在收到的消息流中切換。任務 A 的確很重要，
但那些通知感覺上都很緊急。每次發現新消息，大腦會更相信我們正在有所作為的路上。實際呢？什么產出都沒有。
為了讓任務 A 取得成果，必須把“推送”變成“手動收取”，由你自己決定什么時候檢查收件箱。使用戒絕通知策略，關閉手機和電腦上所有自動推送的通知消息。現在再專心做任務A，就不需要那么強大的意志力了。

正確執行

拖延癥有一個常見的原因，就是心里害怕，擔心最終結果不夠好。你看不清達到輝煌終點的去路。更糟的是，你甚至連起點都找不到。解決之道是：專注于執行過程，而不是最終結果。
精確射擊世界冠軍克里斯蒂娜 · 本格森在訓練的時候就忽視得分： 一槍接一槍，盡可能打好每一槍，同時用毛巾擋住電子記分牌。目標是把全部的注意力都放在正確執行上，而不是關注最終得分。
如果忽視最終結果，怎么確保沒有浪費時間專注在次要任務上呢？這就要用到全景時段了。排列優先級和專注工作，這兩者根本不能同時做到。因此我們在單核時段專注工作，在全景時段排列優先級。
單核工作法是一套漸進優化的方法。不需要板上釘釘地把預想的路線圖推演到很遠的未來，也不需要細致入微地定義目標，而是確定當前正確的方向，先單核執行一段時間。然后至少每小時評估一次實際成果，調整方向。
選擇現在要做的最重要的事情，把鬧鐘設置到分針的下一個豎直位置（9:00、9:30、10:00，等等），距離現在不短于 25 分鐘。暫時忘掉全景，聚焦放大所選任務，專注于執行。

前瞻記憶

本來你提前一周就計劃好了，要在媽媽生日這天給她打電話。然而直到生日過去，你才又把這事想起來。我們打算在晚些時候做什么事，就要用到前瞻記憶。它既關乎記憶，也同樣關乎規劃和任務管理。
在很大一部分航空事故中，雖然飛行員積極而專業，但是他們忘記了遵守操作規程。背后的原因包括：注意力分散，平常對習慣性任務的提醒沒有出現，習慣性犯錯以及同時處理多任務。
對于會議這類“指定在某個時間執行”的硬時間任務，可以使用外部設備來輔助記憶，例如智能手機的日歷和鬧鐘。對于軟時間任務，則必須寫到快捷清單或集草器清單上。
如果你正在做一項十分緊要的多步驟任務，就要避免接觸多任務。即使我們不會忘記回過頭來做這項任務，也有可能錯過某一步，影響整個流程的工作。當我們去做其他任務，與本來打算投入注意力的任務失聯的時候，就已經為失敗埋下了種子。
假如有一項非常重要的突發任務出現，那現在就做，別往后推。如果現在不是做這件事的場合，那就創建一條提醒線索，把它放在容易看見的地方。不要依賴前瞻記憶，這可能很危險。

注意力瞬脫障礙

你正在聽老板對下星期的工作任務排兵布陣。這時候身邊同事的一支限量版鋼筆吸引了你的注意。突然老板問你：“你能在這件事上助我們一臂之力嗎？”什么事？你完全沒跟上他說的話。
大腦對新事件的處理類似于在眨眼的時候看東西。在閉眼的瞬間有看不到東西的風險，大腦在某些時刻也會這樣關閉。在處理第一個事件的過程中，我們抓不住新的事件。這被稱為注意力瞬脫障礙。
在一項實驗中，參與者會看到一系列字母和數字。每秒鐘出現 10 個新字符，除了一個白色字符外，其余所有字符都是黑色。實驗人員要求參與者識別白色字符是什么，還讓他們說出是否看到了白色字符后面緊跟著一個黑色的 X。
當 X 緊跟著白色字符出現時，參與者觀察到的可能性幾乎為零，因為他們的大腦正在處理白色字符，無法接收更多的信息。注意力障礙起了作用。如果我們一邊和鄰座同事閑聊，一邊留意手機的聲音和屏幕提示，一邊東張西望看誰去吃午
飯，那就沒法好好工作。注意力障礙導致我們認識不清，擾亂了決策。

不速之客

擔任公司主管的麗麗向我抱怨說，不請自來的客人打斷了她的可支配時間。這幫人就是不肯提前預約時間。她不想失禮，但也知道最好別說“我沒時間”。她該怎么辦呢？每次有人走進你房間，你要做的第一件事就是立刻站起來，這樣能縮短談話時間。要做的第二件事是真正理解他們的首要需求。他們是來閑聊的嗎？他們需要你提供一些信息嗎？什么信息？
如果這時候你正在為某件事埋頭苦干，忙了超過一個鐘頭，那么不速之客的到來可能是件好事，能幫你趁機休息一下，恢復精力。除此以外，值得你在當時立即處理的應該只是那些非常簡短或者極度緊急的事情。通常的應對可以是預約另外的時間，或者協助來人將需求轉到其他部門。
如果你沒有對方需要的信息，就告訴他去找正確的人。不要花時間盲目猜測可能的解決方案，因為你們兩個都不知道。但如果你確實能幫得上那個人，最好按照你能準備好的時間安排一次會議。
與工作無關的會面是讓大家都開心的好辦法。相約中午一起吃個飯吧，你們有大把時間可以聊聊最近熱門的新聞、看看出去旅游的照片、講講家里新添的小孩。

志愿者小時

我的客戶莎莎認準了時間盒子的工作方法在她那里行不通，因為下屬隨時會來打斷她。在她看來，作為公司主管，她扮演各種事情的中樞角色，要隨時準備好幫助其他人。就后者來說，她是對的。
我嘗試讓她每天在日歷上劃出午飯后的一小時，稱為志愿者小時。在一天當中，每當同事找她求援的時候，她并不多作分析，而是立刻在下一個志愿者小時里為這個問題安排一次15~30 分鐘的會議。
這么一個具體而簡單的行動計劃，能讓她迅速、流暢地從中斷中恢復工作。分心的事情出現后，她在單核任務上的工作勢頭不減。如果這一天沒什么人找她，志愿者小時還可以用來做可支配的工作。
當然也有例外情況。對于可以不假思索回答的問題，莎莎會立即回答。突發的高風險任務也有較高的優先級，不受志愿者小時策略限制。不過有多少任務是不能推遲幾小時的呢？這樣過了幾周后，莎莎告訴我，志愿者小時策略太管用了。如果有人來電話，提到的事情需要更多的思考和討論，她也會用同樣的辦法。附帶的好處是服務生效應，讓她可以在潛意識里提前思考這個問題。

有利工作的音樂

對于簡單的重復性任務，音樂可以對效率產生正面影響。然而在當今職場中，重復性的工作不多。要了解音樂的影響，我們必須考慮一些參數，例如曲風、音量、平和度。如果從事的是認知挑戰型任務，選擇收聽音樂時，我們要么是想刻意蓋過身邊可識別語音的干擾——尤其是單邊的電話交流，它們特別分散注意力；要么是為了增加一些創意。
既然公認可識別語音會使人分心，似乎更有理由選擇沒有歌詞的音樂。如果讓歌詞吸引了注意力，用于工作的認知資源就更少了。甚至有研究表明，在聽喜歡的音樂類型時，人們的工作表現會更差。
鎮靜型音樂要比刺激型音樂更有利于工作。 也許我們應該選擇大自然的聲響，以中等音量播放。一項研究發現，在山間溪流的潺潺水聲環繞下，工人的專注能力有所增強。對于認知活動來說，可能還是安靜的環境最能提高生產力。 然而在當今的開放辦公場所中，很少有安靜的選項。如果要聽音樂，你可能得選一些不會調動情緒的、熟悉的純音樂。

過渡時間

可依每天上下班要花三個小時。經理答應說，如果她能在路上工作，也會給她支付工資。在
上班工作和私人思考模式之間轉換的這類時間統稱為過渡時間，通勤是其中的一種。我和可
依為此想了個辦法。
如今的職場工作內容大多由書寫、閱讀和談話溝通組成。談話溝通和書寫不太適合在路上做，但閱讀可以。在你的公文包里始終放上一本非小說類圖書，還可以提前看看會議資料，省出現場翻閱的時間。
過渡時間也包括離開辦公室前的最后幾分鐘。如果善加利用，這些時間也會產生極大的影響。在桌上放一張紙條，寫明你第二天早晨一開始要做什么。服務生效應會激活你的潛意識，幫你解決相關問題。
過渡時間還包括從早晨起床到出門上班的這段時間。早晨 5 點是風平浪靜的時光，完全沒有人打擾。有些人利用這段時間做當天的計劃，在日程表中劃出可支配時間。
可依還開始利用茶歇、午餐時間來促進工作，并且在開車的時候收聽播客。這些習慣讓她像是完全換了個人。她因此得到經理的賞識，還升職為了主管！

核對單

核對單已被證明可以非常有效地避免航空事故。人類的記憶力和注意力是不可靠的，無論對于常規任務還是緊急狀況都會造成一定的危險。另一個例子是手術安全核對表，它讓病人的死亡率降低了將近 50%。
核對單有兩種類型：“一做一勾”和“一讀一做”?！耙蛔鲆还础焙藢沃皇菫榱舜_認一切順利，例如確認開出的每張發票是否都收到了付款?！耙蛔x一做”核對單有助于完成操作流程，例如如何在早晨關掉辦公室的報警系統。
對于那些平時做得不多、還形不成習慣的重復性工作，核對單尤其有用。具體的例子有報稅或者設置電腦的某些功能。每次遇到因為犯傻把事情搞砸了的情況，就為相關流程做一個核對單。
保持核對單盡量簡單：5~9 步，措辭精確，不說廢話。如果操作步驟太復雜，會令人忍不住抄近路，心想這次應該不會有問題。那些必要又難記的信息一定要寫清楚，例如服務器地址、電話號碼。
核對單可以持續改進。每次執行核對單，如果發現內容有歧義或者漏掉了關鍵信息，就到了改進的時候。另外，在步驟太多或者完成時間超過 10 分鐘的情況下，可以將其拆成幾個“全有或全無”的批處理流程。

康奈爾筆記法

在一次業務會議上，你接到一項任務。為了滿足要求，你埋頭苦干。然而，接下來的跟進會議卻讓你大跌眼鏡，他們說你解決的問題不對。你還記得當初接受的任務到底是什么嗎？康奈爾筆記法從 20 世紀 50 年代起流傳至今，沃特 · 波克是最早解讀這一方法的人。 這個方法把一張紙分為左右兩欄：在左欄中寫下會后要提的問題、主要想法、圖表；右欄則是
實時會議記錄；最后把摘要寫在下邊。做筆記不僅是為了精確記錄，還是為了學習和融會貫通。事實證明，使用放慢節奏的工具記筆記，效率會更高。 不要追求一字不差，用自己的語言分析和書寫的越多，你記住的也就越多。
這就是研究顯示用紙筆比用筆記本電腦做筆記更有效的原因。 因為鍵盤打字比手寫速度快，我們就更愿意逐字逐句地引用他人的發言，而不去思考寫下的是什么。使用康奈爾筆記法，在會議期間把筆記寫在右欄。會后 24 小時內，在左欄補充會議引出的問題，并在下邊填寫摘要。在下次跟進會議之前，你要過一遍左欄，嘗試回答其中的問題。

心不在焉

會開到一半，主持人問了你一個問題。你支支吾吾，不知道應該說什么。你并沒有睡覺，但是開小差了：怎么寫工程報告？明天要給誰打電話？你思前想后，就是沒想正在開會的內容。
心不在焉的時候，你不是在管理時間，而是在浪費時間。要脫離這種狀態，辦法就是找到關
聯。 下面的一些方法可以幫你在開會時找回注意力。
※ 培養觀察力：在你的特定專業領域，你可以看到別人看不到的事情?？纯粗車?#xff1a;一位同
事看上去很忙但是不出活兒；另一位寫了份杰出的報告；經理很善于宣布壞消息。
※ 思考的時候拿支鉛筆：一邊思考一邊把你的想法寫下來。把會議中無法取得一致的突出
問題視覺化。
※ 作比較：同事和你的知識面互有長短，你熟悉的事情他可能不懂。從你們共同的領域拿
一些比喻來說明問題。
※ 懷著自發的目標：每次參加會議的時候都要問問自己“這次會議的目的是什么”。
參加會議的時候心不在焉，等于把自己和別人的時間都花在了最沒效果的地方。開會時為自
己設置一個標準，一定要找到關聯。

時間壓力

我的客戶海威說，每次截止期限迫在眉睫的時候，他的生產力和創造力都更高。事情必須有
個截止期限，這樣他才能動起來，然而他并不喜歡隨之而來的壓力。
時間壓力是在自己內心形成的。別人可能會強烈要求我們立即花時間處理他們的任務，但他
們只是提供了時間壓力的來源，真正的時間壓力是我們自己建立起來的。使用單核工作法，
我們可以自信地說自己已經盡力了。
哈佛商學院的一項研究 發現，沉重的時間壓力對創造性思維有負面影響。雖然參與者自
我感覺在時間壓力下創意更多，但實驗結果表明，他們的創造性思維其實變差了。
可察覺的時間壓力還對決策制定有負面影響。因此在類似“愛荷華博弈任務”（Iowa Gambling
Task）的決策游戲中，如果被告知時間不夠了，人們在學習和完成游戲上的表現就會更
差。
我們解決了海威的問題，方法是接受一個事實：時間會以恒定的速度向我們走來。這是確定
無疑的。海威使用單核工作法處理最重要的任務，從而用最佳方式安排了自己的時間。想更
快完成任務、取得更好的結果，這可能是唯一的方向。

現在專注一件事：小結

問：同時做兩件事能省一半時間，這不對嗎？任務切換和多任務處理有什么壞處？
答：人類可以同時處理的多任務僅限于“不需要留心注意”的情況，例如呼吸和走路。我們自
以為多任務齊頭并進的時候，實際上是在做任務切換，而任務切換要付出沉重的代價。大量
研究表明，任務切換會拖慢速度、導致更多錯誤并且損害創造力。
問：單核工作聽上去不錯，但身為重點工程的帶頭人，我處在工作樞紐位置。我應該停
止與他人協作嗎？
答：不應該。你應該繼續與他人協作，充分發揮協調作用。但仍然可以通過“志愿者小時”的
方式有效控制不速之客，這樣既不影響你為他人服務，又能讓你完成更多的可支配工作。
問：無條件專注于一項任務可以提高效率，但我怎么能確定這項任務就是正確的一項
呢？優先級不斷在變，我想做當前最重要的事情。
答：專注一件事（不問它是否重要）才能有效率，但要取得成效，又必須經常重新評估優先
級。我們采用單核工作、全景總覽的節奏。首先設置到下一個整點或半點（9:30、10:00、
10:30……）的全景鬧鐘，然后全景總覽下一步要做的潛在任務，選擇最重要的一項，無條
件專注地做，直到全景鬧鐘響鈴。戒絕通知，即關掉電子郵件自動收取，關掉能看到和聽到
的手機提醒，可以顯著增強你專注工作的成功率。

思維導圖

總結

以上是生活随笔為你收集整理的单核工作法12：现在专注一件事（下）的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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