從人肉到系統，從系統到AI，人類一直在自動化的道路上不斷精進著。但不可否認，在實際工作中，仍舊存在著大量的人肉工作，這不僅給企業管理帶來隱患，對于員工個人而言，也是一直處在疲于奔命中。這也是為什么很多企業會相對重視內部信息化建設的原因，缺少信息化，很多事做起來累，查起來煩。

各個領域都需要自動化，不僅是提升個人的人效，也是提升了組織的效能。

說老實話，互聯網對于PM的重視程度在過去幾年一直都是不怎么樣的，先不說弱矩陣下PM沒權沒勢，就說很多時候業務幾乎沒有專業的PM，而產研這邊也經常是產品經理、技術leader兼任，就可以看出PM想要做點什么，真心只能靠自己打拼，也無怪乎在推進一些事情的時候阻礙總是那么大。

差不多是在18年下半年開始，PM的職位漸漸被需要，開始火爆起來，Boss上需要購買才能發布，但也僅僅是需要所以招人，就好比你需要個私人助理，但你沒有私人助理也不會死。

言歸正傳哈，借著這個問題，我將從三個方面給大家介紹一下我們的自動化實踐過程。

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為什么做

我們先來看一下PM的日常工作：

1、立項：立項流程、審批流程，項目信息收集（方案、目標、范圍、干系人）

2、過程跟進：任務拆分明細、需求清單、依賴清單、MRD、PRD、日會周會紀要、日報周報、各類監控、異常提醒、風險/問題/變更處理記錄、bug列表、測試用例、上線sop、回滾方案、事故處理流程

3、復盤：目標完成度、流程完整情況、資源人效、改進方案、todolist

你有沒有過整理一份日報/周報花了幾個小時？拼命回想自己干了什么？把碎片的東西慢慢拾起再去拼湊，累不累？

你有沒有過催任務、催排期、催進度、催各種事，電話消息沒有停，還經常被人懟？

你有沒有過被審計的時候，去翻郵件，翻聊天記錄，翻各種文檔，最后還是沒通過？

最終極的對話你有沒有經歷過？

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老板：你做了啥？

我：做了這做了那

老板：東西呢？

我：。。。（回去翻了半天，大部分都找不到了）

老板：晉升沒你份了，再見

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這一整套除了只能靠人去溝通的部分，其余多是流程、指標數據或是文檔化的東西，如果所有都靠人肉維護，人力成本、時間成本、管理成本都是非常高的。所以我們需要自動化，需要將大量人肉統計或者維護的東西搬上系統工具，來節省成本、提高人效（人類為了方便，總是能不斷創造的）。

大家不要覺得這是PM自己的事，也不要覺得工具自動化方便的只是PM，項目不是PM一個人的項目，是大家都在做的項目，所有的數據在系統工具中的透明化、所有流程sop的沉淀是整個項目組的財富。每個項目的過程數據可以最大程度的避免扯皮，公正每個成員的產出，有了基礎數據，各種報表再也不是問題，不用再辛苦去搜excel公式，不管哪個角色，哪個層級，哪種需要都可以滿足，真正做到可追溯、可審計。

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怎么做

做自動化不是簡單的造一個系統，找個工具錄入點數據就完結的。它是一個長期運營的過程。

我們將自動化作為一個大任務進行拆解，一共要做幾件事：線下流程全部跑順——>系統工具上線——>將線下過程搬到線上——>輸出數據報表

自動化的前提是你的線下項目管理動作已經落實了。比方說，你剛進入一個沒有項目管理的團隊，直接就要求大家把任務拆到jira上，你覺得大家理你的可能性有多大？但如果你一開始用excel或者白板養成了大家拆任務的習慣，你再以幫助大家提效為目的，把excel/白板變成系統工具，就會簡單很多。（從0-1搭建團隊的項目管理體系可以參考我的另一篇文章）

落實完線下動作后，你的系統工具一定是依據線下流程來設計的，當然，你可以使用通用的工具（類似jira），但通用的工具對于定制化需求的支持度低了一點，可能還需要二次開發。對于系統工具的選用（無論是自己開發還是使用市面上通用的），都建議要貼合實際的項目管理流程，同時也要接受，工具只是優化，并不是完美，所以不要像要求你家娃一定要考100分一樣去要求它，它和你都會很痛苦。

有了可用的工具，就可以實施線上化啦。搬的過程不建議一股腦，問題還是會不斷出現的，如果直接要求全部搬，可能會讓所有PM花大量精力在找“bug”上，反而加重了工作量。建議先挑幾個小項目試水，跑通線上流程，順便看看有沒有可以優化的點，試水項目ok后，將系統工具的使用文檔整理出來，再將其余項目按操作手冊搬上線，可以節省很多不必要的工作量。

之前說過，做自動化的目的不僅僅是方便PM，更多的是透明整個項目組，而體現項目組價值的自動化產物就是各類的數據報表。比方說資源利用率、需求吞吐率、各類業務投入占比、項目交付率、延期率、bug率、風險數量、問題解決率、變更數，還有各個依賴方的數據，比如依賴部門、依賴任務數量、依賴方的平均交付周期等等，這些報表直觀地體現了項目的真實狀態。

做完這一套，你的自動化就落地了，但這才剛剛開始。。

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推廣普及

你做了一個產品出來，要怎么“賣”出去呢？賣產品這個東西是仁者見仁，智者見智的。畢竟不是軟妹幣，不可能人人都喜歡，所以目標不要定那么高遠，也不要打著我是為你好的心態去強賣。

首先要認真梳理目標人群，通過各類緯度將目標人群進行分層，管理層、執行層、客戶方、技術leader、產品經理、項目經理、研發、審計、財務、干系人。。。找到目前最有需要的目標人群，比方說管理層需要看所有資源利用情況，技術leader需要看小組成員的任務情況，研發需要看依賴方的任務情況，產品經理需要看需求的完成情況，審計需要看所有的過程數據。這些需求方就是我們的首批客戶，在這群人中賣產品才有銷路。

有了銷路，打開了市場的大門，就是各種裂變傳播及不斷自我優化的過程。好的口碑總是能給你帶來很多生意，好的產品也總能吸引到人去用。在傳播過程中，我們需要兩條線并行推進，一條是自上而下的管理需要，一條是自下而上的提效透明。我解讀一下，自上而下的管理需要-主要針對管理層，他們需要了解公司在做的項目情況，需要了解人的資源情況、各部門的協作情況，這是必然也是無可厚非的，但如果工具只是為了管理層服務，那么對于很多的執行層員工來說，會很反感，甚至會覺得工具和PM是監工，所以我們同樣需要自下而上的提效透明，讓執行層人員感受到工具的便捷性，能切實的幫助他們提效、解決扯皮，公正自己的產出。兩者雙管齊下，才能事半功倍。

在推廣的過程中，一旦有了成功案例，一定要做好沉淀，并且要定期做復盤、做用戶調研，做過程優化，內部推廣產品是有天然優勢的，但優勢很容易被敗光，要合理運用，而不是純粹利用。

萬事開頭難，做好心里準備，做好預案，以人為本，然后就不要大意的開始行動吧～

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與50位技術專家面對面20年技術見證，附贈技術全景圖

總結

以上是生活随笔為你收集整理的项目管理自动化实践之路的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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