Java生鮮電商平臺(tái)-生鮮供應(yīng)鏈(采購管理)

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在生鮮供應(yīng)鏈系統(tǒng)中采購中心這一模塊，它是電商公司管理采購的模塊，包含供應(yīng)商管理，采購訂單管理，采購商品管理，在該模塊中采購訂單是采購中心的核心模塊。在其他的比如供應(yīng)商的管理，采購商品的管理，都始終圍繞著訂單管理為中心進(jìn)行。本文將圍繞電商后臺(tái)中采購中心的供應(yīng)商管理，采購訂單管理，采購商品管理三個(gè)模塊進(jìn)行講解。

在設(shè)計(jì)電商后臺(tái)尤其需考慮公司的組織架構(gòu)，考慮公司的個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，在設(shè)計(jì)后臺(tái)尤其需要結(jié)合公司自身的組織架構(gòu)和自身的業(yè)務(wù)需求，盡量精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，降低部門之間的溝通成本，提升組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。例如在采購這一任務(wù)流中，它可能涉及采購部的采購單生成，供應(yīng)商的選擇，市場(chǎng)部或商品部的采購商品選擇，財(cái)務(wù)部的采購單審核，采購定金及尾款的付款等。在涉及自營的后臺(tái)時(shí)業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，業(yè)務(wù)流并不復(fù)雜，但涉及到平臺(tái)型電商后臺(tái)時(shí)業(yè)務(wù)流和邏輯則更加復(fù)雜。因此在設(shè)計(jì)平臺(tái)之初對(duì)公司的組織架構(gòu)，自身的業(yè)務(wù)流的理解相當(dāng)重要。這里需要說明的是，在一些電商公司里組織架構(gòu)的不同，采購部可能只負(fù)責(zé)采購訂單的管理，供應(yīng)商的管理可能由招商部或者商務(wù)部去管理，因此供應(yīng)商的管理是否獨(dú)立于采購中心之外由公司的組織架構(gòu)和自身的業(yè)務(wù)流程決定。本文所講的供應(yīng)商管理不做分拆。本文將從功能架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程兩個(gè)方面去拆解采購中心這一模塊。

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一.功能架構(gòu)

在詳解采購中心時(shí)，我們首先用腦圖拆解一下采購中心的核心功能。

發(fā)起采購：是采購部發(fā)起采購訂單的入口。這里區(qū)分為主動(dòng)發(fā)起和被動(dòng)發(fā)起。本文只講主動(dòng)發(fā)起采購訂單。被動(dòng)發(fā)起采購訂單這里先埋個(gè)伏筆。這里需要思考的一點(diǎn)是，采購訂單的發(fā)起依據(jù)是什么？采購量是多大？一個(gè)公司的資金在一段時(shí)間內(nèi)總是固定的，選擇一件商品采購后就意味著要放棄一部分其他商品的采購量，因此發(fā)起采購訂單時(shí)是看哪些數(shù)據(jù)做得決策這里是需要深入思考的問題。

采購訂單審核：采購訂單審核，這里的功能同樣需要看公司的組織架構(gòu)，看公司的規(guī)模，看采購的業(yè)務(wù)流程，為了避免采購訂單出錯(cuò)，采購訂單生成后需要先有本部門的上級(jí)人員去審核，審核完畢后才會(huì)推送給財(cái)務(wù)部門去預(yù)付款。

財(cái)務(wù)審核付款：采購訂單審核通過后需要交給財(cái)務(wù)部門付款。付款之后，采購訂單正式生效。至于在付款環(huán)節(jié)，付款比例是多少，是先付定金還是全款，定金比例是多少需要與供應(yīng)商在簽訂合同之時(shí)確認(rèn)。

采購訂單狀態(tài)跟蹤：采購訂單跟蹤是從采購訂單生成到商品質(zhì)檢入庫財(cái)務(wù)支付尾款完成的一系列訂單狀態(tài)的管理。

錄入供應(yīng)商：在招商部談好供應(yīng)商之后，采購部則需要把供應(yīng)商的信息錄入系統(tǒng)，包含供應(yīng)商基本信息，比如供應(yīng)商負(fù)責(zé)人信息，支付賬戶信息，合同信息等等。

價(jià)格管理：在供應(yīng)商價(jià)格發(fā)生相應(yīng)變化時(shí)，采購系統(tǒng)則需要作出相應(yīng)更新，在價(jià)格作出更新之前，需要對(duì)價(jià)格的變更做相應(yīng)審批，具體流程應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景，這里不做細(xì)分。

合同管理：合同管理主要是管理合同的業(yè)務(wù)模塊，因?yàn)榫€下簽訂的合同可能是紙質(zhì)的合同，這時(shí)就需要將合同文本拍照上傳至管理系統(tǒng)，以便及時(shí)查閱。

績效管理：績效管理主要是針對(duì)供應(yīng)商的供貨速度，供貨質(zhì)量，供貨價(jià)格，配送服務(wù)等做基本的考評(píng)，以便更好的服務(wù)采購決策。

采購商品管理：采購商品管理主要是指對(duì)采購回的商品進(jìn)行跟蹤包含商品的質(zhì)檢，入庫等。

二.功能設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)采購模塊時(shí)，我們首先可以先看下采購的主要流程如下圖：

采購中心的這一模塊靈活性很大，之所以這么說，是因?yàn)樵撃K涉及到與供應(yīng)鏈的信息同步管理，公司自身的采購工作流的差異都可能影響采購模塊的功能設(shè)計(jì)。上圖中的是一般公司采購的主要任務(wù)任務(wù)流程。其中每一步都可以在此基礎(chǔ)上結(jié)合公司自身業(yè)務(wù)去做拓展。

2.1.了解采購需求

在了解采購需求這一環(huán)節(jié)中，我們可以對(duì)采購行為進(jìn)行歸類，按照規(guī)模和頻次去劃分我們可以劃分為一般采購，和活動(dòng)采購。一般采購主要針對(duì)于日常的缺貨補(bǔ)貨，出現(xiàn)頻次較高，采購的種類較少，要求的供應(yīng)周期相對(duì)較短，采購的數(shù)量與活動(dòng)采購相比相對(duì)較少?；顒?dòng)采購指在電商的大促如雙十一大促期間的貨物采購，活動(dòng)采購相比于一般采購采購的頻次較低，采購的種類，采購的數(shù)量較多，選擇的供應(yīng)商較多。這里的采購需求分為兩種情況，一種是采購員發(fā)現(xiàn)商品中的庫存快到達(dá)安全庫存臨界值將影響庫商品的供應(yīng)而主動(dòng)發(fā)起的采購行為，另一種則是庫存中心的商品到達(dá)所設(shè)定的安全庫存臨界值所觸發(fā)的庫存警報(bào)所被動(dòng)采取的采購行為。

2.2.發(fā)起采購

在了解清楚采購的需求之后，即可填寫采購單，在填寫采購單時(shí)至于是否需要詢價(jià)則可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)情況去酌情選擇，若是需要采購的商品已有供應(yīng)商協(xié)議價(jià)，則直接填寫采購申請(qǐng)單提交審核即可。若是沒有供應(yīng)商協(xié)議價(jià)，則需要進(jìn)行線下詢價(jià)將采購單價(jià)錄入到系統(tǒng)（這里供應(yīng)商變更采購單價(jià)同樣需要審核并且上傳變更價(jià)格的協(xié)議書到供應(yīng)商管理模塊）。

2.3.采購詢價(jià)

采購詢價(jià)一般會(huì)通過線下進(jìn)行，在系統(tǒng)沒有協(xié)議價(jià)或者合同價(jià)到期之后則需要通過線下詢價(jià)，然后更新至供應(yīng)商管理模塊。

2.4.生成采購單

在了解完采購需求，提交采購審核之后則會(huì)根據(jù)不同的供應(yīng)商去合并采購單。在生成采購時(shí)，一天同一供應(yīng)商可能存在多個(gè)貨品的采購，同時(shí)一個(gè)貨品可能選擇不同的供應(yīng)商，因此在生成采購單給供應(yīng)商之前我們需要對(duì)采購訂單進(jìn)行分拆合并，將同一供應(yīng)商的采購訂單進(jìn)行合并以方便采購結(jié)算。這里需要思考的是，一筆采購訂單中一件商品可能同時(shí)發(fā)貨給不同地區(qū)的不同倉庫，因此在設(shè)計(jì)采購訂單的合并與拆分時(shí)應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)邏輯去考慮。采購訂單生成完畢后則需要提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)賬付款。

2.5.到貨結(jié)算

在生成采購訂單之后，在庫存中心則相應(yīng)生成帶入庫訂單，當(dāng)貨物到貨時(shí)質(zhì)檢入庫即可。這里需要考慮的是質(zhì)檢不合格品，殘次品的處理入庫處理，在入庫時(shí)需要如實(shí)將實(shí)際到貨或者實(shí)際合格貨物的數(shù)量入庫。這時(shí)供應(yīng)商的質(zhì)檢合格率及到貨周期則自動(dòng)在系統(tǒng)中計(jì)算生成以便于日后的采購決策。到貨質(zhì)檢入庫合格之后財(cái)務(wù)則需要根據(jù)采購單結(jié)算采購款項(xiàng)，這里需要提到的是，采購的結(jié)算方式是需要根據(jù)供應(yīng)商合作協(xié)議去操作。因此系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要考慮多種業(yè)務(wù)場(chǎng)景去合理設(shè)計(jì)。

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總結(jié)

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