专家答疑：在ERP系统中确保销售订单准确性
若銷售訂單有錯，如訂單數量或者訂單價格有問題的話，則會造成一系列的連鎖反應。計劃模塊、采購模塊、生產模塊、庫存模塊等等都會受到牽連。而且最要命的是，很哪進行調整。所以，在ERP系統使用過程中，應該千方百計保障銷售訂單的準確性。
若銷售訂單有錯，如訂單數量或者訂單價格有問題的話，則會造成一系列的連鎖反應。計劃模塊、采購模塊、生產模塊、庫存模塊等等都會受到牽連。而且最要命的是，很哪進行調整。所以，在ERP系統使用過程中，應該千方百計保障銷售訂單的準確性。在ERP系統中，也有不少的措施，來保障銷售訂單的準確率。
一：產品基礎價格表與客戶價格、報價單價格共同管理價格。
在ERP系統中，有三個地方存儲著產品的價格，分別為基礎價格表、客戶價格表與客戶報價單。為了提高價格的準確性，這三份價格表之間有著嚴格的 依賴關系。如當銷售員建立銷售訂單時，首先系統會去查詢報價單，若系統判斷以前業務人員給過這個客戶下過這個產品的報價單的話，則系統直接引用報價單中的 價格。若沒有報價單，則系統會去尋找在客戶價格表中，是否存在著這個產品。若產品與客戶信息存在，則就會采用客戶價格表中的價格。若都不存在的話，則銷售 訂單上默認的價格就為產品的基礎價格表。
ERP就是通過這種方式，來確保銷售訂單價格的準確無誤。
這里要特別強調的是，客戶基礎價格表的重要性。在客戶基礎價格表中，存儲著客戶與產品信息。也就是說，企業某個產品可能會賣給不同的客戶，而且 價格也有所不同。此時，在管理的時候可能會張冠李戴。為了杜絕這種情況，ERP系統設計了客戶產品價格表。系統利用客戶ID與產品ID兩個關鍵字來共同確 定產品的價格。這就可以保證，哪個客戶就給哪個價格。而杜絕了張冠李戴情況的發生。
二：客戶信息是否審核。
在ERP系統中，客戶有不同的狀態，如審核中、正常交易、信用額度超額、禁止交易、活躍等等。為了保障交易記錄的完整性，即時客戶倒閉了，在系統中也要保留這方面的信息。系統就是根據客戶的狀態，來判斷是否允許銷售人員對客戶進行下單。
審核中表示這個客戶的合法性或者其他內容正在審核。通常情況下，企業一個新客戶往往需要銷售總監或者總經理確認后才能夠交易。出于審核中的客戶，只能夠下報價單，而不能夠下銷售訂單等實質性交易單據。
有時候，若客戶貨款不及時等原因，企業會終止跟這個客戶進行交易。但是，由于種種原因，我們不會把這個客戶刪除。如這個客戶可能還有應收帳款未 結或者以后還可能交易等原因，用戶就可以把這個客戶的狀態改為“禁止交易”。這個狀態的客戶，企業用戶是不能夠再開銷售訂單的。否則的話，在訂單保存或者 審核的時候，會提示錯誤信息。這里要注意一點，當訂單開立后，沒審核之前把這個客戶的狀態改為“禁止交易”，則系統也往往會審核失敗。這主要是因為在單據 保存與訂單審核的過程中，都會去判斷客戶的合法性。
當確定客戶不再交易時，可以把客戶的狀態改為不活躍。不過在改為不活躍的時候，要確保一件事情，就是這個客戶沒有未結案的訂單。如這個客戶所有 的出貨單都已經結帳等等。否則的話，系統是不允許企業用戶把這個客戶設置為“不活躍”。若確實這些未結案都已經沒用的話，也要手工把這些未結案單據作廢或 者指定結束掉。不活躍的客戶，在系統中是不能夠進行跟他相關的任何動作。
在有些企業中，為了保障企業資金的安全，也會對客戶進行信用額度管理。也就是說，當客戶賒銷到一個具體的額度時，是否允許再對該客戶進行賒銷。 這要根據企業不同的設置而采取不同的控制措施。當企業設置為“信用額度超過提醒”時，則仍然可以下訂單;銷售訂單也可以審核。只是在訂單保存或者審核的過 程中，會給用戶一個友好的提醒，告知用戶這個客戶信用額度已經超標。若再向該客戶下單的話，企業需要承擔一定的風險。當然，企業也可以對客戶進行強制的信 用額度管理。當客戶超過這個額度的話，則業務員不能夠再審核這個客戶的銷售訂單。所以，當客戶的狀態是“信用額度超過”時，只是提醒還是拒絕下訂單，則需 要企業根據自身的承受能力與客戶的信用水平進行抉擇。筆者認為，一般情況下，只需要選擇“提醒”即可。限制太嚴格的話，反而會降低系統的靈活性。
在ERP系統中，就是通過以上這個幾個方式來保障客戶的合法性。
三：交貨方式。
在ERP系統中，還對客戶的交貨方式進行了管理控制。如客戶一次下單可能會有五個產品。那么這五個產品是一次性交貨呢，還是可以分產品交貨。這 在客戶下訂單時或者在跟客戶進行前期的溝通時，往往會有明確的定義。特別是有些是配套的產品，若企業不按照客戶的要求送貨的話，可能會導致拒收或者降低在 客戶那邊的評價。給企業造成不必要的損失。為此，在銷售訂單中，對訂單的交貨方式進行了設定。
一是允許分產品出貨。也就是說，一張銷售訂單中有五個產品。企業即可以完成一個產品后就出貨，也可以全部完成后再一起出貨。這主要是看客戶在這 方面有什么樣的要求。若客戶要求一次性出貨的話，則在出貨單保存或者審核的時候，就會去判斷這個條件。到出貨單上產品或者數量沒有滿足銷售訂單需要的話， 則系統就會給出提醒，甚至拒絕審核。
二是是否允許分批出貨。當銷售訂單數量比較多，如有幾十萬套產品的時候，就要跟客戶協商是否允許分批出貨。這個決定權也往往在客戶那邊，而不在企業這里。所以，銷售人員要跟客戶進行協商，確定具體的交貨方式，看看是否允許分批交貨。
另外還有一種特殊的交貨形式，即從供應商那邊直接發貨給客戶。有些人把這個叫做三角貿易。隨著市場競爭的加劇，企業迫于成本壓力，有時候把包裝 等工作就直接交給供應商來完成。然后從供應商那邊直接發貨給客戶。不經過企業的倉庫周轉。在ERP系統中，若把銷售訂單設置為這種形式的話，就不會再采購 模塊或者生產模塊、計劃模塊中顯示出來。這也是一種對銷售訂單過濾的方式。
在對交貨方式進行控制的時候，企業用戶還需要考慮一個問題。就是在出貨單上，是被動的接受呢，還是允許企業用戶進行更改。如在銷售訂單上設置需 要“整單出貨”時，那在出貨時是否允許相關人員更改交付規則。通常情況下，ERP系統會給用戶這個控制權，讓企業用戶自己來設定是否允許在出貨的時候對出 貨方式進行更改。筆者的意見是在出貨單上要實現強制控制。若對交付方式確實需要變更的話，則可以通過銷售訂單的變更來實現，而不是在出貨單上進行變更。因 為這個最終是否可行，是銷售人員說了算。在銷售訂單上更改，這體現了權責一致的原則。
四：產品有效期的控制。
企業的產品往往跟人的生命一樣，有一個生命周期。否則的話，企業一直來從事同個產品生產的話，就無法進步。在銷售人員下單或者給客戶報價的時候，若不小心把企業已經停產的產品報給客戶的話，那明顯是要鬧笑話的。
為此，在銷售訂單開立的時候，也對產品的有效期進行了控制。在產品基本信息處，有一個欄位，就是填寫產品的失效時間。若企業要停止生產某個產品 的話，則只需要在這個字段中填入失效的時間。則在銷售訂單處，會自動判斷把下單日期跟產品失效日期去比較。若超過這個日期的話，則系統將會提示錯誤信息。
有失效日期，當然也有有效日期。為了信息的完整性，往往某個產品在研發階段就需要錄入ERP系統。此時，很顯然這個產品不能夠拿出來賣。為此，在產品信息處還有一個有效時間。
通過對產品有效期的控制，可以防止銷售員在不經意期間，把過時的產品或者未成行的產品賣給客戶，以至于影響跟客戶的友好關系。
當然，ERP系統中銷售訂單的控制點還不止以上四個。通過這些方式，可以非常有效的保障銷售訂單的準確性，杜絕因為銷售訂單錯誤而發生的反單現象。
轉載于:https://www.cnblogs.com/superlee/archive/2009/12/05/1617407.html
總結
以上是生活随笔為你收集整理的专家答疑：在ERP系统中确保销售订单准确性的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
