一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

　　在工資表中，如果想讓大于等于2000 元的工資總額以“紅色”顯示，大于

　　等于1500 元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000 元的工資總額以“棕色”

　　顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

　　1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件

　　格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選

　　中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按

　　鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

　　2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字

　　體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。

　　3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。

　　看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

　　二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

　　我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)

　　據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項(xiàng)。

　　1.在Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個

　　體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

　　2.選中A 列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企

　　業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。

　　仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……

　　3.切換到Sheet1 中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C 列)，執(zhí)行“數(shù)

　　據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允

　　許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工

　　業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，

　　確定退出。

　　再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，

　　選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。

　　4.選中C 列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類

　　別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D 列單元格(如D4)，單擊下拉按

　　鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。

　　提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該

　　列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。

　　三、建立“常用文檔”新菜單

　　在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，

　　方便隨時調(diào)用。

　　1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對話框。

　　在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新

　　菜單”拖到菜單欄。

　　按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常

　　用文檔”)。

　　2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任

　　選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操

　　作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。

　　重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

　　3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在

　　彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對話

　　框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”

　　等)文件夾，并選中該工作簿文檔。

　　重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

　　4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常

　　用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。

　　提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影

　　響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按

　　鈕的功能。

　　四、制作“專業(yè)符號”工具欄

　　在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，

　　我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

　　1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏

　　名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。

　　選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到

　　某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

　　仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。

　　2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈

　　出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)

　　中出現(xiàn)一個工具條。

　　切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的

　　“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。

　　3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2 個秘技的第1 點(diǎn)對它們進(jìn)行命

　　名。

　　4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，

　　打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1 等)，確定退出。

　　重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。

　　5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)

　　符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。

　　五、用“視面管理器”保存多個打印頁面

　　有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。

　　1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選

　　中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打

　　印的行(或列)隱藏起來。

　　2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添

　　加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊

　　“確定”按鈕。

　　3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印

　　視面。

　　4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格

　　名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)

　　置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK 了。

　　六、讓數(shù)據(jù)按需排序

　　如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不

　　是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。

　　1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”

　　標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一

　　車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

　　2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排

　　序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框，按其中的下拉按

　　鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)

　　行了排序。

　　七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

　　工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

　　1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開

　　“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，

　　然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。

　　2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕

　　退出。

　　3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，

　　設(shè)置好密碼后，“確定”返回。

　　經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel

　　的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

　　提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，

　　這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

　　八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

　　在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反

　　復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?

　　選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)

　　據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按

　　鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。

　　以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法

　　(輸入法列表中的第1 個中文輸入法)自動打開，當(dāng)選中其它單元格時，中文輸

　　入法自動關(guān)閉。

　　九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本

　　你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看

　　吧。

　　1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

　　2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小

　　寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確

　　定”按鈕。

　　3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮

　　“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。

　　十、在Excel 中自定義函數(shù)

　　Excel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個

　　函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個計(jì)算梯形面積的函

　　數(shù)：

　　1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic 編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快

　　捷鍵)，打開VisualBasic 編輯窗口。

　　2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。

　　3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

　　4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。

　　以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

　　提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。

　　十一、表頭下面襯張圖片

　　為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面

　　呢?

　　1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中

　　需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。

　　2.在按住Ctrl 鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，

　　同時選中這些單元格(區(qū)域)。

　　3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)

　　色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖

　　片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”

　　遮蓋了)。

　　提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

　　十二、用連字符“&”來合并文本

　　如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連

　　字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D 列合并到一列中)。

　　1.在D 列后面插入兩個空列(E、F 列)，然后在D1 單元格中輸入公式：

　　=B1&C1&D1。

　　2.再次選中D1 單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D 列下面的單元格

　　中，B、C、D 列的內(nèi)容即被合并到E 列對應(yīng)的單元格中。

　　3.選中E 列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F 列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘

　　貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確

　　定”按鈕，E 列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F 列中。

　　4.將B、C、D、E 列刪除，完成合并工作。

　　提示：完成第1、2 步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、

　　D 列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。

　　生成績條

　　常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA

　　的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出

　　一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。

　　此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1 工作表的A1 至G64 單元格區(qū)域中，其中

　　第1 行為標(biāo)題，第2 行為學(xué)科名稱。

　　1.切換到Sheet2 工作表中，選中A1 單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，

　　3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1!Aū，INDEX(sheet1!$A：$G，

　　INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

　　2.再次選中A1 單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1 至G1 單元格中;

　　然后，再同時選中A1 至G1 單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2 至

　　G185 單元格中。

　　至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。

　　3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1 至G2 單元格區(qū)域(第1 位學(xué)生的成績

　　條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表

　　中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不

　　進(jìn)行此步及下面的操作)。

　　4.同時選中A1 至G3 單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按

　　鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4 拖拉至G186 單元格區(qū)域，為所有的成績條添加

　　邊框。

　　按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

　　十四、Excel 幫你選函數(shù)

　　在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel 的“搜索

　　函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。

　　執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下

　　面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)

　　數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查

　　看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。

　　十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

　　有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、

　　Sheet3……)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。

　　執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的

　　“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元

　　格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。

　　以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)

　　視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

　　十六、為單元格快速畫邊框

　　在Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，

　　Excel 2002 對此功能進(jìn)行了全新的拓展。

　　單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表

　　中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊

　　框”工具欄。

　　單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框

　　的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

　　提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，

　　然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不

　　同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色

　　板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對

　　角的斜線。

　　十七、控制特定單元格輸入文本的長度

　　你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該

　　輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel 就能自動判斷、即時分析并

　　彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對Excel 來說，也并不難。

　　例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和

　　計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊

　　“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”

　　下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且

　　“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)

　　時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分別填

　　入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。

　　很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel 就會彈

　　出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后

　　方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特

　　殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠(yuǎn)近”

　　啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel 展示

　　出與眾不同的光彩呢。

　　十八、成組填充多張表格的固定單元格

　　我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出

　　Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)

　　調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會

　　需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。

　　那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名

　　“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果

　　我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl 鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時，我們看到Excel

　　的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工

　　作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工

　　作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。

　　但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位

　　置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，

　　再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。

　　這時，Excel 會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一

　　項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。

　　十九、改變文本的大小寫

　　在Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是

　　數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)

　　表格中的內(nèi)容，Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。

　　在Excel 2002 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別

　　是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫;“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，

　　將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫;“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大

　　小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1 單元格中

　　輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到

　　的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3 單元格中輸入“mr.weiwei”，

　　然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是

　　“Mr.Weiwei”了。

　　二十、提取字符串中的特定字符

　　除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一

　　種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、

　　籍貫等信息。

　　如果我們想快速從A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)

　　格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取2 個

　　字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)

　　據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是

　　直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取“武漢”兩個

　　字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5

　　單元格中提取第4 個字符后的兩個字符，也就是第4 和第5 兩個字。

　　二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較

　　復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都

　　是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以

　　“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3 個數(shù)字

　　又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，

　　只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，

　　請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th

　　″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″

　　rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以

　　“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴;②如果第1 原則無效，

　　則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以

　　“3”結(jié)尾使用“rd”;③如果第1、2 原則都無效，那么就用“th”。因此，

　　基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。

　　二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)

　　和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫

　　法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符

　　號。其實(shí)，在Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本

　　格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。

　　比如，我們要在中A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16 位，就只

　　須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3 單元

　　格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#

　　″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填

　　充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;

　　如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5 單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改

　　為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00

　　″))))”，一定能滿足你的要求。

　　二十三、創(chuàng)建文本直方圖

　　除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表

　　中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能

　　重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。

　　比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E 列”作為直方圖中“預(yù)

　　算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G 列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根

　　據(jù)表中已有結(jié)果“D 列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。

　　具體步驟如下：

　　在E3 單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，

　　也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel 圖表功能的純文本直方圖

　　已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。

　　二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)

　　有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中

　　的總字?jǐn)?shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，

　　還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1 單元格中輸入有“how many

　　words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：

　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″

　　″))+1)”

　　該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”

　　函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得

　　出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。

　　二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換

　　這是Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝Excel 2002 時選擇的是默認(rèn)

　　方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工

　　具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”

　　后Excel 2002 就會自行安裝了。

　　完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨(dú)立的專門

　　用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel 的其他函數(shù)窗口一

　　樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選

　　擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100 歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其

　　他貨幣的比價一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel

　　工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的Excel表格的25招必学秘技的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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