Office Project

項目管理

Office Project項目管理工具

項目管理

概述

項目管理者在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效的管理。換言之，是項目管理者對項目的投資決策開始到項目的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價以達到項目的目標

管理內(nèi)容

項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目集成管理

項目的周期

一個項目的周期就是從定義項目目標、指定項目計劃直至最終完成項目的過程。它里面包含的內(nèi)容有：定制項目目標、指定項目計劃、發(fā)布項目計劃、跟蹤項目進度并調(diào)整計劃、完成項目并存檔

項目管理三要素

任何項目都會在范圍、時間和費用3個方面受到約束。這就是項目管理的三要素。它們中任何一個發(fā)生變化就會影響其他兩個

專業(yè)術(shù)語

術(shù)語名稱內(nèi)容弄

任務(wù)	指具有開始日期和完成日期的具體工作，是日程組成單元
周期性任務(wù)	指在項目過程中重復發(fā)生的任務(wù)，如每周的總結(jié)性會議
資源	指完成任務(wù)所需的人員、設(shè)備和原材料等
成本	指任務(wù)、資源任務(wù)分配或整個項目總計劃成本。有時也稱為預算
工期	完成某項任務(wù)所需活動時間的總長度，通常從任務(wù)開始日期到完成的工作時間量
里程碑	是一個工期為零，用于標識日程的重要事項

工具Microsoft Projcet功能共享項目信息編制和組織信息跟蹤項目方案優(yōu)化度分析信息計算檢測和維護常用視圖甘特圖跟蹤甘特圖任務(wù)分配狀況日歷視圖網(wǎng)絡(luò)圖資源工作表資源使用狀況資源圖表視圖

Office Project項目管理工具

概述

在實際工作過程中，項目經(jīng)理怎么樣能夠快速的做出一個清晰且有效的項目計劃呢？解決辦法是使用微軟體系的項目管理工具"Project"。

Project數(shù)據(jù)源

用Excel收集任務(wù)清單及時間估算。一個產(chǎn)品在出PRD文檔時，通常會包含功能清單，然后研發(fā)相關(guān)人員根據(jù)功能清單，將其拆分為可執(zhí)行的任務(wù)清單，并評估出相應的工作量。這里要記住的是項目計劃有效的基礎(chǔ)是合理的拆分出任務(wù)，任務(wù)拆分，要遵循"自上而下，完全窮盡"原則。

Project使用流程

1.設(shè)置項目信息

2.創(chuàng)建項目日歷

3.設(shè)置工作時間

4.設(shè)置例外日期

5.設(shè)置某個人的例外日期

6.錄入任務(wù)和工期

創(chuàng)建和編輯完任務(wù)后，還需要對任務(wù)的工期進行設(shè)置。這里的工期是指計劃每一個任務(wù)需要花費的時間，以及整個項目花費的時間；合理安排和利用時間可以提高工作效率，以獲得更高的利潤。
Project允許輸入的工期單位有月、星期、工作日、小時或分鐘，不包括非工作日。Project在輸入任務(wù)名稱后，會對該任務(wù)設(shè)置一個默認工期。用戶可根據(jù)實際情況估計并設(shè)定具體的工期，輸入工期時，若不能確定該任務(wù)的工期可在后加"?"

7.錄入資源(人員清單)

8.給任務(wù)分配資源(人員)

9.設(shè)置任務(wù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系

1.任務(wù)鏈，在默認情況下，任務(wù)工期的開始時間都是同一天，但事實上，有些任務(wù)在某些任務(wù)之后進行，為了表示任務(wù)之后這種先后關(guān)系，需要用任務(wù)鏈將任務(wù)串起來。為了更好的說明任務(wù)情況，還可以添加備注。

2.任務(wù)之間的相關(guān)性是結(jié)果鏈接功能來創(chuàng)建的，在Project中，默認的鏈接任務(wù)是"完成-開始"，除此之外，主要有以下鏈接類型
-完成-開始(FS):后續(xù)任務(wù)(任務(wù)2)必須在前置任務(wù)(任務(wù)1)完成后，才能開始
-開始-開始(SS):后續(xù)任務(wù)(任務(wù)2)必須在前置任務(wù)(任務(wù)1)開始后，才能開始
-完成-完成(FF):后續(xù)任務(wù)(任務(wù)2)必須在前置任務(wù)(任務(wù)1)完成后完成
-開始-完成(SF):后續(xù)任務(wù)(任務(wù)2)必須在前置任務(wù)(任務(wù)1)開始前必須完成

3.默認連接類型是：完成-開始(FS)

10.更新并查看項目整體進度

圖示

[注]
4.Project任務(wù)模式有兩種，自動計劃模式和手動計劃模式兩種
-兩種的區(qū)別只能通過對比才能得出
其一：兩者的標簽不同，如上圖，行一標志為自動計劃，行二標志為手動計劃
其二：自動計劃中只能用正常情況輸入，而手動計劃中能通過不正常的情況下輸入(如不確定工期等等)

[注]
1.使用跟蹤甘特圖的前提:
添加"完成百分比"列
2.視圖切換到"跟蹤甘特圖"，操作者根據(jù)任務(wù)相關(guān)人員的實際完成情況，在"完成百分比"列，更新任務(wù)的完成百分比，project會自動計算項目總工期和整體的完成進度
3.跟蹤甘特圖，會顯示出"關(guān)鍵路徑"，關(guān)鍵路徑上的任務(wù)要及時完成，否則會導致項目延期
4.甘特圖外觀及任務(wù)種類

[注]
1.Project2003會自動設(shè)置相關(guān)的任務(wù)為關(guān)鍵任務(wù)和關(guān)鍵路徑。但是對于關(guān)鍵路徑及關(guān)鍵任務(wù)該怎么理解
2.關(guān)鍵路徑，對于完成一個項目，為使該項目按時完成而必須按時完成的一系列任務(wù)
3.關(guān)鍵任務(wù)，關(guān)鍵路徑上的每個任務(wù)
4.在Project有個域，叫關(guān)鍵，用來顯示一個任務(wù)是不是關(guān)鍵任務(wù)
舉例，有一個項目由A\B\C三個任務(wù)，A 1號完成 B 2號完成 C 3號完成。則關(guān)鍵任務(wù)為C。
如果A,B,C有連接關(guān)系，則A-B-C為關(guān)鍵路徑

[注]
問題:project軟件在個別情況下會有任務(wù)拆分線性狀態(tài)，而操作者自己沒有注定拆分任務(wù)，但是在甘特圖上某些任務(wù)好像拆分了
解決：
1.將該任務(wù)的工期改為0，然后重新輸入工期，很多時候通過這種操作后，就顯示正常了。
2.可以切換到"跟蹤甘特圖"視圖，甘特圖和跟蹤甘特圖視圖本質(zhì)上并無區(qū)別，通過條形圖樣式的設(shè)置，可以將兩個視圖設(shè)置成顯示的一模一樣。因此，當出現(xiàn)拆分的情況，可以嘗試切換到跟蹤甘特圖視圖，可能問題就解決了
3.拆分任務(wù)，如果需要在 任務(wù) 上中斷工作，操作可以進行拆分任務(wù)，以便它的一部分在日程中稍后開始，操作者可以根據(jù)需要，將任務(wù)拆分為多個分區(qū)。
具體的操作的是，在"任務(wù)"選項卡上的"日程"組中，選擇"拆分任務(wù)"。在任務(wù)的甘特圖上，單擊要拆分的日期所在的欄，然后將條形圖的第二部分拖動到希望工作再次開始的日期。若要刪除任務(wù)中的拆分(鏈接),操作者可拖動任務(wù)的一部分，知道它接觸到另一個分區(qū)。

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學習流程

1.創(chuàng)建任務(wù)2.創(chuàng)建任務(wù)和處理子任務(wù)和摘要任務(wù)3.顯示或隱藏子任務(wù)4.任務(wù)進行鏈接或取消鏈接5.調(diào)整條形圖的顏色2.創(chuàng)建工作資源3.設(shè)置工作日歷4.設(shè)置基線5.查看報表6.設(shè)置成本預算

創(chuàng)建任務(wù)

步驟1.設(shè)置項目開始日期項目默認顯示時間是2009年的信息，所有的視圖都是從2009年開始，不便于查看，所以第一步是修改項目開始時間，在"開始時間"一欄輸入項目的實際開始時間，操作者會發(fā)現(xiàn)甘特圖中顯示的時間區(qū)域變?yōu)榱宋覀冊O(shè)置的時間且在甘特圖中綠色豎線(右側(cè)第一列)代表當前時間。虛線代表日程開始時間。兩條虛線中間的區(qū)域代表日程開始時間與日程完成時間之間的區(qū)域。2.設(shè)置項目默認日程信息不同公司的上下班時間以及工作時長都可能會不同，所以在創(chuàng)建任務(wù)時，必須要設(shè)置項目日程的默認的信息3.修改項目工作時間根據(jù)項目實際的工作時間修改，可以保證排期時，任務(wù)準確分布

[注]
1.甘特圖:一個表示時間日程的進度圖，比如讀者的復習計劃，項目進展，工程進度等，都可以用甘特圖來呈現(xiàn)一個比較直觀的效果。
2.用圖表制作的甘特圖不僅能顯示每一項任務(wù)的時間長短和進展情況，還可以看到任意時間點在執(zhí)行哪項任務(wù)

3.工期：指某任務(wù)需要幾天完成，不考慮有多少人參與，默認單位是天
4.工時：指某任務(wù)一共投入了多少人時、人天或者人月，默認單位是小時，如一個任務(wù)A，要求2個人用3天完成，那么這個任務(wù)的工期就是3天，而工時是3（工期）*8（每日工作時長）*2（投入人數(shù)），一共48小時

創(chuàng)建任務(wù)和處理子任務(wù)和摘要任務(wù)

須知在Project中，降級的任務(wù)將成為其上方任務(wù)的子任務(wù)，其上方任務(wù)則變?yōu)檎蝿?wù)。摘要任務(wù)是由子任務(wù)構(gòu)成，并且會顯示子任務(wù)合并后的信息名字解釋任務(wù)包括：普通任務(wù)、摘要任務(wù)、子任務(wù)摘要任務(wù)：摘要任務(wù)由子任務(wù)構(gòu)成子任務(wù)：將普通任務(wù)降級后，該普通任務(wù)會變成其上方任務(wù)的子任務(wù)，此時上方普通任務(wù)會變成摘要任務(wù)普通任務(wù)：普通創(chuàng)建的任務(wù)升級降級位置降級：任務(wù)(進入)-->日程(欄位內(nèi))-->右箭頭功能(降級任務(wù)標志)升級：任務(wù)(進入)-->日程(欄位內(nèi))-->右箭頭功能(降級任務(wù)標志)

顯示或隱藏子任務(wù)

須知在Project中，所有的普通任務(wù)、子任務(wù)、摘要任務(wù)混合在一起，如果想要只展示普通任務(wù)與摘要任務(wù)，或者只展示普通任務(wù)與摘要任務(wù)的下一級子任務(wù)該怎么辦？Project為操作者提供了這樣的功能顯示或隱藏子任務(wù)位置位置:視圖(進入)-->數(shù)據(jù)(欄位內(nèi))-->大綱功能(展示與隱藏的位置)注意級別1：代表摘要任務(wù)以及普通任務(wù)級別級別2：代表普通任務(wù)以及摘要任務(wù)和摘要任務(wù)的下一級子任務(wù)(余此類推)....

任務(wù)進行鏈接或取消鏈接

須知在項目中鏈接任何兩個任務(wù)，以顯示它們的關(guān)系，也叫做任務(wù)相關(guān)性。相關(guān)性驅(qū)動項目的日程，就是在操作者鏈接兩個任務(wù)之后，操作者再對前置任務(wù)所做的每項更改都會影響后續(xù)任務(wù)，繼而影響下一個任務(wù)，依次類推進行鏈接1.在"任務(wù)名稱"列，按住ctrl選中兩個任務(wù)2.任務(wù)(進入)-->日程(欄位內(nèi))-->鏈接功能(加鎖樣式的圖形)取消鏈接1.在"任務(wù)名稱"列點擊一個存在鏈接的任務(wù)2.任務(wù)(進入)-->日程(欄位內(nèi))-->取消鏈接功能(開鎖樣式的圖形)

調(diào)整條形圖的顏色

步驟1.甘特圖工具(進入)-->甘特圖樣式(欄位內(nèi))-->樣式功能

簡單示例

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的项目管理及Office Project 2013 项目管理计划工具的使用详解(全)的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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