前言

工欲善其事必先利其器。
學(xué)習(xí)一點(diǎn)兒如何安排時(shí)間產(chǎn)出工作量的方法，對(duì)于生活也是很有必要的。

目錄：

• 前言
• 目錄：
• 第四章 循序漸進(jìn)
• 一分鐘：如何做到循序漸進(jìn)？
• 五項(xiàng)基本概念
• 問(wèn)卷
• 黃瓜和洋薊相約在森林散步
• 任務(wù)分解
• 拉金問(wèn)題
• 開發(fā) - 測(cè)量 - 認(rèn)知
• 截止期限、目標(biāo)日期和交付日期
• 時(shí)間盒子
• 虛假緊急
• 危機(jī)式管理
• 施行力
• SMART

上一篇在這里單核工作法1
原理1原理1
原理23原理23
原理45原理45
單核5：適用性適用性
單核6：顛倒優(yōu)先級(jí)優(yōu)先級(jí)
單核7：全景鬧鐘全景鬧鐘
單核8：小結(jié)單核8：小結(jié)
單核9：消減待辦任務(wù)消減待辦任務(wù)
單核10：忙碌謬論忙碌謬論
單核11：現(xiàn)在專注一件事現(xiàn)在專注一件事
單核12：現(xiàn)在專注一件事（下）現(xiàn)在專注一件事（下）
單核13：永不拖延（上）永不拖延（下）
單核14：永不拖延（下）永不拖延（下）

第四章 循序漸進(jìn)

不僅要把事做正確，還得做正確的那件事。然而一切都在改變，曾經(jīng)看起來(lái)正確的那件事也在改變。可能是我們沒(méi)理解利益關(guān)系人的意思，可能是他們改變了想法，也可能是我們想出了更好的方案。
我們必須時(shí)常與利益關(guān)系人同步目標(biāo)。在處理任務(wù)的過(guò)程中，我們會(huì)學(xué)到新東西；在看到階段成果時(shí)，利益關(guān)系人會(huì)學(xué)到新東西。我們的優(yōu)先級(jí)排序要時(shí)不時(shí)地基于這些新知識(shí)做出調(diào)整。
本章強(qiáng)調(diào)了擁抱變化的價(jià)值。我們必須把任務(wù)分解，做一點(diǎn)就展示一點(diǎn)成果給利益關(guān)系人看。配合使用時(shí)間盒子和拉金問(wèn)題，我們能夠充分利用最新的知識(shí)。

一分鐘：如何做到循序漸進(jìn)？

五項(xiàng)基本概念

※ 任務(wù)分解可能是戰(zhàn)勝拖延最有效的方式。開始做一項(xiàng)小任務(wù)，要比開始做一項(xiàng)大任務(wù)更
容易。但要把大任務(wù)的整體目的牢記在心，而且不要提前把所有子任務(wù)規(guī)劃得太詳細(xì)。
※ 拉金問(wèn)題：“此時(shí)此刻我的時(shí)間最好用來(lái)做什么？”這是我們必須經(jīng)常問(wèn)自己的問(wèn)題。要
讓工作取得成效，就必須經(jīng)常檢查成果并調(diào)整規(guī)劃。
※ 時(shí)間盒子是要先確定：什么時(shí)候開始，什么時(shí)候結(jié)束，專注在什么任務(wù)上。這與工作成
果的多少好壞無(wú)關(guān)，純粹與注意力有關(guān)。當(dāng)然，良好的專注度會(huì)帶來(lái)更高的產(chǎn)出。
※ 幼鳥先飛讓我們把想法盡早分享給別人，從而獲得反饋。這些反饋有助于確定下一步行
動(dòng)的最佳方向：看，這些是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的，接下來(lái)怎么做最好？
※ 虛假緊急是一個(gè)坑人的騙局，讓你把力氣花在一些次要的任務(wù)上。它讓你進(jìn)入來(lái)者不拒
的響應(yīng)狀態(tài)。但是用客觀標(biāo)準(zhǔn)衡量，這些任務(wù)其實(shí)不重要，反而耽誤事。它們讓你忙來(lái)忙
去，阻礙了真正的工作。

問(wèn)卷

在開始腦力激蕩之前，先找出你在現(xiàn)階段工作當(dāng)中經(jīng)常遇到的“時(shí)間殺手”，給它們打鉤。

• 工作材料不全
• 需求變來(lái)變?nèi)?/li>
• 利益關(guān)系人不在場(chǎng)
• 緊迫的截止期限
• 假裝緊急
• 總犯同樣的錯(cuò)誤
• 等待他人
• 毫無(wú)準(zhǔn)備的任務(wù)
• 委派失誤
• 每天的事務(wù)性工作
• 決策審批環(huán)節(jié)太多
• 對(duì)委派任務(wù)管得太細(xì)
• 一次嘗試太多
• 各種截止期限
• 倉(cāng)促作決定
• 缺少反饋
• 按下葫蘆浮起瓢
• 一夫當(dāng)關(guān)，萬(wàn)夫莫開
• 官僚主義害死人
• 規(guī)劃得太長(zhǎng)遠(yuǎn)

黃瓜和洋薊相約在森林散步

黃瓜：阿薊，好久不見。最近怎么樣？
洋薊：最近一個(gè)月我工作很拼的，給客戶交付了一個(gè)大活兒。
黃瓜：那你交付的東西客戶滿意嗎？
洋薊：可惜不滿意。
黃瓜：為什么？
洋薊：就是想不通啊。我完完全全按客戶的需求單交付的。但客戶現(xiàn)在說(shuō)，他們要的不是這
些。
黃瓜：原本在需求單上的東西，等實(shí)際做出來(lái)看到效果，產(chǎn)生新的想法不是很正常的嗎？
洋薊：是的，你說(shuō)的對(duì)。我應(yīng)該在一開始就和他們協(xié)調(diào)，早點(diǎn)看看他們是否喜歡我做的東
西。
黃瓜：如果他們?cè)谠缙诟淖兿敕?#xff0c;事情會(huì)怎樣？
洋薊：那我就可以調(diào)整工作重點(diǎn)，不會(huì)浪費(fèi)這么多時(shí)間。
黃瓜：下需求單有點(diǎn)像下賭注：我想未來(lái)我會(huì)需要這個(gè)。需求單訂的東西越大，風(fēng)險(xiǎn)也就越
大。
洋薊：沒(méi)錯(cuò)。小步循序漸進(jìn)地工作，保證自己每隔一段時(shí)間有進(jìn)行調(diào)整的能力，可以減少風(fēng)
險(xiǎn)。

任務(wù)分解

任務(wù)太大，可能是拖延癥的頭號(hào)原因。如何吃掉一頭大象？先咬下第一口，然后服務(wù)生效應(yīng)會(huì)幫助我們保持步伐。[1] 不幸的是，有太多人的任務(wù)分解是失敗的，原因是把任務(wù)分解當(dāng)成了詳細(xì)的路線圖：從起點(diǎn)直到終點(diǎn)。
在分解任務(wù)之前，第一步是考慮這事的終極目的。自問(wèn)自答：為什么你要花時(shí)間來(lái)做這項(xiàng)任務(wù)，而不是其他隨便什么任務(wù)？當(dāng)你交付最終結(jié)果的時(shí)候，會(huì)如何讓世界變得更好？回答一兩句話即可。
第二步是寫下一份利益關(guān)系人清單，以及他們?yōu)槭裁聪胍阕鲞@項(xiàng)任務(wù)。利益關(guān)系人可能是直接使用你工作成果的人，例如閱讀你報(bào)告的人；也可能是出資方或者間接受到你的工作成果影響的人。
第三步是找出 1~5 項(xiàng)可以產(chǎn)生反饋結(jié)果的小任務(wù)。例如，查閱之前的報(bào)告，寫下目錄標(biāo)題，聯(lián)系某位能提供有用信息的人。通過(guò)執(zhí)行這些子任務(wù)，你會(huì)獲得與整體任務(wù)相關(guān)的更多知識(shí)。完成快捷清單上的小任務(wù)后，雖然整體任務(wù)還沒(méi)完成，但是你可以把現(xiàn)階段的工作成果與他人分享，重新評(píng)估終極意義，從而找出新的 1~5 項(xiàng)小任務(wù)。一邊做、一邊獲得新知識(shí)，進(jìn)而讓新知識(shí)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。

拉金問(wèn)題

可以有很多借口不立即去做最重要的事情：某人剛剛讓我去做某件事；我當(dāng)年答應(yīng)過(guò)要做某件事；我心里很渴望做某件事；某件事眼看就要到截止期限了……不過(guò)，我現(xiàn)在的時(shí)間花在這些地方真的好嗎？
阿蘭 · 拉金在 20 世紀(jì) 70 年代創(chuàng)造了“拉金問(wèn)題”[2]：此時(shí)此刻我的時(shí)間最好用來(lái)做什么？
拉金敦促我們，在糾結(jié)要做什么時(shí)，在被干擾分心時(shí)，在拖延耽擱時(shí)，在一切看似按部就班時(shí)，都應(yīng)該問(wèn)問(wèn)自己這個(gè)問(wèn)題。在單核工作法中，我們至少每小時(shí)問(wèn)自己一次拉金問(wèn)題。在片刻之前最重要的事情，現(xiàn)在可能已經(jīng)不是最重要的了。今天早晨你開始寫一份財(cái)務(wù)報(bào)告，到 11 點(diǎn)還沒(méi)寫完，而這時(shí)你發(fā)現(xiàn)，必須在午飯前開出一張發(fā)票。現(xiàn)在拉金問(wèn)題的答案就成了發(fā)票。
任務(wù)切換總是有成本的，因此對(duì)于想要完成一些事情的人來(lái)說(shuō)，單核工作法作用很大。盡管這個(gè)世界在向我們索取越來(lái)越多的注意力，“做最重要的事”仍然要成為壓倒一切的優(yōu)先級(jí)排列規(guī)則。
單核工作法并非要對(duì)新任務(wù)強(qiáng)制說(shuō)“不”。每小時(shí)思考拉金問(wèn)題，在問(wèn)題之間的時(shí)段專注于一項(xiàng)且僅此一項(xiàng)任務(wù)——此時(shí)此刻最重要的任務(wù)。這樣可以同時(shí)獲得最佳的靈活性和效率。

開發(fā) - 測(cè)量 - 認(rèn)知

你接手一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，它已經(jīng)有了預(yù)先定義的詳細(xì)規(guī)格，包括交付日期、工作方法和產(chǎn)出結(jié)果。你嚴(yán)格按照規(guī)格做了，但客戶那邊看不到任何有用的東西。開發(fā) - 測(cè)量 - 認(rèn)知的方法 [3]可以降低一條路走到黑的風(fēng)險(xiǎn)。
這項(xiàng)工作一開始，你會(huì)對(duì)應(yīng)該做些什么來(lái)滿足利益關(guān)系人的需要有一些假設(shè)或猜想。“開發(fā)”意味著在這樣的前提下，通過(guò)最簡(jiǎn)單的可行方式來(lái)測(cè)試你的假設(shè)。做出一點(diǎn)東西，尋求一些反應(yīng)，從而獲得更多的知識(shí)。
這并不一定是要制造原型產(chǎn)品和交付階段性成果。例如，你可以做一套幻燈片，向別人展示來(lái)獲得反饋。可以在幻燈片里描述你的行動(dòng)、交付成果的品質(zhì)或者目標(biāo)人群的收益。
針對(duì)獲得的反饋，提取出你的結(jié)論。這時(shí)，就可以發(fā)現(xiàn)你的某些假設(shè)是正確的，而某些必須丟棄。新的知識(shí)激發(fā)產(chǎn)生新的假設(shè)。然后在第二個(gè)迭代里測(cè)試新假設(shè)，你的產(chǎn)出就在遞增中前進(jìn)了。
隨著一次接一次的迭代，不斷測(cè)試各種想法，你就建立起了一套定位于現(xiàn)實(shí)的產(chǎn)出成果。對(duì)利益關(guān)系人來(lái)說(shuō)，他們有機(jī)會(huì)最先看到第一手成果，知道自己將得到哪些東西，這樣就可以提供更好的指導(dǎo)，告訴你他們想要什么。開發(fā) - 測(cè)量 - 認(rèn)知讓我們能在早期校正方向。

截止期限、目標(biāo)日期和交付日期

截止期限（deadline，字面意思是“死亡線”）和目標(biāo)日期（target date）不是一回事。在溝通的時(shí)候一定要注意，這些詞匯至關(guān)重要。隨便混淆它們會(huì)讓人產(chǎn)生錯(cuò)誤的期待，從而導(dǎo)致不良的優(yōu)先級(jí)排序，把人惹毛，在最壞的情況下甚至?xí)G掉商業(yè)機(jī)會(huì)。
19 世紀(jì)，美國(guó)的監(jiān)獄外面圍有一圈柵欄，犯人如果出界就會(huì)被擊斃。因此，這圈柵欄被稱為“死亡線”。[4] 報(bào)社借用了這個(gè)詞，代表必須交稿的最后時(shí)間，再晚就趕不上本期刊登了。在今天的職場(chǎng)中，錯(cuò)過(guò)截止期限意味著沒(méi)有辦法再為這項(xiàng)任務(wù)做任何事了。為會(huì)議準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)是有截止期限的，在會(huì)議之后再修改簡(jiǎn)報(bào)是沒(méi)有意義的。
目標(biāo)日期并不是截止期限，而是對(duì)實(shí)現(xiàn)既定成果的期望日期。我們?cè)跍贤〞r(shí)也許會(huì)把目標(biāo)日期告訴對(duì)方。錯(cuò)過(guò)目標(biāo)日期可能會(huì)帶來(lái)負(fù)面后果，但仍然可以繼續(xù)工作來(lái)完成這項(xiàng)任務(wù)。交付日期（due date）與目標(biāo)日期差不多。
自設(shè)自守的目標(biāo)期限可以減少拖延， 原因可能是這讓我們感覺這項(xiàng)任務(wù)的緊急程度提高了。這種欺騙自己的方法其實(shí)會(huì)損害生產(chǎn)力。必須基于重要程度來(lái)確定優(yōu)先級(jí)，而不是緊急程度。

時(shí)間盒子

在單核工作法中，我們使用的不是截止期限和目標(biāo)日期，而是時(shí)間盒子（timeboxing）。使
用時(shí)間盒子，我們能靈活使用可支配時(shí)間，根據(jù)最新的知識(shí)調(diào)整優(yōu)先級(jí)。這樣才能讓我們所
做的事情產(chǎn)生最大的價(jià)值。
時(shí)間盒子要提前設(shè)置三個(gè)參數(shù)：什么時(shí)候開始，什么時(shí)候結(jié)束，專注在什么任務(wù)上。一個(gè)成
功的時(shí)間盒子就是能按時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束，而且專注在既定任務(wù)上，沒(méi)有被其他事打擾。
這里要用到完全不同的思考方式：在時(shí)間盒子中，我們專注于專注本身，而不是專注于工作
成果。成果的多與少、好與壞都不重要，只要能讓自己?jiǎn)魏颂幚碜钪匾墓ぷ?#xff0c;我們就滿意
了。
一個(gè)時(shí)間盒子可能不夠大，完不成整個(gè)任務(wù)，這沒(méi)問(wèn)題。在下一個(gè)時(shí)間盒子開始前，你有權(quán)
力決定，是再投入一個(gè)時(shí)間盒子繼續(xù)這項(xiàng)任務(wù)，還是切換到另一項(xiàng)任務(wù)。時(shí)間盒子讓優(yōu)先級(jí)
排序具有靈活性，減少了風(fēng)險(xiǎn)，比用截止期限倒逼的方法更好。
為什么時(shí)間盒子比截止期限好？因?yàn)榍罢卟挥每紤]超出我們控制的東西。你能控制的只是讓
自己專注什么事、什么時(shí)候停止，而在開始以前，這項(xiàng)任務(wù)能否達(dá)到預(yù)定目標(biāo)、能否趕上截
止期限，都不是你能決定的。

虛假緊急

緊急是市場(chǎng)營(yíng)銷人員最好的朋友。為了向你兜售某樣?xùn)|西，他們會(huì)營(yíng)造十萬(wàn)火急的感覺。對(duì)于披著緊急外衣的任務(wù)，最好有一副火眼金睛。
※ 失去機(jī)會(huì)的緊急：每次有人要求你在一個(gè)時(shí)間框架內(nèi)采取行動(dòng)，你都應(yīng)當(dāng)考慮最壞的情況。如果不行動(dòng)，會(huì)發(fā)生什么？可能也沒(méi)多糟糕。
※ 艱難成就的緊急：當(dāng)別人告訴你這項(xiàng)任務(wù)很難做的時(shí)候，他們可能陷入了費(fèi)斯廷格的心血辯護(hù)效應(yīng)（Festinger’s effort justification paradigm）。[6] 人們傾向于認(rèn)為，投入的努力越多，取得的成果越有價(jià)值。
※ 競(jìng)爭(zhēng)的緊急：現(xiàn)在不行動(dòng)就會(huì)輸給別人。但是如果比賽本身并不重要呢？在無(wú)關(guān)宏旨的競(jìng)爭(zhēng)上花時(shí)間，你也許能贏得戰(zhàn)斗，但卻輸?shù)袅藨?zhàn)爭(zhēng)。
※ 稀缺的緊急：研究顯示，某項(xiàng)資源有限的情況會(huì)導(dǎo)致我們采取行動(dòng)。[7] 如果有一份建功立業(yè)的機(jī)會(huì)擺在面前，你不擔(dān)起責(zé)任，你的同事就會(huì)取得這個(gè)位置。
※ 時(shí)間用語(yǔ)的緊急：如果有類似“現(xiàn)在、快點(diǎn)、趕緊、立即”這些詞匯出現(xiàn)在任務(wù)描述中，就要提高警惕。它們放在那里可能只是為了營(yíng)造虛假的緊急感。
單核工作者評(píng)估工作優(yōu)先級(jí)時(shí)，要根據(jù)重要程度，而不是緊急程度。某些任務(wù)會(huì)讓你進(jìn)入來(lái)者不拒的響應(yīng)狀態(tài)，但是用客觀標(biāo)準(zhǔn)衡量，它們其實(shí)并不重要，反而耽誤正事。它們讓你忙來(lái)忙去，阻礙了真正的工作。

危機(jī)式管理

一片忙亂，人仰馬翻；大期將至，金鼓連天；時(shí)勢(shì)英雄，臨危受命。這情景似乎在哪里見過(guò)？管理層傳達(dá)的意思都是公司面臨難關(guān)，狀況始料未及，時(shí)間刻不容緩，決策情非得已。
在我看來(lái)，一個(gè)工程、一項(xiàng)任務(wù)永遠(yuǎn)都不會(huì)太晚。我們也許有過(guò)不切實(shí)際的期待，以為事情到今天能做到什么地步，但那是以前。現(xiàn)在，既然已經(jīng)知道事情的真實(shí)進(jìn)展程度，我們就不應(yīng)該被過(guò)去的猜想所困擾。把失敗的規(guī)劃扔進(jìn)故紙堆就好了。
在危機(jī)燈閃爍的時(shí)候，要保持冷靜。首先分析當(dāng)前狀況：我目前的位置在哪兒？多探究有關(guān)聯(lián)性的假設(shè)：當(dāng)前的狀況是暫時(shí)的嗎？還是會(huì)長(zhǎng)期存在，以至于覆蓋最初規(guī)劃的整個(gè)時(shí)間周期，影響成功執(zhí)行？ 如果是后者，就要重新規(guī)劃。
基于你當(dāng)前所處的位置，設(shè)立新目標(biāo)。你想要實(shí)現(xiàn)什么？要達(dá)成這些目標(biāo)，有沒(méi)有變通路徑？盡量別考慮在辦公室砸時(shí)間的選項(xiàng)，因?yàn)檫@很少有效果。不休息，你的步伐會(huì)慢下來(lái)，總體上減少了能夠?qū)崿F(xiàn)的成果。
如果一位長(zhǎng)跑運(yùn)動(dòng)員因?yàn)楦杏X自己表現(xiàn)未達(dá)預(yù)期，就總是不斷沖刺的話，他就無(wú)法跑完全
程。“風(fēng)物長(zhǎng)宜放眼量”，以可持續(xù)的步伐前進(jìn)，我們才能獲得最佳的長(zhǎng)期生產(chǎn)力。

施行力

愛德華·德·博諾說(shuō)，我們的文化里有種特別淺陋的偏見，就是把思想者和行動(dòng)者區(qū)分開來(lái)。[9] 他創(chuàng)造了施行（operacy）這個(gè)詞來(lái)代表行動(dòng)中涉及的思考或者行動(dòng)中用到的技巧。施行力的基準(zhǔn)是簡(jiǎn)單、務(wù)實(shí)、有效。[10]
※ 任務(wù)夠不夠簡(jiǎn)單？
　　簡(jiǎn)單的行動(dòng)，就是要做顯而易見的事。既然想到一個(gè)聰明的點(diǎn)子，就快速把它實(shí)現(xiàn)，在做的過(guò)程中學(xué)習(xí)。想成功，必須容忍錯(cuò)誤和失敗。通過(guò)做簡(jiǎn)單的事情，我們會(huì)獲得時(shí)間和空間來(lái)調(diào)整航向。
※ 任務(wù)是不是可行？
　　通過(guò)這項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)，確實(shí)能獲得往下進(jìn)行的更多知識(shí)嗎？每次在確定一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)之前，先考慮最可能的成果。最可能的成果不等于最期望的成果。
※ 任務(wù)是不是有效？
　　效率（efficient）在于在輸入和輸出之間取得平衡；而成效（effective）則在于取得想要的成果。施行力在于做真正值得做的事情。決定優(yōu)先級(jí)時(shí)，要看眼下這一步如何更有成效。現(xiàn)實(shí)世界的工作涉及人員、規(guī)劃、沖突、取舍和協(xié)商。你必須評(píng)估狀況，自己主動(dòng)行動(dòng)起來(lái)。只做不想是不夠的，只想不做也不行。施行力是一種街頭智慧，能幫你做成事情。

SMART

喬治 · 多蘭最初提出 SMART 這個(gè)縮寫時(shí)，針對(duì)的是制訂公司目標(biāo)的高級(jí)職員、經(jīng)理人以及高管。第一版中的 5 個(gè)字母分別代表明確性、可衡量性、可分配性、現(xiàn)實(shí)性、時(shí)限性（specific, measurable, assignable, realistic, time-related；SMART 的英文字面意思為“聰明、智能”）。
然而在設(shè)置個(gè)人目標(biāo)的時(shí)候，不必做到向全公司傳達(dá)文件那樣精確。對(duì)自己的任務(wù)進(jìn)行SMART 描述，可能會(huì)模糊你的直覺，導(dǎo)致過(guò)分追求細(xì)枝末節(jié)。
你出自直覺的前進(jìn)方向要比刻意給自己定義的衡量指標(biāo)更重要。在事前憑空制定明確規(guī)格是盲目行為，會(huì)抑制創(chuàng)造力。現(xiàn)實(shí)性與成效有關(guān)，它也應(yīng)該是你在著手任務(wù)后更清楚的，而不是著手之前。
時(shí)限性在這里指的是設(shè)置截止期限。你應(yīng)該知道，我一直主張交替進(jìn)行小步前進(jìn)、學(xué)習(xí)、調(diào)整航向的步驟。制定龐大的規(guī)劃，預(yù)先劃出整體工作時(shí)間和工作范疇，只會(huì)讓人一頭扎進(jìn)自認(rèn)為對(duì)的方向。
不要用 SMART，而是要把桌面當(dāng)成你的實(shí)驗(yàn)臺(tái)，檢驗(yàn)最新的假設(shè)是否正確。在全景模式下選出最重要的任務(wù)，然后在單核時(shí)段內(nèi)專注執(zhí)行。由此可以獲得新知，明白如何繼續(xù)前進(jìn)。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的单核工作法15：循序渐进的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。

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