打造GTD style的办公环境 V1.0
看到twhsi博客中《我的GTD Style 工作區(qū) 實務(wù)分享篇》很受啟發(fā),用GTD一年多了,對于數(shù)字式的信息管理得比較清晰,但對于實物類的事務(wù)管理還是有點混亂,桌面堆得東西到處都是,柜子里也胡亂地堆著有用沒用的東西,很多東西沒有分門別類的存放,2012年底室里雜事較多,開題、結(jié)題、寫總結(jié)、簽合同、辦手續(xù),如果沒有GTD,可能真會瘋掉,在瞎忙的空隙開始慢慢打造我自己的GTD辦公桌面。
我的第一步是從桌面的整理開始,把一些東西移出辦公桌面,無用的扔掉,還有一些需要歸檔的東西暫時先移到柜子里了,桌面顯得整潔了許多,當(dāng)然資料柜的整理是我再進(jìn)一步的工作,需要慢慢條理化。
下面這張辦公桌的照片是2012年6月照的,這個已經(jīng)進(jìn)行過簡單整理了,但參照了一些GTD style桌面的照片后, 特別是看到bill meade的GTD desk后,發(fā)現(xiàn)問題還是比較多。
(1)沒有明顯的實物的Inbox,原來是用中間的一疊A4紙來做Inbox的,但一個action寫在面前的一疊紙中,不應(yīng)該總出現(xiàn)在眼前,這些不需要立即處理的事會起到一些干擾作用
(2)沒有創(chuàng)意思考的空間,當(dāng)進(jìn)行一個項目的分解,比較自然式計劃法的思考時,應(yīng)該留出一塊較空的桌面,可以任意亂寫亂畫,鍵盤和鼠標(biāo)都很礙事
(3)USB線纜有點亂,甩得到處都是
(4)機(jī)箱放在桌面上占去不少地方
(5)大音箱放在窗臺上,小音箱也放在桌面上,又亂又沒有2.1音箱的效果
(6)機(jī)箱后面更亂,雖然從正面看不到,但后面是一個沙發(fā),來的客人的左右視線全是一堆雜亂的線纜,當(dāng)然對面老SUN的線纜更多更亂
先看看我整理后GTD Desk。
總之原來的桌面上可用的空余地方太少,后面也很亂,看到國外這個網(wǎng)站上的GTD桌面(由于國內(nèi)強(qiáng)大的防火墻,這張圖片還是在國外的同學(xué)幫忙才下載看到的,為了國內(nèi)的朋友方便參考,我已經(jīng)征得了bill meade的同意,Before and After GTD.PDF 以及 Perfect GTD Desk.PDF我都放在博客園保存了一份),感覺這個牛人不允許桌面上存在除鍵盤鼠標(biāo)之外的任何東西。
我的桌面整理過程:
(1)兩臺19英寸的顯示器太占地方,把其它屋的一臺24英寸的顯示器換了過來,這樣少了一臺顯示器,也少了1根電源線和1根信號線。
(2)換用無線鍵盤和無線鼠標(biāo),這樣少了2根線。
(3)USB線太亂,現(xiàn)在常用iPhone連接線、Mini USB線,為了要插U盤,還要備一根延長線,為了防止接幾個USB設(shè)備或接入大容量硬盤后電壓不夠,買了一個USB HUB(從amzon買的SSK飚王、積木、七孔、帶電源USB2.0集線器),把它粘在桌子靠墻的一側(cè),這樣誰也看不見,用的時候把線甩上來,平常的桌面就不會有線纜了。
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(4)Inbox還是要有一個實物的,因為常會收到A4紙大小的文件,所以盒子一定要比A4大,翻了翻柜子,發(fā)現(xiàn)一個茶葉盒的蓋子大小正合適,放在顯示器的左邊,這樣信息從左邊進(jìn)入Inbox,然后加工處理后歸檔到右邊的資料柜。
(5)以前的2.1音箱接線太亂,平常辦公用不著一個碩大的低音音箱,把音箱減掉吧,還可以省掉許多連接線,從網(wǎng)上淘了一個coox小音箱,還能經(jīng)常給我的iPhone充充電。
當(dāng)iPhone放在上面充電時,我的藍(lán)牙耳機(jī)就發(fā)揮作用了,一鍵接聽,既減少輻射,還騰出了雙手。
(6)項目參考材料我用以前的小文件柜,只能存放A4紙大小的材料,材料也不能太厚,但對我的日常工作一般就夠了。從網(wǎng)上買了一些L型文件夾,這種文件夾的好處是不需要打開就可以知道這是什么材料,即使從上到下翻一遍,也不需要太多的時間。根據(jù)平常的工作職責(zé),把幾個小格都分配互相獨立的功能,最上一層是放一些空的文件夾,當(dāng)某些文件需要做為項目參考資料時,就從這里拿出空文件夾,把它裝進(jìn)去,然后歸檔到下面的格子中。中間的格子分為培訓(xùn)文檔、合同手續(xù)材料、報銷的發(fā)票等,最底下一層是最近常用到的雜類資料,暫時不知道如何更好的分類。
(7)在小資料柜上面放一個記錄本,一般開會時抓著就走,隨便記上的東西回來后就整理到Inbox中,所以這個記錄本只是開會時用,平常不看。
(8)電話放在右側(cè)的桌子上,接聽和撥打都非常方便。看twshi的圖片里電話上放個耳機(jī),可以在打電話時騰出雙手,我這個電話太普通,還沒有這個功能,當(dāng)想記下一些東西時,只能把電話夾在頭和肩膀中間了。
(9)在桌面底下還有一個可以滑出的小抽屜,放上一些創(chuàng)意思考的白紙,這里弄了一份創(chuàng)意思考的文檔模板,用這種辦法來啟發(fā)思路。
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(10)顯示器底座以前沒發(fā)現(xiàn)有什么用,沒想到這款HP顯示器正好分為了三欄,左右欄放幾支筆,隨時保證有筆可用。中間放我自制的A6即時貼(把一張反而沒有字的A4廢紙撕成四份),需要收集某件事情時,在這個A6紙上快速寫下,扔到左側(cè)的Inbox中收集起來。
(11)垃圾筒放在桌子底下,應(yīng)該找個大點的,方便把一整張的A4紙直接扔進(jìn)去,需要的話放到碎紙機(jī)中。
(12)桌子底下右側(cè)的資料柜放些參考資料,這個資料柜有三個抽屜。中間一層放一些小餅干或面包,在上午10點和下午4點的時候可以用來補(bǔ)充能量用。上面一層抽屜放幾本最近要看的書,下面一層抽屜比較大,還沒想好放什么。
(13)右側(cè)的桌子基本上只放一個電話,其它地方空出來,需要時可以放筆記本電腦。下面還可以放些準(zhǔn)備閱讀的書以及一些比較厚的參考資料。
(14)買了一把電腦椅,這樣一方面保護(hù)脆弱的頸椎和腰椎,還可以不用站起來移動到另一個桌面上,開展另一個項目工作。
至此,我的GTD style Desk V1.0基本有個雛形了,下一步還有幾個資料柜需要整理好。
春節(jié)前把打印機(jī)和飲水機(jī)處的東西也整理好,打印機(jī)旁邊放最常用的打印紙,再放上常用的訂書機(jī)、裁紙刀、透明膠等辦公用品。飲水機(jī)附近放常用的茶葉、咖啡和紙杯等東西。
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的打造GTD style的办公环境 V1.0的全部內(nèi)容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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