信息系统项目管理师采购管理
采購管理
- 項目采購管理
- 戰略合作管理
- 供應商戰略合作伙伴關系的概念
- 建立供應商戰略合作伙伴關系的意義
- 供應商戰略合作伙伴關系的構建
- 供應商戰略合作伙伴關系的管理
- 合作伙伴關系評價
- 采購管理過程
- 規劃采購
- 實施采購
- 控制采購
- 結束采購
- 采購管理技術和工具
- 采購管理方法和技術的應用
- 采購管理信息系統
- 招投標
十大管理第十季
采購管理
項目采購管理
戰略合作管理
1、必須摒棄“以企業為中心”的傳統管理模式，代之以現代戰略合作的管理模式。戰略合作的管理本質是供應鏈管理。供應鏈成員企業間應建立戰略合作伙伴關系，即供應鏈中相互獨立的上下游企業間基于信任和共同目標，共享資源、共擔風險、共同獲利的非正式長期協議關系。
2、戰略合作關系目的是為了降低供應鏈總成本、降低庫存水平、增強信息共享、改善相互之間的交流、保持戰略伙伴相互之間操作的一貫性、產生更大的競爭優以實現供應鏈節點企業的財務狀況、質量、產量、交貨期、用戶滿意度和業績的改善和提高。在新的競爭環境下，供應鏈合作關系強調共同努力實現共有的計劃和解決共同問題，強調相互之間的信任與合作。
供應商戰略合作伙伴關系的概念
供應商戰略伙伴關系是企業與供應商之間達成的最高層次的合作關系，它是指在相互信任的基礎上，供需雙方為了實現共同的目標而采取的共擔風險、共享利益的長期合作關系。
建立供應商戰略合作伙伴關系的意義
(1）可以縮短供應商的供應周期，提高供應靈活性。
(2）可以降低企業采購設備的庫存水平，降低管理費用、加快資金周轉。
(3）提高采購設備的質量。
(4）可以加強與供應商溝通，改善定單的處理過程，提高設備需求的準確度
(5）可以共享供應商的技術與革新成果，加快產品開發速度，縮短產品開發周期。
(6）可以與供應商共享管理經驗，推動企業整體管理水平的提高。
供應商戰略合作伙伴關系的構建
供應商戰略合作伙伴關系構建的流程/主要包括:分析市場競爭環境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴關系的標準、評價和選擇合作伙伴以及建立和實施合作伙伴關系等。
(1）合作伙伴的主因素分析
合作伙伴的業績在今天對企業本身的影響越來越大，在交貨、產品質量、產品價格、提前期、庫存水平、產品設計等方面都影響著信息系統建設項目的成功與否。
(2）選擇合作伙伴的標準
選擇合作伙伴的標準應該建立在總成本最小化、敏捷性強、風險最小化的原則之上。
(3）合理的評價與選擇
對合作商的綜合評價主要針對其基本資質、資信情況、市場及技術能力等方面進行綜合考察和評價。
供應商戰略合作伙伴關系的管理
1.建立信任監督機制
(1）考察供應商過去的業績和商譽。
(2）供應商通過第三方認證。
(3）建立長期戰略合作關系。一旦發現有欺騙動機和行為的供應商，就立即取消與其合作計劃，并將供應商名單公布于眾。
(4）企業經營理念的轉變。要想獲得自身利益，首先要為他人提供有用的產品或服務。
(5）政府積極參與并創造良好經濟環境。
2.合作伙伴的激勵機制
要保持長期的雙贏關系，對供應商的激勵是非常重要的。沒有有效的激勵機制，就不可能維持良好的供應關系。供應鏈合作伙伴的選擇和管理是一個動態的過程。
合作伙伴關系評價
避免合作伙伴關系失敗的要點:
(1）高層管理的承諾。
(2)嚴格的供應商選擇過程。
(3）持續努力地改進。
(4)目標一致
(5）合作伙伴關系支持體系和文件。
(6）不斷關注雙贏機會。
(7)廣泛溝通和分享信息。
(8）建立信任。
(9）資源讓步。
(10）關于聯盟與合作關系目標和期望利益的內部教育。
(11）人員發生變動時，保持聯盟與合作關系的能力。
采購管理過程
項目采購管理的主要過程包括編制采購計劃、實施采購、控制采購、結束采購等4個過程，細化來講包含如下步驟:
1、需求確定與采購計劃的制訂:需求的確認過程就是采購部門收到采購申請，制訂采購計劃的過程。
2、供應商的搜尋與分祈
3.定價
常見的有競爭性報價及談判兩種。
(1）競爭性報價適用下列特征。
1）采購量足夠大，值得進行競爭性報價。
2）供應商很清楚細節和要求，有能力準確估計生產所需的成本。
3)競爭性的市場環境，即有足夠多的合格競爭者。
4）買方只向技術合格的供應商發出競標，而愿意合作的供應商則進行報價。
5）買方沒有優先考慮的供應商。
(2）談判下列情況適合。
1）當前述任何競爭性報價的標準都不存在時。
2）當采購耍求諸多績效因素（如價格、質量、交貨、風險分攤以及產品支持等方面）必須達成一致時。
3）當買方要求供應商的早期參與時。
4)當供應商需要很長時間來開發和生產采購方采購的物品時（這通常會使預測供應商的采購成本變得更難）。
4.擬定并發出定單
企業根據確定的采購需求與采購計劃，在企業的采購定單模板中填上采購內容和要求形成采購定單，采購定單需經過評審，并得到批準。采購定單批準后，企業采購人員向供應商發出定單。
5、定單的跟蹤和跟催
(1）訂單跟蹤是指依據發出的定單內容，跟進監督，了解進展。
(2）跟催是指依據發出的定單內容，跟進催促，掌控進展。
6、驗貨和收貨
7、開票和支付貨款
8、記錄管理
規劃采購
1.供應商的管理1)供應商調查
1)供應商初步調查。主要是了解供應商的名稱、地址、生產能力、能提供什么產品，能提供多少，價格如何，質量如何，市場份額有多大，運輸進貨條件如何。
(2)供應商深入調查
2)供應商選擇指標
(1)供應商選擇指標確定原則:
在選擇供應商時，企業考慮的主要因素有:價格、質量、服務、位置、供應商的存貨政策和柔性。
2)供應商選擇指標體系設置:三大主要因素:供應商的產品價格、質量、和服務。
3)供應商評估方法
(1)供應商走訪。
(2)招標法。招標選擇是采購企業采購用招標的方式吸引多個有實力的供應商來投標競爭，然后經過評標小組分析評比而選擇最優供應商的方法。
(3)協商法。由企業先選出供應條件較為有利的幾個供應商，同他們分別進行協商，再確定適當的供應商。與招標法相比，協商方法由于供需雙方能充分協商，在物資質量、交貨日期和售后服務等方面較有保證;但由于選擇范圍有限，不一定能得以價格最合理、供應條件最有利的供應來源。當采購時間緊迫、投標單價少、競爭程度小、訂購物資規格和技術條件復雜時，協商選擇方法比招標法更為適合。
4)采購供方的合格評價
(1)新增供方審核評價。采購供方評價的主要依據是供應商的資質、供貨的質量保證能力和產品的價格質量及售后服務能力。
(2)對采購已有合格供方的控制。
每年按滾動方式，進行重新評價，提出是否保留供應商合格資格的意見在采購合同執行過程中，出現重大不合格，或者嚴重影響合同進度，及時對其合格供方資格進行重新評定。不合格的供應商，取消其合格供方資格。
采購產品的提供、驗證及其后的儲存、使用、交付后所發現的任何產品或服務問題，均保持記錄，實施單位應及時反饋，提出處理要求，企業限定供方進行整改，必要時取消其合格供方資格。
3)對合格供方的管理。按代理級別和專業產品建立相對穩定的《合格供方A類名錄》，以達到有效的管控作用。
5)供應商質量管理
供應商質量的定義:在特定的績效范圍內，符合或超過現有和未來客戶(買方或最終客戶）期望或需求的能力。
2、產品采購目錄管理
企業根據合格供應商所能提供的產品建立和維護企業的《產品采購目錄》，指導企業的產品采購更好地完成對合格供應商采購產品的詢價比價工作。
3、采購需求管理
(1）識別需求。
(2）需求的類型。通常有獨立需求與從屬需求。
獨立需求是某一項的需求是與其他項目無關。指那些不確定的、隨機性的、企業自身不能控制的需求。
相關需求也叫非獨立需求，指某一項的需求是來自其他項目的需求量的派生。
(3）需求分析方法。統計分析預測方法:對以往的采購申請單匯總統計、對各個銷售日報表進行統計。
(4）需求確定和變更控制。采購需求經確定后，就成為采購計劃、采購實施的基線，確定后的采購需求在履行中發生變更，需走變更控制審批流程，及時通知各執行部門。
4、采購計劃管理
采購計劃是指企業管理人員在了解市場供求情況，認識企業信息系統項目活動過程中對計劃期內物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署。
1)采購計劃的作用
可以有效地規避風險，減少損失。為企業組織采購提供了依據。
有利于資源的合理配置，以取得最佳的經濟效益。
4)采購預算
采購預算就是一種用數量來表示的計劃，是將企業未來一定時期內經營決策的目標通過有關數據系統地反映出來，是經營決策具體化、數量化的表現。
5、規劃采購:輸入
為了保證采購計劃的可執行性和有效性，需要下面的依據作為本過程的輸入。
1)項目管理計劃︰
2)需求文檔
3)風險登記冊瞭
4)活動資源要求︰
5)項目進度.
6)活動成本估算﹐
7)干系人登記冊
8)事業環境因素﹐
9)組織過程資產
6、規劃采購:輸出
編制采購計劃過程的主要成果之一是采購計劃，具體的采購活動將依據采購計劃進行。
1)采購計劃:采購計劃描述從形成采購文件到合同收尾的采購過程。
2)采購工作說明書:對所購買的產品、成果或服務來說，采購工作說明書定義了與合同相關的那部分項目范圍。每個采購工作說明書來自于項目范圍基準。
3)采購文件:采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書。當選擇賣方的決定基于價格（例如當購買商業產品或標準產品）時，通常使用標書、投標或報價而不是報價建議書這個術語。
4)供方選擇標準:這個標準用于從潛在的賣方中選中符合要求的、合格的賣方。
5)“自制/外購”決策
6)變更申請
7)可能的項目文件更新
實施采購
1.詢價比價管理
1)入列采購詢價比價的條件
(1）采用詢價比價形式的采購產品主要包括:市場化程度高的產品、非專利專有技術的產品、充分競爭性產品、可替代性強的產品、供應商不唯一的產品等。
(2)單個供應商供貨合同過一定金額以上的采購。
2)不列入采購詢價比價的采購
(1）指定采購。
(2）原廠、代理有相關協議的采購。
(3）單個供應商供貨合同在一定金額以下的采購。
3)詢價比價操作流程
原則上應向三家或三家以上供應商進行詢價。
2.采購談判
在談判過程中，一般分為5個階段，分別介紹如下。
(1）雙方互做介紹，商議談判議程和程序規則。
(2）探討談判所涉及的范圍，即雙方希望在談判中解決的事宜。
(3）要談判成功;雙方需要達成一致意見的共同目標。
(4）在可能的情況下，雙方需要確定并解決阻礙談判達成共同目標的分歧。
(5）達成協議，談判結束。
3、采購合同簽訂
根據所購設備的重要程度、不同保修要求簽訂不同的采購合同條款;對工程影響不大的輔材，正規的購貨發票視為采購合同，其他均需簽訂正規的采購合同（協議)，采購合同應清楚表述訂購產品的有關信息和要求。
4、實施采購:輸入
1)采購計劃
2)采購文件
3)賣方建議書
4)項目文件
5)采購工作說明書
6)組織過程資產
5.實施采購:輸出
1)選中的賣方:依據供方選擇標準，對各個賣方的建議書或投標書進行評價，選出最合適的一個或多個賣方。
2)合同
3)資源日歷
4)變更請求
5)項目管理計劃更新
控制采購
1、控制采購是管理采購關系、監督合同執行情況，并根據需要實施變更和采取糾正措施的過程。
2、控制采購過程是買賣雙方都需要的。該過程確保賣方的執行符合合同需求，確保買方可以按合同條款去執行。對于使用來自多個供應商提供的產品、服務或成果的大型項目來說，合同管理的關鍵是管理買方賣方間的接口，以及多個賣方間的接口。
3、采購不合格控制
（2）經進貨驗證確定為不合格的產品，采購應及時處理。(3)進貨驗證的不合格品由驗貨人進行“不合格”標識。
4、采購檔案管理
1)基本要求
(1）歸檔的采購資料文件要完整、安全和保密。
(2）防止采購資料文件調換、涂改、遺失和損壞。
(3）涉及供應商商業機密的，沒有得到采購主管領導許可，不得對外提供。
(4)采購部門應對采購信息進行管理、控制和利用。
(5)采購部資料保管員按規定保存采購信息資料。
2)歸檔范圍
采購合同管理:在采購合同簽訂后5個工作日內將采購合同原件及相應附件進行歸檔。歸檔時，需注明采購合同名稱，歸檔采購合同所在的項目編號。
4)采購檔案保存期限
保管期限有永久、長期（30年）和短期（10年)三種。
5、采購貨物管理
1)存放環境要求
存放環境應保證適宜電子產品存放的溫度、濕度、照明電源;獨立、可靠、正確的接地;具備防塵、防潮、防盜、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通風的功能。
6、控制采購:輸入
1)項目管理計劃
2)采購文件
3)合同
4)批準的變更請求
5)工作績效報告
6)工作績效數據
7、控制采購:輸出
1)工作績效信息
2)變更請求
3)項目管理計劃更新
4)項目文件更新
5)組織過程資產更新
結束采購
結束采購是完結本次項目采購的過程。
1.結束采購:輸入
1)合同
2)合同收尾程序
3)項目管理計劃
4)采購文件
2、結束采購:輸出
1)合同收尾
2)組織過程資產更新
采購管理技術和工具
采購管理方法和技術的應用
1、自制外購分析:是指企業圍繞既可自制又可外購的項目設備的取得方式而開展的分析和決策。一般可采用相關成本分析法和成本平衡點分析法。屬于規劃采購的工具和技術
2、分析技術:就是將研究對象的整體分為各個部分，并分別加以考察的認識活動。分析的意義在于通過認識事物或現象的區別與聯系，細致地尋找能夠解決問題的主線，并以此解決問題。屬于實施采購的工具和技術。
3、獨立估算:也被稱為合理費用估算，是根據具體條件及有關知識對事物的數量或算式的結果作出的大概推斷或估計，可以買方自己制定，也可以請第三方獨立估算。屬于實施采購的工具和技術
其余的幾個都比較簡單，大家自己下去看書就可以了
采購管理信息系統
采購管理信息系統是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理。
招投標
有專門的講課會講。補充建議學的考點:
1、采購工作說明書描述足夠的細節，以允許預期的賣方確定他們是否有提供買方所需的產品、成果或服務的能力。每個采購工作說明書來自于項目范圍基準。采購工作說明書包括的主要內容有前言、服務范圍、方法、假定、服務期限和工作量估計、雙方角色和責任、交付資料、完成標準、顧問組人員、收費和付款方式、變更管理等。每次進行采購，都需要編制SOW。不過可以把多個產品或服務組合成一個采購包，由一個SOW全部覆蓋。在采購過程中，應根據需求對采購SOW進行修訂和改進，直到合同簽訂、SOW成為合同的一部分。
2、外包也是一種“采購”。外包是企業利用外部的專業資源為己服務，從而達到降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力乃至增強自身應變能力的一種管理模式。(了解)
3、外包的好處:
(1）因獲得服務所產生的成本降低
(2）企業組織降低的人事成本
(3）服務交送的彈性
(4）取得專業知識
(5)服務改善
(6）額外的管理時間
(7)專注于核心服務
(8）品質改善
(9)資金投資減少
(10）現金流通
(11）其他的“杠桿利益”
4、外包的害處，(大家把好處和害處要分開，選擇別搞混)
(1）無法達到預期的成本降低目標
(2)以前內部自行管理領域的整體品質降低(
3）未和服務供應商達成真正的合作關系
(4）企業雇主和服務提供商在服務品質和酬勞層面議題上時有爭議
(5）無法借機開拓出滿足客戶新層次需求和符合彈性運作需求的機會。
5、如何做好外包，外包需要注意幾點:
(1）慎重的選擇合格的外包商
(2）互相同意對方的承諾
(3）需要經常保持交流
(4）根據合同的承諾跟蹤承包商實際完成的情況和成果。也就是說要多溝通，多監控。
總結
以上是生活随笔為你收集整理的信息系统项目管理师采购管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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