采購核心流程

包括采購請購，采購訂單，采購接收。

而實(shí)際上企業(yè)的采購業(yè)務(wù)涉及到更多的流程，包括物料，供應(yīng)商的認(rèn)證和維護(hù)，采購尋源，招投標(biāo)等一系列流程。

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對于采購需要用到得供應(yīng)商信息維護(hù)，物料信息的維護(hù)在前面已經(jīng)有說明。物料和供應(yīng)商是采購管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在物料和供應(yīng)商都維護(hù)后，還可以進(jìn)一步維護(hù)供應(yīng) 商和物料的對應(yīng)關(guān)系信息，在ERP里面叫供應(yīng)來源維護(hù)。

供應(yīng)來源維護(hù)包括物料批準(zhǔn)的供應(yīng)商列表，批準(zhǔn)供應(yīng)商列表會(huì)講物料，供應(yīng)商，供應(yīng)商發(fā)運(yùn)組織和地點(diǎn)等 建立對應(yīng)關(guān)系。

一個(gè)物料可以有多個(gè)合格供應(yīng)商，那么可以進(jìn)一步維護(hù)每個(gè)供應(yīng)商的供貨比例信息。那么在定義了供應(yīng)來源規(guī)則和每個(gè)供應(yīng)商的供貨比例后，可以根據(jù)事先定義的百 分比把計(jì)劃訂單采購分到不同供應(yīng)商。這種場景一般在更加采購申請或MRP計(jì)劃需求信息，自動(dòng)生成采購訂單的時(shí)候使用。從一個(gè)長周期時(shí)間段來看，每個(gè)供應(yīng)商 的供貨量應(yīng)該符合供貨比例分配設(shè)置。

采購請購流程

采購請購單和采購訂單
1.制作主體：請購單各個(gè)業(yè)務(wù)需求部門都可以提交，采購訂單只有采購部門能夠制作。
2.單據(jù)內(nèi)容：請購部門只關(guān)心請購物料和交期，一般不指定具體的供應(yīng)商和價(jià)格，供應(yīng)商和價(jià)格是采購的事。
3.對應(yīng)關(guān)系：請購一般根據(jù)項(xiàng)目需求，可能需要從多個(gè)供應(yīng)商采購，一張請購單可對應(yīng)到多種采購訂單。
4.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：請購的物料和供應(yīng)商都可能是新的，也可能是已有的，根據(jù)請購內(nèi)容涉及到不同采購實(shí)施策略。

請購單核心對象表
1.請購單頭：po.po_requisition_headers_all
2.請購單明細(xì)：po.po_requisition_lines_all
3.請購單分配：po.po_req_distributions_all

請購單頭沒有太多重要信息，主要是請購單號，請購單類型，包括請購人，主要請購人和hr_employees表的員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

請購單明細(xì)則需要給出請購 物料和版本，物料說明，請購的數(shù)量，需求日期，目標(biāo)類型和組織，交貨地點(diǎn)，建議的供應(yīng)商等信息。請購單明細(xì)需要和物料表進(jìn)行關(guān)聯(lián)。請購單分配主要是拆分到 具體的賬戶，還需要進(jìn)一步了解。

采購請購?fù)瓿珊?#xff0c;對應(yīng)到具體的采購實(shí)施策略，包括是公開招投標(biāo)，邀標(biāo)，獨(dú)家指定等各種采購實(shí)施策略。在OracleERP系統(tǒng)里面采購請購?fù)瓿珊髮?yīng)到詢 價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)后洽談最終確定供應(yīng)商和物料。在進(jìn)行正式采購前必須有在一系列線下流程完成供應(yīng)商和物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入。

采購訂單核心表
采購訂單頭：po.po_headers_all
采購訂單明細(xì)：po.po_lines_all
采購訂單發(fā)運(yùn)行：po.po_line_locations_all
采購訂單分配行：po_distributions_all

采購訂單頭主要包括采購訂單號，采購類型，供應(yīng)商，地點(diǎn)，采購員，訂單描述等基礎(chǔ)信息。

將采購訂單行拆分，在行拆分上可以確定具體向供應(yīng)商采購的物料，物 料的數(shù)量，單價(jià)，幣種，匯率，交期等一系列信息。

采購訂單發(fā)運(yùn)行拆分核心目的是同一張采購訂單的同一種物料存在多個(gè)交貨地點(diǎn)，不同交貨地點(diǎn)在不同的日期交 付的數(shù)量。

（發(fā)運(yùn)不同的收貨地點(diǎn)或同一收貨地點(diǎn)但兩個(gè)不同的發(fā)貨時(shí)間）

而采購訂單分配行是到不同項(xiàng)目的進(jìn)一步拆分，使采購的實(shí)際物料信息和項(xiàng)目需求掛接上。
（對應(yīng)兩個(gè)不同的費(fèi)用科目，或費(fèi)用需由兩個(gè)不同部門分別承擔(dān)）

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在采購訂單發(fā)運(yùn)行維護(hù)的時(shí)候，還需要維護(hù)后續(xù)發(fā)票匹配方式和規(guī)則，具體包括兩單匹配，三單匹配等。

通常的三單匹配則是采購訂單，應(yīng)付發(fā)票和采購接收的匹配。如果接收后不直接入庫還需要送檢，則可能涉及到四單匹配。


標(biāo)準(zhǔn)采購訂單和一攬子采購協(xié)議
采購管理系統(tǒng)提供以下四種采購訂單類型，常用的訂單類型是標(biāo)準(zhǔn)采購訂單與一攬子采購協(xié)議
1. 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單：在創(chuàng)建采購訂單時(shí)要求明確具體的物料或服務(wù)的詳細(xì)資料（如價(jià)格、數(shù)量、交貨日期和會(huì)計(jì)分配）用于進(jìn)行一次性采購的訂單類型。

2. 計(jì)劃采購訂單：是一種長期協(xié)議，必須指定一個(gè)暫定交貨計(jì)劃以及要采購貨物或服務(wù)的所有詳細(xì)資料，根據(jù)需求進(jìn)行發(fā)放計(jì)劃采購訂單以實(shí)際訂購貨物。

3. 一攬子采購協(xié)議：是一種長期采購協(xié)議，已知這些物料或服務(wù)的詳細(xì)資料但尚未明確具體的交貨計(jì)劃，在實(shí)際采購物料之前，用一攬子采購協(xié)議價(jià)格來指定物料的采 購價(jià)格。

4. 合同采購協(xié)議：與供應(yīng)商就特定條款和條件達(dá)成一致但暫不指明要采購的物料和服務(wù)。在以后發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)采購訂單時(shí)再引用此合同。?

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一攬子采購協(xié)議有時(shí)候也叫框架協(xié)議，框架協(xié)議重點(diǎn)是僅確定物料和招標(biāo)洽談后的單價(jià)，而實(shí)際的交貨計(jì)劃則再后續(xù)確定，如果對應(yīng)VMI供方庫管理模式，可能方 式還可能是已經(jīng)建立了一攬子采購協(xié)議，并對物料建立了相應(yīng)的供應(yīng)商列表。對代管的物料進(jìn)行補(bǔ)貨，根據(jù)補(bǔ)貨通知，在ERP系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單。

采購訂單訂單相關(guān)控制規(guī)則(待細(xì)化)
刪除未批準(zhǔn)單據(jù)或添加給先前已批單據(jù)的未批準(zhǔn)行、發(fā)運(yùn)和分配 通過完全或部分取消單據(jù)，終止與供應(yīng)商的現(xiàn)有購貨承約 通過最終關(guān)閉已完成的訂單，指明不能或不允許對已完成的訂單執(zhí)行其它內(nèi)部活動(dòng) 凍結(jié)或撤消凍結(jié)單據(jù)，以控制是否允許修改單據(jù) 暫掛單據(jù)，以防止打印、接收、開票和審批單據(jù)，直至解除暫掛 固定采購訂單，以防止 MRP在按固定日期創(chuàng)建的時(shí)間欄內(nèi)建議重新計(jì)劃提前、取消或新建計(jì)劃采購訂單 控制采購管理系統(tǒng)如何自動(dòng)關(guān)閉單據(jù)以進(jìn)行接收和開票活動(dòng)

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采購訂單狀態(tài)?

在采購訂單控制中，具體涉及到取消，最終關(guān)閉，凍結(jié)，取消凍結(jié)，固定，暫掛，接收以關(guān)閉，開票以關(guān)閉，關(guān)閉，刪除各種采購訂單狀態(tài)。具體如下：
刪除。

對于未提交審批的單據(jù)，可以以在單據(jù)創(chuàng)建窗口直接刪除整個(gè)單 據(jù)、單據(jù)行、發(fā)運(yùn)。對于已提交審批的單據(jù)，可以刪除其中后來添加的未批準(zhǔn)的行、發(fā)運(yùn)和分配。刪除后，訂單所關(guān)聯(lián)的申請會(huì)自動(dòng)返回申請集，可以使用"自動(dòng)創(chuàng) 建單據(jù)"窗口，把這些未執(zhí)行的申請重新分配給其它采購訂單或發(fā)放。刪除操作執(zhí)行后，單據(jù)數(shù)據(jù)直接從系統(tǒng)中刪除，無法再從相應(yīng)界面與數(shù)據(jù)表中杳到。

取消。

單據(jù)創(chuàng)建人可以通過完全或部分取消單據(jù)頭、行、發(fā)運(yùn)、分配，來 終止或部分終止與供應(yīng)商的現(xiàn)有合約關(guān)系。如果取消了采購訂單實(shí)體，則不能接收或支付被取消的物料和服務(wù)，但可以支付取消前已接收的訂單。另外，不能修改被 取消的實(shí)體或其組件。如果某申請行已有關(guān)聯(lián)的采購訂單，則此行不能被取消。取消操作屬不可撤消的操作，只有確保所有需要的活動(dòng)均完成之后，才可以取消單據(jù) 或其組件。單據(jù)被取消后，在單據(jù)匯總界面仍然顯示相應(yīng)數(shù)據(jù)，但單據(jù)不可訪問。通過系統(tǒng)設(shè)置，采購員可以在取消訂單的同時(shí)，選擇是否同時(shí)取消采購申請，否 則，申請會(huì)自動(dòng)返回申請集。

例如：與某供應(yīng)商訂購了某物料A與B，隨后因設(shè)計(jì)變更，不再需要物料B，這時(shí)可取消包含物料B的訂單行。如果物料A訂購數(shù)量為30件，而生產(chǎn)只需要0件，在接收0件并完成后續(xù)事務(wù)處理后，可以取消訂單行，則剩下的0件就會(huì)取消，而已接收的0件仍然有效。

最終關(guān)閉。

可以以通過最終關(guān)閉已完成的單據(jù)、行和發(fā)運(yùn)，防止對單據(jù)的 修改或執(zhí)行活動(dòng)。單據(jù)最終關(guān)閉后，無法在相應(yīng)的錄入表單窗口訪問該單據(jù)，也不能對最終關(guān)閉的實(shí)體執(zhí)行以下活動(dòng)：接收、轉(zhuǎn)移、檢驗(yàn)、交貨、更正接收數(shù)量、開 票、向供應(yīng)商退貨或退回至接收。可以審批包括最終關(guān)閉實(shí)體的單據(jù)，但不能審批在題頭層最終關(guān)閉的單據(jù)。可以打印最終關(guān)閉的單據(jù)。單據(jù)關(guān)閉后，與訂單關(guān)聯(lián)的 申請不會(huì)自動(dòng)返回申請集。單據(jù)最終關(guān)閉是Orace Purchasing系統(tǒng)的內(nèi)部控制活動(dòng)，不會(huì)影響與供應(yīng)商的合同關(guān)系，即與供應(yīng)商的合同關(guān)系依然有效。
最終關(guān)閉是不可撤消的活動(dòng)，只有在確保所有需要的活動(dòng)均已完成時(shí)，才能最終關(guān)閉單據(jù)或其組件，一般不建議執(zhí)行此活動(dòng)。

暫掛與發(fā)放暫掛。

只有狀態(tài)為"處理中"的單據(jù)可執(zhí)行暫掛，單據(jù)暫掛可以在撤消審批單據(jù)的同時(shí)防止打印、接收、開票和進(jìn)一步審批，直至解除暫掛。

例如：在采購訂單提交審批后，發(fā)現(xiàn)合同條款存在一定問題，在同供應(yīng)商協(xié)商期間，可以先"暫掛"單據(jù)，直至問題解決后再執(zhí)行"發(fā)放暫掛"。

凍結(jié)和未凍結(jié)。

如果要防止再對采購訂單進(jìn)行任何修改或其它活動(dòng)，可以 凍結(jié)采購訂單，凍結(jié)操作只能在題頭和發(fā)放層執(zhí)行。在凍結(jié)采購訂單后，仍可以接收和支付已訂購的貨物。如果要防止接收或?qū)l(fā)票與此采購訂單匹配，則應(yīng)取消或 最終關(guān)閉采購訂單。凍結(jié)操作屬可逆操作，在控制單據(jù)界面執(zhí)行"未凍結(jié)"，可以撤消凍結(jié)單據(jù)。凍結(jié)訂單不能在錄入表單中被訪問。

關(guān)閉、接收關(guān)閉、發(fā)票關(guān)閉。

Oracle Purchasing可以根據(jù)系統(tǒng)中"采購選項(xiàng)"窗口中指定的控制選項(xiàng)（接收關(guān)閉允差、接收關(guān)閉點(diǎn)和開票結(jié)算允差），自動(dòng)關(guān)閉接收及開票。一旦關(guān)閉指定行 的所有發(fā)運(yùn)，Oracle Purchasing將自動(dòng)關(guān)閉該行；一旦關(guān)閉指定題頭的所有行，Orace Purchasing將自動(dòng)關(guān)閉單據(jù)。除系統(tǒng)的自動(dòng)關(guān)閉外，還可以在單據(jù)控制界面手工將接收關(guān)閉或發(fā)票關(guān)閉，以控制在某期間內(nèi)的訂單接收及開票。

例如：系 統(tǒng)設(shè)置關(guān)閉允差為95%，如果訂購了某物料00件，已接收了96件，則系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉此行的接收。如果供應(yīng)商一批送來94件，采購員認(rèn)為剩余的6件可以不再 需要，可以人工在單據(jù)控制界面關(guān)閉接收，則此行不可再接收。進(jìn)行"關(guān)閉"后，在單據(jù)控制界面可重新"打開"單據(jù)。

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總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的采购管理核心流程的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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