1. 溝通管理的重要性

與IT項目成功有關的三個主要因素: 用戶參與、主管層的支持和需求的清晰表述。所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技巧.

溝通管理的目標是及時而適當地創建、收集、發送、存儲和處理項目的信息。

項目溝通管理的過程包括:

• 溝通計劃編制， 它包括確定利益相關者的信息和溝通需要 -- 誰需要什么信息，什么時候需要以及如何把信息發送給他們。
• 信息發送
• 績效報告, 包括收集并發布有關項目績效的信息， 包括狀態報告、進展報告和預測。
• 管理收尾， 包括生成、收集和分發信息來使階段或項目的完成正規化。

2. 溝通計劃編制

溝通管理計劃是一個指導項目溝通的文件。

溝通管理計劃主要包括:

• 描述信息收集和文件歸檔的結構， 這一個結構用于收集和保存不同類型的信息。
• 描述什么信息發送給誰，什么時候以及如何發送
• 傳遞重要信息的格式
• 用于創建信息的日程表
• 信息訪問的權限
• 項目進行過程中，如何更新溝通管理計劃
• 利益相關者的溝通分析。 知道什么信息發送給哪一個利益相關者是很重要的。

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3. 信息發送

提高信息發送的質量非常重要。

需要注意以下幾點:

• 確定合適的時間
• 信息的組織格式， 好的格式有助于接收者獲取信息，不同的格式也會讓客戶懷疑項目經理的項目管理能力。
• 使用合適的技術， 如郵件，本地硬盤， 外部網絡等。
• 鼓勵和提高信息的非正式溝通方法， 指的是面對面的，或者語音的交流。客戶或者高層管理者往往傾向于這種溝通方式，這種溝通方式比電子溝通方式更有效，特別對于一些敏感信息。

4. 績效報告

績效報告使利益相關者知曉為了取得項目的目標，是如何使用資源的。績效報告的主要輸出包括狀態報告、進度報告、預測和變更請求。

• 狀態報告， 介紹項目在某一特定時間點上所處的位置。
• 進展報告， 介紹項目團隊在某一特定期間內所完成的工作。
• 項目預測， 在過去資料和發展趨勢的基礎上，預測項目未來的狀態和進度。

5. 管理收尾

項目或項目的階段(定義、開發、實施和結束)需要收尾: 管理收尾包括驗證項目的成果并歸檔。

管理收尾的主要輸出是項目檔案、正式接受和取得的教訓。

• 項目檔案: 包括一套整理好的項目記錄，提供了一個項目準確的歷史。
• 正式接受: 是項目發起人或客戶簽發的表明他們接受項目產品的文件。
• 取得的教訓: 是項目經理和團隊成員經過思考寫下的經驗總結。

6. 改進溝通的建議

A) 利用溝通技能解決沖突， 5個基本處理沖突的模式

• 面對, 直接面對沖突， 允許沖突影響的各方一起溝通。
• 妥協, 沖突各方讓步，尋求解決方法，使各方在一定程度上滿意。
• 圓滑, 項目經理不再強調或避免分析的地方，強調一致的地方。
• 強制, 采用強制手段達成一致。
• 撤退, 項目經理從不同意見中撤退或讓步。這是最不令人滿意的沖突處理模式。

B) 發展更好的溝通技能

C) 召開有效的會議

指導方針:

• 終止不必要的會議
• 明確會議的目的和期望的結果。
• 確定參加會議的人員
• 在會議之前向參與者提供議程
• 事先準備分發的印刷品、多媒體輔助設施和后勤安排。
• 使會議專業化。
• 建立關系

D) 使用項目溝通模板

E) 溝通基礎結構， 是一套工具、技術和原則。如Gotometting, 每周工作報告。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的《IT项目管理》读书笔记(9) —— 项目沟通管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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