【料神Sam】外贸老鸟之路 外贸业务员怎样提高工作效率？
寫(xiě)在前面的話：
從畢業(yè)開(kāi)始就進(jìn)入外貿(mào)行業(yè)，在工廠和外貿(mào)公司都待過(guò)，一晃已經(jīng)快六個(gè)年頭了。一路走來(lái)，從外貿(mào)業(yè)務(wù)員到業(yè)務(wù)經(jīng)理，見(jiàn)識(shí)過(guò)形形色色的客戶，碰到過(guò)各種各樣的問(wèn)題。
我算是個(gè)工作狂，每天工作大概14個(gè)小時(shí)左右吧。我們這個(gè)行業(yè)，貨值低利潤(rùn)薄產(chǎn)品雜，特別耗費(fèi)時(shí)間和精力。回想起最初的一兩年，已經(jīng)不記得自己是怎么熬過(guò)來(lái)的。那段時(shí)間，馬云的一句話讓我特別受感觸。
馬云說(shuō)，你要有這樣一個(gè)念頭：只要你相信你是全世界最想做成這個(gè)事情的人，所有的困難將會(huì)為你開(kāi)路。當(dāng)時(shí)我也是一直保持著這樣一個(gè)信念，因此當(dāng)時(shí)的幾個(gè)潛在客戶陸陸續(xù)續(xù)都做了起來(lái)。
寫(xiě)此文的原因在于，和我的一個(gè)同學(xué)聊天，她向我訴說(shuō)她現(xiàn)在的工作狀態(tài)：
上班時(shí)經(jīng)常都是東一榔頭西一棒槌。感覺(jué)每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。經(jīng)常到離下班還有不到一小時(shí)的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)還有幾封新的郵件還沒(méi)有回，還得加小會(huì)班。下班路上反省今天上班的收獲和成績(jī)，總是慚愧下決心第二天多注冊(cè)幾個(gè)網(wǎng)站，多整理資料，研究客戶。
我想這種情況的確存在于一些業(yè)務(wù)員身上。瑾以下文給這些朋友一些建議，希望你們有所收獲。
正文：
有人說(shuō)：人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一個(gè)是頭腦，一個(gè)是時(shí)間。無(wú)論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費(fèi)時(shí)間。因此，管理時(shí)間的水平，決定你事業(yè)乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個(gè)星期有168小時(shí)，其中按照平均睡眠一天8小時(shí)算（我嚴(yán)重睡眠不足），一周睡覺(jué)時(shí)間56個(gè)小時(shí)。有21個(gè)小時(shí)用于吃飯和休息，剩下的只有91個(gè)小時(shí)是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個(gè)小時(shí)，你如何運(yùn)用好使得自己保持著最初的目標(biāo)和方向前進(jìn)？
每天下班前5分鐘想一下，今天一天都完成了哪些事情，沒(méi)有完成哪些事情？在這過(guò)程中，你是否保持著清晰的思路？
從今年六月份開(kāi)始，公司陸陸續(xù)續(xù)來(lái)了幾個(gè)新業(yè)務(wù)員。當(dāng)初他們來(lái)的時(shí)候，公司搞了一系列的新員工培訓(xùn)，我也給他們培訓(xùn)過(guò)業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)和業(yè)務(wù)跟進(jìn)。
上周的某天傍晚，我如往常一樣在公司里加班，老板一反常態(tài)地拉了把椅子坐到我辦公桌邊，散了根煙，說(shuō)還沒(méi)忙完啊，注意休息身體要緊，別累著。我知道，老板估計(jì)有話要找我談。果然隨意寒暄了幾句，老板說(shuō)幾個(gè)新來(lái)的業(yè)務(wù)員，來(lái)了也有近半年了，業(yè)務(wù)上面還是沒(méi)有多少起色，有的甚至還沒(méi)有開(kāi)張。感覺(jué)他們平時(shí)也沒(méi)閑著，每天開(kāi)發(fā)信也發(fā)的不少，阿里的詢盤(pán)有不清楚的也經(jīng)常去問(wèn)產(chǎn)品知識(shí)。但每次例會(huì)，問(wèn)他們?cè)诿π┦裁矗枰麄儏R報(bào)的時(shí)候，他們幾個(gè)都說(shuō)不出很詳細(xì)的內(nèi)容。
我能理解，公司的管理者，都是在過(guò)程的同時(shí)，更要看結(jié)果。我想他們更多的是通過(guò)業(yè)績(jī)來(lái)判斷自己的員工是否是真正的忙。換位思考，如果我是領(lǐng)導(dǎo)，我也會(huì)不禁考慮，一個(gè)業(yè)務(wù)員如果一個(gè)月只有兩三萬(wàn)美金的銷售額，到底能有多忙呢？
之后老板讓我留意辦公室的業(yè)務(wù)員的工作狀態(tài)，并找他們談?wù)劊降子惺裁磫?wèn)題。于是我觀察了一周，發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題：工作效率低下，工作無(wú)計(jì)劃性，把很多時(shí)間是浪費(fèi)在許多根本不重要或者不必要的事情上。
我們?cè)缟鲜?點(diǎn)上班，但是我發(fā)現(xiàn)都10點(diǎn)半了，還有一些業(yè)務(wù)員在看著騰訊新聞。不得不說(shuō)，騰訊的新聞彈窗新聞內(nèi)容的確很豐富，羅列了很多熱點(diǎn)的各種類型的新聞。而這些新聞，點(diǎn)了一個(gè)之后又會(huì)想點(diǎn)下一個(gè)。
可能他們覺(jué)得，早上剛來(lái)沒(méi)什么狀態(tài)，先看看新聞過(guò)渡一下。不過(guò)在職場(chǎng)中還是要注意，凡事要掌握個(gè)度。我一般都是隨便看看經(jīng)濟(jì)類的，其他娛樂(lè)八卦很少看。
另外，我發(fā)現(xiàn)有些人是完美主義者，對(duì)于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個(gè)例子，有個(gè)新業(yè)務(wù)員就為了郵件的簽名排版的好看來(lái)來(lái)回回糾結(jié)，修改了一上午。我實(shí)在搞不懂，有那個(gè)必要嗎？搞得像是在寫(xiě)一個(gè)復(fù)雜程序的代碼！
另外，很多業(yè)務(wù)員是在被動(dòng)的工作。客戶詢盤(pán)來(lái)了，就準(zhǔn)備回復(fù)詢盤(pán)，回復(fù)客戶的郵件。一旦沒(méi)有客戶找的時(shí)候，就感覺(jué)沒(méi)事情做了。其實(shí)，事情很多，沒(méi)有計(jì)劃，就不知道從哪里下手。做了計(jì)劃之后，就不一樣了，每天都排得滿滿的，維護(hù)客戶、跟蹤客戶、寄樣品等，這樣，每天計(jì)劃完成，工作也會(huì)充實(shí)許多。
外貿(mào)業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？
我們先總體說(shuō)說(shuō)時(shí)間分配，從一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員早晨走進(jìn)辦公室開(kāi)始（泡茶，整理桌面略過(guò)）
一、先打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。
作為一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時(shí)了解匯率的動(dòng)向是很必要的工作。
另外，我一般還要看看國(guó)內(nèi)的原材料的價(jià)格走向。
一般頂多十分鐘可以完成。
二、打開(kāi)郵件客戶端，再打開(kāi)?客戶跟蹤情況表（已附），[附件]客戶跟進(jìn)表.xls??(75KB)
查看一下有哪些客戶是已經(jīng)是有一段時(shí)間沒(méi)有聯(lián)系的。（我一般是按照2-3個(gè)星期左右的時(shí)間）
給他們逐個(gè)發(fā)一些問(wèn)候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對(duì)象選擇不同的內(nèi)容。
（在公司名的單元格那里，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊一下，選擇右鍵菜單的 “編輯單元格”，選中“本文檔中的位置”，在工作表的列表中選中要跳轉(zhuǎn)到的表名，即建立了跳轉(zhuǎn)。）
這么做的好處在于：
1）?和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶準(zhǔn)備換供應(yīng)商的時(shí)候尤為重要，他會(huì)第一時(shí)間想到你！
持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺(jué)，你的服務(wù)很好并且有誠(chéng)意跟他合作，那么當(dāng)他的老供應(yīng)商出問(wèn)題的時(shí)候，他會(huì)給你機(jī)會(huì)！
拿個(gè)找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時(shí)候，我們一接到新的貨代的自我推薦的電話，都是隨便應(yīng)付幾句，恨不得早點(diǎn)掛電話。后來(lái)，公司的貨代出現(xiàn)了問(wèn)題，決定更換貨代。正好過(guò)了兩天，接到一個(gè)打過(guò)好幾次電話的貨代的來(lái)電，于是很高興，約了時(shí)間談?wù)劇：髞?lái)貨代過(guò)來(lái)以后詢問(wèn)了一下價(jià)格和服務(wù)，之后很快就合作起來(lái)了。
郵件的內(nèi)容以簡(jiǎn)潔、輕描淡寫(xiě)為主，千萬(wàn)別寫(xiě)太長(zhǎng)，沒(méi)時(shí)間看！有些業(yè)務(wù)員，寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候已經(jīng)寫(xiě)了一堆介紹公司優(yōu)勢(shì)如何如何的內(nèi)容，那么跟進(jìn)的時(shí)候根本不需要再寫(xiě)了！寫(xiě)多了客戶會(huì)反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
2）和已經(jīng)成交客戶增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！
客戶都喜歡有跟進(jìn)意識(shí)的服務(wù)人員。
設(shè)想一下，當(dāng)你從商場(chǎng)里買了一個(gè)不知名品牌的電器，買回來(lái)用了一周后突然有個(gè)回訪電話，問(wèn)您使用中是否有任何問(wèn)題或者不便，您的任何建議都會(huì)對(duì)今后提升產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。你會(huì)不會(huì)感覺(jué)有種驚訝，或者說(shuō)驚喜？不管產(chǎn)品品牌如何，產(chǎn)品體驗(yàn)如何，起碼服務(wù)應(yīng)該說(shuō)是比較滿意的。對(duì)這個(gè)品牌或者制造商內(nèi)心也會(huì)打一些分。
其實(shí)放到外貿(mào)中是一個(gè)道理，有些業(yè)務(wù)員認(rèn)為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實(shí)，實(shí)際情況告訴我，每一次的售后跟進(jìn)都是客戶決定返單的一個(gè)機(jī)會(huì)。這對(duì)加強(qiáng)客戶對(duì)你的印象甚至信任，都會(huì)起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？
郵件的內(nèi)容簡(jiǎn)潔點(diǎn)、輕描淡寫(xiě)~
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3）?提醒老客戶是否考慮新的訂單計(jì)劃
郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會(huì)很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會(huì)告知你具體什么時(shí)候會(huì)有新的訂單。
三、查看一下每日工作計(jì)劃表，看看昨天的工作有哪些沒(méi)有完成。
外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅(jiān)持。打個(gè)不恰當(dāng)?shù)谋扔鳎拖褶r(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲(chóng)等等每個(gè)環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。
對(duì)于昨天沒(méi)完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個(gè)時(shí)間完成。然后開(kāi)始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒(méi)有計(jì)劃性，想到什么做什么。忙得不可開(kāi)交，客戶卻丟著好幾個(gè)月沒(méi)有跟進(jìn)。
這里我想說(shuō)的是，我們做任何事情，其實(shí)都反映出我們的價(jià)值觀。打個(gè)比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計(jì)劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績(jī)的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂(lè)，接單也沒(méi)有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護(hù)老客戶。
人的一生有很多階段，每個(gè)階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個(gè)階段的你，最想要的是什么，這個(gè)很重要。
按照每天、每周、每月、每季度計(jì)劃好工作。
先列清單：
每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計(jì)劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。給工作分類：
重要不緊急的事情有：開(kāi)發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場(chǎng)，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識(shí)，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對(duì)你未來(lái)業(yè)績(jī)提升有直接關(guān)系的事務(wù)）
重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報(bào)價(jià)，給客戶做PI，準(zhǔn)備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績(jī)的事務(wù)），完成工作計(jì)劃。
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局。學(xué)會(huì)委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。
既不緊急也不重要：娛樂(lè)，上網(wǎng)，閑聊，消遣。
平時(shí)把主要時(shí)間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時(shí)才是真正有效率。
一般來(lái)說(shuō)，每天固定花半個(gè)小時(shí)對(duì)一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶say hello
每天花半個(gè)小時(shí)時(shí)間閱讀一下yahoo國(guó)際站的英文新聞，對(duì)實(shí)事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來(lái)拜訪時(shí)，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點(diǎn)的話題。
每天半小時(shí)至一小時(shí)用來(lái)回復(fù)老客戶的郵件，簡(jiǎn)潔表達(dá)清楚即可。
把更多的精力用來(lái)考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。
每天花半小時(shí)的時(shí)間來(lái)研究了解目標(biāo)市場(chǎng)，對(duì)一個(gè)目標(biāo)市場(chǎng)的了解起碼做到市場(chǎng)銷售價(jià)格、市場(chǎng)常見(jiàn)品牌、做這個(gè)品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場(chǎng)上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國(guó)最大的幾個(gè)supermarket、該國(guó)最主要的一兩個(gè)B2B網(wǎng)站等等。
PS：著名的80/20法則：
你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會(huì)和產(chǎn)生利潤(rùn)有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護(hù)老客戶，將會(huì)得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會(huì)真正把這些內(nèi)容去實(shí)踐，而不是和其他80%的人一樣，簡(jiǎn)單地COPY到WORD里面，然后無(wú)限期封藏。等等等等。。。
四、合理高效地運(yùn)用工具開(kāi)發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件
完成每日計(jì)劃之后，應(yīng)該在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。
早上的這段時(shí)間，對(duì)大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，都屬于效率不高的一段時(shí)間。這段時(shí)間內(nèi)適合做一些機(jī)械的，閑雜的工作。因此我不得不說(shuō)，這段時(shí)間用來(lái)發(fā)開(kāi)發(fā)信，是再合適不過(guò)了。
（一般為半小時(shí)或一小時(shí)。結(jié)束時(shí)間控制在10點(diǎn)半之前。）
當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時(shí)區(qū)的客戶，選擇不同的時(shí)區(qū)去發(fā)開(kāi)發(fā)信。這樣確保開(kāi)發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。
我認(rèn)為，這個(gè)考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來(lái)彌補(bǔ)。
比方說(shuō)：郵件標(biāo)題的寫(xiě)法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級(jí)標(biāo)簽等等。。
郵件標(biāo)題的寫(xiě)法，我會(huì)在今后談?wù)勅绾螌?xiě)郵件的帖子里具體說(shuō)明。
設(shè)置郵件高優(yōu)先級(jí)標(biāo)簽，也就是客戶收到郵件后左邊會(huì)提示一個(gè)紅色的感嘆號(hào)。這個(gè)在FOXMAIL寫(xiě)郵件里面“選項(xiàng)”-“郵件優(yōu)先級(jí)”
1）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一???郵件客戶端的使用
對(duì)于郵件客戶端，每個(gè)業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁(yè)收發(fā)郵件。我個(gè)人的建議是，推薦大家用Foxmail。
Foxmail相比較其他兩個(gè)客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開(kāi)發(fā)信做成簽名，然后針對(duì)不同的客戶，發(fā)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候選擇插入不同的簽名，會(huì)非常方便。比方說(shuō)我，我會(huì)建立好幾個(gè)開(kāi)發(fā)信版本，專門針對(duì)某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對(duì)XX產(chǎn)品的，專門針對(duì)YY產(chǎn)品的等等。。
另外，用Outlook Express?搜索一個(gè)客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7.0?版本的這個(gè)直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個(gè)“查找來(lái)自XXX?的郵件”，就會(huì)立即列出這個(gè)客戶的所有郵件，還是很方便的。
另外，如果你平時(shí)工作時(shí)經(jīng)常反思和總結(jié)，或許會(huì)和我有過(guò)一樣的想法，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時(shí)候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節(jié)省時(shí)間的。
FOXMAIL 里面可以設(shè)置很多個(gè)郵件簽名。我說(shuō)的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場(chǎng)景，把不同的郵件內(nèi)容寫(xiě)進(jìn)去，作為郵件的簽名。
好比：需要回復(fù)不能及時(shí)交貨的時(shí)候，插入郵件簽名“不能及時(shí)交貨 - ?原材料原因”（簽名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。）
也許你也想過(guò)。可是同樣80/20法則，付出過(guò)行動(dòng)的人只有20%但卻因此節(jié)省了80%的時(shí)間。這里我只是拋磚引玉，大家悟性很高，應(yīng)該會(huì)明白怎么做的。
（PS：我們公司前年加入了一個(gè)地區(qū)的外貿(mào)商會(huì)的交流會(huì)，大家都是做不同行業(yè)的產(chǎn)品，因此分享起來(lái)都毫無(wú)保留，不會(huì)對(duì)各自利益造成多少影響。我也介紹了這個(gè)辦法，并且演示了一下。在場(chǎng)的很多業(yè)務(wù)員都表示這個(gè)辦法很不錯(cuò)！）
下面我簡(jiǎn)單展示一下一小部分內(nèi)容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動(dòng)手去做：
出差—?不方便及時(shí)查看郵件
Dear Mr/Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at or +86-xxx-XXXXXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
出差?—?但會(huì)每天回賓館查看
放假?—?不方便及時(shí)查看郵件
收到詢價(jià)，由于XX原因，不能立即報(bào)價(jià)
出差，但方便及時(shí)查看郵件
放假，不方便及時(shí)查看郵件
收到詢價(jià)，由于XX原因，不能立即報(bào)價(jià)
收到詢價(jià)，會(huì)盡快報(bào)價(jià)
收到詢價(jià)，產(chǎn)品種類少，郵件里報(bào)價(jià)
收到詢價(jià)，產(chǎn)品種類多，附件中報(bào)價(jià)表
發(fā)送CATALOG
對(duì)某些詢價(jià)的內(nèi)容不清楚，詢問(wèn)客戶
客戶還價(jià)太多
同意客戶的還價(jià)
婉拒客戶目標(biāo)價(jià)?–?新客戶
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
同意客戶目標(biāo)價(jià) - 新客戶
婉拒客戶目標(biāo)價(jià)?–?老客戶
客戶已確認(rèn)價(jià)格，需要寄送樣品
找客戶要快遞賬號(hào)
解釋為什么找客戶要快遞賬號(hào)
客戶發(fā)來(lái)訂單?–?感謝客戶
和客戶確認(rèn)包裝
訂單預(yù)付款收到，會(huì)立即安排生產(chǎn)
訂單預(yù)付款?—?仍未收到，要求客戶發(fā)付款水單
訂單預(yù)付款?—?到款，無(wú)法入賬，請(qǐng)求客戶銀行修改收款人信息
交貨期?—?延誤?(?原因1.?工廠太忙?)
交貨期?—?延誤?(?原因2.?工廠/原材料廠停電)
交貨期?—?延誤?(?原因3.?原料太緊俏，不好訂?)
貨好?—?通知客戶，告知指定貨代，安排訂艙
訂單尾款?—?催客戶付尾款?—?船快到港
訂單尾款?—?催客戶付尾款?—?匯率原因
訂單尾款?—?收到，表達(dá)謝意
向老客戶推銷新產(chǎn)品
上面展示的小部分的目錄我想已經(jīng)夠了，希望大家明白我在說(shuō)什么（打字打多了也會(huì)累！）
另外，充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，這個(gè)用得好也會(huì)提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價(jià)，速回”?然后報(bào)完價(jià)格后，標(biāo)上另一個(gè)標(biāo)簽“已報(bào)價(jià)，注意跟進(jìn)”。具體怎么操作我就不逐一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動(dòng)手帝~！
（一般回復(fù)客戶的郵件控制在一小時(shí)內(nèi)。）
2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二?即時(shí)帖
大家很容易忽視這個(gè)小東西。因?yàn)槟憧赡軟](méi)有注意到它對(duì)工作效率和計(jì)劃的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任務(wù)寫(xiě)下來(lái)，1234...點(diǎn)，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個(gè)專門的軟抄的筆記本上。每完成一個(gè)，取下，貼到筆記本上。沒(méi)有完成的時(shí)候，你會(huì)看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺(jué)。
拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時(shí)貼越來(lái)越多，筆記本越來(lái)越厚，你會(huì)感覺(jué)到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅(jiān)持，你的拖拉，慢性子都會(huì)得到改變。是什么決定命運(yùn)？?性格和處事方式！
3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三?文件夾和筆記本
文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。
文件夾我喜歡點(diǎn)選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級(jí)等操作。
另外我的E盤(pán)清空的很干凈，完全當(dāng)做客戶資料盤(pán)。根據(jù)不同市場(chǎng)建立5個(gè)根文件夾：北美?南美?中東?歐洲?亞洲。然后在“北美”里面再建立一個(gè)公司名稱的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進(jìn)入2012后，逐個(gè)建立“包裝資料”、“客戶PO”、“PI”、“采購(gòu)合同”、“大貨照片及驗(yàn)貨情況”、“裝船通知”、“報(bào)關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個(gè)TXT文本，一個(gè)是“到款記錄”，一個(gè)是“快遞單號(hào)記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過(guò)大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
關(guān)于筆記本，沒(méi)有太多好說(shuō)的。一般就是寫(xiě)上客戶的需求信息和要點(diǎn)。
我的建議是多準(zhǔn)備一個(gè)小筆記本，只用來(lái)寫(xiě)下客戶的詢問(wèn)，因?yàn)檠芯靠蛻舻脑儐?wèn)很重要，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。
另外，有道云筆記很不錯(cuò)很好用，推薦一下！！
4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三?方便快捷的報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表
對(duì)于那些每天會(huì)受到N多個(gè)要求報(bào)價(jià)的業(yè)務(wù)員，如果每個(gè)報(bào)價(jià)單都一個(gè)個(gè)去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會(huì)產(chǎn)生疲勞感，失去激情。
因此需要一個(gè)表格能高效、方便、快捷的報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算來(lái)幫助我們簡(jiǎn)化報(bào)價(jià)前的工作。
最好填上采購(gòu)價(jià)、退稅率、匯率?等一些基本的數(shù)值，就能給出報(bào)價(jià)的參考意見(jiàn)的。
這里附上一個(gè)報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表（我算退稅是外貿(mào)公司退稅計(jì)算方式，工廠的業(yè)務(wù)你們改改公式即可）
[附件]報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表.xls??(22KB)
現(xiàn)在，你只需填上采購(gòu)價(jià)、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會(huì)顯示出不同利潤(rùn)率下的價(jià)格。價(jià)格都填寫(xiě)好后即可查看總體利潤(rùn)。更方便的是，你可以不斷修改價(jià)格，調(diào)整不同的利潤(rùn)率，最終得到一個(gè)合理的總利潤(rùn)。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標(biāo)立方數(shù)。
另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品。到底哪個(gè)產(chǎn)品去掉或者加上好呢？
按照以往的經(jīng)驗(yàn)，如果超過(guò)整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。
現(xiàn)在，你可以根據(jù)?利潤(rùn)/立方?來(lái)考慮。即每立方利潤(rùn)額。這個(gè)數(shù)值高的，說(shuō)明每多裝一個(gè)立方此產(chǎn)品，可以獲得較高利潤(rùn)。
五、利用按鍵精靈全自動(dòng)更新或發(fā)布阿里巴巴產(chǎn)品信息（因阿里規(guī)則經(jīng)常改動(dòng)，此方法不再推薦）
很多業(yè)務(wù)員因?yàn)榘⒗锇桶桶l(fā)布和更新產(chǎn)品的工作頭疼。有些公司的老板或者經(jīng)理甚至規(guī)定了硬性指標(biāo)，一天要更新多少個(gè)產(chǎn)品。
在發(fā)完開(kāi)發(fā)信以及回復(fù)完客戶郵件之后，時(shí)鐘大約指向了11點(diǎn)半。這正是吃午飯的時(shí)間。
如果電腦可以在我們吃午飯的時(shí)間幫我們把阿里產(chǎn)品更新或發(fā)布完，這將會(huì)節(jié)省多少精力和時(shí)間？
這里介紹一個(gè)無(wú)比犀利的工具：按鍵精靈
按鍵精靈是一個(gè)模擬鼠標(biāo)、鍵盤(pán)動(dòng)作的軟件。通過(guò)制作腳本，可以讓按鍵精靈代替雙手，自動(dòng)執(zhí)行一系列鼠標(biāo)鍵盤(pán)動(dòng)作。按鍵精靈簡(jiǎn)單易用，不需要任何編程知識(shí)就可以作出功能強(qiáng)大的腳本。要在電腦前用雙手可以完成的動(dòng)作，按鍵精靈都可以替代完成。
一般來(lái)說(shuō)，它有兩種主要功能：
1．網(wǎng)絡(luò)游戲中可作腳本實(shí)現(xiàn)自動(dòng)打怪，自動(dòng)補(bǔ)血，自動(dòng)說(shuō)話等
2．辦公族可用它自動(dòng)處理表格、文檔，自動(dòng)收發(fā)郵件等
目前來(lái)說(shuō)，90%的用戶還只是用在游戲上。其實(shí)這個(gè)軟件用在自動(dòng)化辦公上十分給力！
如果你了解VBA, 你應(yīng)該明白我在說(shuō)什么。是的，這個(gè)軟件能建立任務(wù)腳本。
我簡(jiǎn)單介紹一下原理：用EXCEL文檔建立幾個(gè)表格，模擬成一個(gè)“EXCEL數(shù)據(jù)庫(kù)”。然后根據(jù)更新或者發(fā)布產(chǎn)品頁(yè)面的每一項(xiàng)需要填寫(xiě)或改動(dòng)的內(nèi)容，在單元格中填入不同的內(nèi)容。建立好模擬的EXCEL數(shù)據(jù)庫(kù)后。用按鍵精靈完整地記錄一次更新產(chǎn)品或者發(fā)布新產(chǎn)品的鼠標(biāo)動(dòng)作。之后設(shè)置好循環(huán)完成類似任務(wù)。
不夸張地說(shuō)，只要你的EXCEL表格中的值足夠的多（比如“產(chǎn)品關(guān)鍵詞”），那么基本上一個(gè)小時(shí)內(nèi)電腦可以自動(dòng)更新或發(fā)布100個(gè)產(chǎn)品信息！想象一下，我們吃完午飯回來(lái)，電腦已經(jīng)自動(dòng)幫我們更新了100個(gè)阿里巴巴產(chǎn)品信息，這是多么令人愉悅的事情。
另外，不同的字段會(huì)有不同的組合方式，產(chǎn)品信息數(shù)量是乘法原則。可以想象，當(dāng)你設(shè)置足夠多的產(chǎn)品關(guān)鍵詞和產(chǎn)品描述后，一個(gè)相同的產(chǎn)品會(huì)衍生出N多個(gè)產(chǎn)品頁(yè)面！
做這樣一個(gè)工作，前期主要是要不斷豐富你的“EXCEL表格數(shù)據(jù)庫(kù)”中的記錄。
這里放上以上所有附件：
[附件]客戶跟進(jìn)表.xls??(75KB)
[附件]報(bào)價(jià)利潤(rùn)核算表.xls??(22KB)
[附件]復(fù)件 訂單明細(xì).xls??(40KB)
以下三個(gè)文件配合按鍵精靈用，每天輕松發(fā)布或更新600+阿里產(chǎn)品信息！
[附件]01第一個(gè)產(chǎn)品-PE鞋套.xlsx??(35KB)
[附件]關(guān)鍵詞前綴收集.xlsx??(13KB)
[附件]熱門詞統(tǒng)計(jì)&產(chǎn)品發(fā)布要點(diǎn).xls??(219KB)
還有一個(gè)想法，就是我們經(jīng)常用搜索目標(biāo)客戶，然后記錄在Excel表格里，包含公司名，聯(lián)系人，郵箱。其實(shí)對(duì)于一些不是特別對(duì)口的客戶，我們不想放過(guò)，但是也不想花費(fèi)大量時(shí)間去手發(fā)，也可以結(jié)合按鍵精靈，讓它自動(dòng)的給表格上的每個(gè)客戶都發(fā)一封開(kāi)發(fā)信。
可以考慮用按鍵精靈的錄制腳本功能。先用錄制腳本功能，錄制一次發(fā)開(kāi)發(fā)信的過(guò)程，然后選擇按鍵精靈中的循環(huán)次數(shù)。
注意最后的一步操作是刪除已發(fā)的那個(gè)客戶那一行，否則按鍵精靈會(huì)每次發(fā)送第一條客戶記錄。
因此你需要把客戶表格復(fù)制一份，用復(fù)制的這份來(lái)錄制腳本。
總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的【料神Sam】外贸老鸟之路 外贸业务员怎样提高工作效率？的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
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