合同档案整理表格(合同档案管理表格)
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1、企業合同管理制度 一、總則 根據《中華人民共和國合同法》,為加強企業與其他企業商業關系,改善經營管理,完善合同管理,特制定本制度。
2、 本制度由企業行政部實施管理。
3、 合同管理原則: 合同必須遵守國家法律、政策。
4、 合同必須堅持平等互利、協商一致、等價有償的原則。
5、 合同的簽訂、履行、變更、解除和終止, 以及合同的糾紛、調解仲裁和起訴等,統一由行政部負責落實。
6、 二、簽訂合同的權限和范圍 對外簽訂合同(包括協議書、意向書),必須由企業總經理審核簽訂或是總經理指定的授權人在授權的范圍內代表公司簽約。
7、 三、不準簽訂的經濟合同 訂立合同的雙方當事人必須具備合法的資格,即具有簽訂合同的權利能力和行為能力,必須具備法定性、合法性、真實性和完整性等,違反這幾條基本原則的合同均不準簽訂。
8、其細則如下: 違反國家法律、政策的合同; 采取欺詐、脅迫等手段簽訂的合同; 違反國家、企業利益和社會公共利益的合同; 代理人超越代理權限簽訂的合同; 與未取得營業執照的商業機構簽訂的合同; 與無履約能力與承擔經濟責任能力者簽訂的合同; 條款明顯有欠公允的合同。
9、 凡簽訂沒有法律和經濟保證的合同或假合同、利用合同搞違法活動等等,一旦發現和查出送交司法機關處理。
10、 四、簽訂合同應具備的條款及內容 合同當事人的名稱(包括姓名)、營業詳細地址; 2、合同簽訂的日期、地點; 3、合同的類型和合同標的種類、范圍; 4、合同標的技術條件、質量、標準、規格、數量; 5、履行的期限、地點和方式; 6、價格條件、支付金額、支付方式和各種附帶的費用; 7、違反合同的賠償和其他責任; 8、合同必須有法人單位的公章和私章(或簽字); 9、凡重大經濟合同,必須要有對方主管部門及銀行擔保。
11、 五、合同的管理 行政部要建立合同檔案,根據合同的時間分類編號妥善保管并復制一份交財務部同步使用,財務部收付款時,要有時間、金額和標的記錄,隨時監督合同的履行情況并將付款進度及情況同步報行政部相應備案。
12、合同終止后,二個部門各自歸檔備案。
13、 2、各部門必須指定一名專職或兼職人員負責合同的管理工作。
14、凡是簽訂生效的合同必須建立檔案資料,按合同類別編號分別保管。
15、檔案資料包括:合同的協商記錄(包括協商地點、時間、目的以及雙方法人的姓名); 往來信件和電報; 往來電話和傳真記錄; 有關文件資料; 合同的變更和解除的重要資料; 合同的附件和圖紙等; 合同履行記錄和執行情況的記錄等。
16、 3、合同履行完畢時,各有關部門要及時檢查有關遺漏問題,然后歸檔妥善保管備查。
17、 4、各部門合同管理人員,如發現對方沒有按合同規定履行或有其他問題時,要及時向部門主管反映情況,如發現有重大問題時,有權單獨向企業總經理反映問題和情況,以避免重大經濟損失。
18、 六、變更和解除經濟合同 變更和解除合同,需經過合同雙方當事人協商同意。
19、 七、附則 凡涉外合同必須通過涉外管理部門辦理。
20、 本制度解釋權歸行政部。
21、 本制度自頒布之日起執行。
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