更好的產能計劃使項目經理和項目組合經理能夠提高項目資源利用率和績效。

將你的項目團隊想象成高速公路上行駛的車輛。當交通密度（或資源利用率）很高時，輕微的碰撞會立即對交通流量產生影響——大幅降低交通流量或使交通流量完全停止。你不需要100%的交通密度就能看到這種效果。當道路利用率達到70%或更高水平時，交通堵塞就會開始出現。

IT項目資源也是這個道理。超負荷工作通常會適得其反，降低績效，增加錯誤。美國咨詢公司高德納（Gartner）的研究表明，低利用率的團隊可以將交付業務價值所需的時間減少30%或更多。

項目團隊需要計劃能力、反思能力和創新能力

羅伯特·漢德勒（Robert Handler）認為，資源短缺可能歸因于特定技能的短缺或真正的數量短缺，但問題往往是對現有資源的使用不當。IT員工要做的事情太多，往往超負荷工作。這讓他們試圖做完所有事，但效果不是特別好。

管理層可以遵循以下四個基本步驟來優化項目資源的利用：

步驟1：確定項目可用資源的能力

計算有多少人可以完成項目工作，作為全時等量（FTE），乘以他們在項目上的可用時間。

步驟2：確定可用時間

將FTE轉換成小時，得出可用時間的真實表示。例如，在考慮假期、病假、培訓時間和假期后，聲稱有50%的時間可用于項目工作的人實際上可用時間只占理論工作年的37%，即760小時。

步驟3：設置利用率目標

計算低于80%的所有項目資源的利用率目標，使用該數據來限制進行中的項目的數量。雖然在目標之下工作的資源看起來效率很低，但在目標之上工作的資源可能會給項目帶來昂貴的延遲和錯誤。

步驟4：限制或修改隊列

如果你曾經在餐廳等過位子，即便你看到空桌，但這很可能是一種策略，避免讓服務員超負荷工作，避免給你帶來糟糕的用餐體驗。服務器的數量是提供良好服務的限制器。

對于PPM辦公室，你必須在項目資源利用率接近80%時設置限制。當資源達到目標或超過目標時啟動新項目可能會讓項目干系人滿意，但后階段肯定會讓他們、項目團隊、用戶，以及可能會讓其他人失望。

在上面的餐廳例子中，隊列本身可以修改，使其更美味和愉快，方法是把顧客轉移到酒吧并提供特色菜。

在IT項目中，采用更嚴格的選擇和審批標準，可以避免價值較低的項目審批通過，從而將它們完全排除在隊列之外。

在主要項目階段的后期添加有效的關卡評估法（gate review），檢查與戰略目標的一致性，這也可以用來阻止項目的繼續，并釋放資源。

創建多個工作隊列也可能有所幫助。為了方便，組織經常使用單個項目隊列，但太多小的工作項會使項目隊列混亂，有時會不必要地減慢交付速度。

擁有專門團隊、隊列和治理的產品管理方法，在不斷變化的處理數字業務時會更加有效。

嘗試使用資源管理工具

項目管理中的資源優化技術是用于調整項目活動的實施和完成日期以調整計劃使用的資源和資源可用性的工具。

專業資源管理軟件必須具有足夠的靈活性，以允許項目經理按需重新分配資源，以便跟上進度延遲。8Manage PM是一個面向實時交易的項目管理軟件，不僅可以創建資源利用計劃并提供一種衡量計劃成功與否的方法，還能提高ROI，確定項目改進領域。

在8Manage PM項目管理軟件中，可以通過將資源分配給項目或將項目分配給資源來完成計劃。計劃資源或項目后，可以查看以下內容：

? 查看哪些項目已分配資源
? 查看已分配給項目多少時間與預算的關系
? 查看將資源分配給項目的時間及其可使用的時間

有了這些信息，項目經理就可以在項目或資源之間移動，以優化員工利用率并最大程度地減少“替補”時間。團隊成員、項目和生產率趨勢都可以通過8Manage PM實時預測和報告。當工作負載轉移或可用性發生變化時，項目組合經理可以收到警報。

實現資源管理是一個持續的過程。出色的資源管理軟件和遵循以上優化資源的實踐可以極大地改善你的資源管理，并將其轉化為團隊以及個人生產力和滿意度的提高。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的如何改善IT项目团队资源利用，避免超负荷工作？的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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